Actividad Contabilidad. Capital de trabajo

Explicación del tema 5

Contabilidad

Tema 5. Capital de trabajo

Los estados financieros entregan información de interés referente a los activos, pasivos, capital, ingresos y gastos, cambios en el patrimonio y flujo de efectivo. Uno de esos estados financieros es el estado de posición financiera o balance general, el cual contiene una sección de activos circulantes, donde se encuentra el capital de trabajo que es la inversión que una empresa realiza en sus activos a corto plazo y está formado por las partidas que pertenecen a esa sección en el estado de situación financiera. Para ordenar esta sección se toma en cuenta la facilidad que tenga la cuenta de convertirse en efectivo, por lo que queda de la siguiente forma, que es enunciativa y no limitativa:

Las primeras cuentas que aparecen son efectivo y bancos, las cuales se clasifican en:

• Caja chica. Es una cantidad de dinero en efectivo propiedad del negocio que se encuentra bajo resguardo de un empleado, el cual firmó una carta responsiva por el mismo. Sirve para hacer frente a los gastos de la operación diaria del negocio de montos pequeños.

Su registro contable se hace con un cargo a Efectivo (Caja Chica) y un abono a Bancos, si se presenta un aumento de la cantidad de este fondo, se realiza un asiento similar, mientras que si se decide disminuirlo, entonces se hace un asiento a la inversa, cargo a Bancos y abono a Efectivo (Caja Chica). Cuando se realizan los reembolsos de caja chica, se carga a la cuenta del gasto correspondiente (por ejemplo Papelería) y se hace un abono a Bancos.

• Bancos. El dinero en Bancos que se encuentra disponible para cubrir pagos en cualquier momento, generalmente está depositado en una cuenta de cheques, a la que se le denomina cuenta normal o tradicional porque la disponibilidad existe y generan un interés muy bajo, de acuerdo al contrato con el banco. Un control importante que debe llevarse para la cuenta Bancos es la conciliación bancaria que se realiza cada mes, comparando el saldo contable contra el saldo del estado de cuenta del banco, para determinar las diferencias y aclararlas o registrarlas según sea el caso; las principales diferencias que se pueden detectar son:

1. Cuando el saldo del banco no concuerda con el saldo contable de la compañía:

a. Depósitos en tránsito. Son los depósitos que se hicieron posteriores a la fecha de corte del estado de cuenta o que aún no son aplicados por el banco por estar dentro del plazo (por ejemplo, el depósito de cheques de otros bancos).

b. Cheques pendientes de cobro. Son los cheques que giró la empresa que no se han cobrado por parte del beneficiario.

c. Errores del banco. Por ejemplo, por cargar o abonar una cuenta con un cheque de otra compañía.

2. Cuando el saldo contable de la compañía no coincide con el saldo del banco:

a. Cargos por servicios bancarios. Cuando el banco carga comisiones y no se han registrado contablemente.

b. Depósito de cheques sin fondos. Cuando se depositaron cheques que no tenían fondos y fueron devueltos por el banco.

c. Cobro de documentos. Honorarios por el servicio de cobro de documentos de la empresa.

d. Pago de documentos. Por cargo de servicios o documentos que la empresa autorizó al banco a efectuar a la fecha de vencimiento y éste no ha sido registrado contablemente.

e. Errores en los libros. Por errores en los registros contables de la compañía.

Hay tres formas de realizar la conciliación bancaria:

1. Partiendo del saldo de los registros contables del negocio hasta llegar al saldo del estado de cuenta del banco.

2. Partiendo del saldo del estado de cuenta del banco hasta llegar al saldo de los registros contables del negocio.

3. Por conciliación cuadrada. Partiendo de ambos saldos para llegar a un saldo conciliado.

La siguiente cuenta que aparece son las inversiones temporales, las cuales son valores negociables o cualquier otro instrumento de inversión que es convertible en efectivo en el corto plazo, pueden ser, por ejemplo:

1. Sociedades de inversión. Valores (acciones) que emitieron las sociedades anónimas.

2. Instrumentos gubernamentales. Instrumentos de inversión emitidos por el gobierno, por ejemplo, los CeTes (Certificados de la Tesorería).

En ambos casos el registro contable consiste en un cargo a la cuenta Inversiones Temporales y un abono a la cuenta Bancos, cuando se adquieren. Cuando se venden los instrumentos gubernamentales y existe ganancia, se hace un cargo a la cuenta Bancos, con un abono a Inversiones Temporales (por el monto inicial de la inversión) e Ingreso por Intereses (por la ganancia obtenida), pero si existe pérdida se hace un cargo a la cuenta Bancos (por el importe recibido) e Inversiones Temporales (por la pérdida), con abono a Inversiones Temporales (por el monto inicial de la inversión).

Para cada inversión temporal se debe mostrar:

• El costo de adquisición.

• La fecha de adquisición.

• El número de acciones, obligaciones, certificados o valores poseídos.

• El costo por unidad.

• Información necesaria para determinar la ganancia o pérdida al vender cada inversión.

Enseguida tenemos Clientes y Cuentas y Documentos por Cobrar, la clasificación es:

1. Clientes. Son las cuentas pendientes de cobro, por la venta a crédito de mercancías o servicios de la actividad principal del negocio. Su característica principal es que no hacen cargo de intereses si se pagan en tiempo.

2. Documentos por cobrar. Son los documentos pendientes de cobro, derivados de la venta de mercancías o servicios. Su característica principal es que se hace un cargo de intereses por el plazo del crédito.

3. Funcionarios y empleados. Es el saldo pendiente de pago de los empleados, funcionarios o accionistas de la empresa.

4. Deudores diversos. Son documentos o cuentas pendientes de cobro por operaciones distintas a las normales del negocio.

5. También existen los intereses por cobrar, dividendos por cobrar, rentas por cobrar y otros conceptos.

Todas las ventas a crédito tienen riesgo de que algunos clientes no paguen y se conviertan en una cuenta incobrable.

Los métodos para calcular las cuentas incobrables son:

1. Método del porcentaje de ventas (del estado de resultados). En este método se aplica un porcentaje a las ventas a crédito del periodo, mismas que se muestran en el estado de resultados, este porcentaje se obtiene por medio de un análisis de las pérdidas experimentadas en periodos anteriores y se registra con un cargo a Gasto por Cuentas Incobrables y un abono a Estimación por Cuentas Incobrables. En el estado de situación financiera, la cuenta Estimación por Cuentas Incobrables aparece como parte del activo circulante disminuyendo Cuentas por Cobrar/Clientes, para presentar Cuentas por Cobrar/Neto. Si después de algunos periodos la estimación de cuentas incobrables se acumula de manera importante (ya que el resultado de aplicar el porcentaje se acumula con el saldo de la cuenta Estimación por Cuentas Incobrables), la administración puede decidir corregir el dato mediante un cargo a Estimación por Cuentas Incobrables y un abono a Gasto por Cuentas Incobrables.

2. Método del porcentaje de Cuentas por Cobrar (del estado de situación financiera). En este método se aplica un porcentaje al saldo de Cuentas por Cobrar, mismo que se muestra en el estado de situación financiera o balance general; a diferencia del anterior, esta cantidad no es acumulativa, sino que representa el nuevo saldo que debe mostrar la cuenta Estimación por Cuentas Incobrables, por lo que el asiento tendrá que hacerse restando el saldo acreedor existente de dicha cuenta al resultado de aplicar el porcentaje. El asiento es igual que en el método anterior.

3. Método de cancelación directa. En este método, a diferencia de los dos anteriores, no se realizan las provisiones, sino que se espera hasta recibir la notificación de que dicha cuenta es incobrable y ahí se aplica el asiento contable, cargo a gasto por cuentas incobrables con abono a clientes.

Como ejemplo de documentos por cobrar está el pagaré, que es una promesa escrita que hace una persona a otra de pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada.

Para calcular los intereses en el pagaré se utiliza la siguiente fórmula:

Interés = Principal x Tasa x Tiempo

Donde:

Principal = valor del préstamo.

Tasa = tasa de interés representada como porcentaje que se aplicará al principal.

Tiempo = número de días o meses que transcurrirán hasta el vencimiento del préstamo.

Cabe mencionar que la tasa y el tiempo deben de estar expresados en la misma unidad de medida; es decir, si el tiempo está en meses el porcentaje debe expresarse en meses para poder aplicar la fórmula, la cual es para aplicar el interés simple. Temas como el interés compuesto, el cual incluye periodos de capitalización se salen del objetivo de este curso.

El registro contable cuando se firma el pagaré por parte del cliente es un cargo a la cuenta Documentos por Cobrar con un abono a Clientes (si es el caso de que el cliente pidió un plazo extra para pagar) y cuando el cliente liquida el pagaré, es un cargo a la cuenta Bancos, con abono a Documentos por Cobrar e Ingreso por Intereses.

Finalmente aparece la cuenta Inventarios. Los inventarios son los bienes de la empresa destinados para la venta o producción para su venta posterior. Son la principal fuente de ingresos de la compañía.

El valor de los inventarios incluye todos los costos en que se incurre para su compra y transformación, así

...