Activos fijos, gastos prepagados y cargos diferidos

ACTIVOS FIJOS, GASTOS PREPAGADOS Y CARGOS DIFERIDOS

ANALIZAR Y APLICAR LOS CONCEPTOS DE ACTIVOS FIJOS, GASTOS PREPAGADOS Y CARGOS DIFERIDOS: CLASIFICARLOS Y PRESENTARLOS EN BALANCE GENERAL

ACTIVOS FIJOS

Los activos fijos se definen como los bienes que una empresa utiliza de manera continua en el curso normal de sus operaciones; representan al conjunto de servicios que se recibirán en el futuro a lo largo de la vida útil de un bien adquirido.

Para que un bien sea considerado activo fijo debe cumplir las siguientes características:

1. Ser físicamente tangible.

2. Tener una vida útil relativamente larga (por lo menos mayor a un año o a un ciclo normal de operaciones, el que sea mayor).

3. Sus beneficios deben extenderse, por lo menos, más de un año o un ciclo normal de operaciones, el que sea mayor. En este sentido, el activo fijo se distingue de otros activos (útiles de escritorio, por ejemplo) que son consumidos dentro del año o ciclo operativo de la empresa.

4. Ser utilizado en la producción o comercialización de bienes y servicios, para ser alquilado a terceros, o para fines administrativos. En otras palabras, el bien existe con la intención de ser usado en las operaciones de la empresa de manera continua y no para ser destinado a la venta en el curso normal del negocio.

Es importante aclarar que la clasificación de un bien como activo fijo no es única y que depende del tipo de negocio de la empresa; es decir, algunos bienes pueden ser considerados como activos fijos en una empresa y como inventarios en otra. Por ejemplo, un camión es considerado como activo fijo para una empresa que vende artefactos eléctricos si es que lo usa para entregas de mercadería; pero es considerado como un inventario (para ser destinado a la venta) en una empresa distribuidora de camiones.

Vida útil

La vida útil de un activo fijo es definida como la extensión del servicio que la empresa espera obtener del activo. Puede ser expresada en años, unidades de producción, kilómetros, horas, o cualquier otra medida. Por ejemplo, para un inmueble, su vida útil suele estimarse en años; para un vehículo, en kilómetros o millas; para una máquina, de acuerdo con las unidades de producción; para las turbinas de un avión, las horas de vuelo.

Factores que limitan la vida útil de los activos:

 Factores físicos: Desgaste producido por el uso del activo y el deterioro causado por otros motivos distintos del uso y relacionado con el tiempo.

 Factores Funcionales: Obsolescencia tecnológica, incapacidad para producir eficientemente. Insuficiencia para la capacidad actual de la empresa (expansión del negocio)

CATEGORÍAS IMPORTANTES DE LOS ACTIVOS FIJOS

Los renglones de planta y equipos se clasifican, con frecuencias, en los siguientes grupos:

1.- Activos Fijos tangibles: el término tangible denota sustancia física como es el caso de un terreno, un edificio o una máquina. Esta categoría se puede subdividir en dos clasificaciones claramente diferenciales:

a. Propiedad de planta sujeta a depreciación. Se incluyen los activos fijos de vida útil limitada, tales como los edificios y equipos de oficinas.

b. Terrenos. El único activo fijo que no esta sujeto a depreciación es la tierra, que tiene un término limitado de existencia.

2.- Activos tangibles: El termino activos tangibles se usa para describir activos que se utilizan en la operación del negocio pero que no tiene sustancia física y no son corrientes. Como ejemplo están las patentes, los derechos del autor, las marcas registradas, las franquicias y el goodwill. Los activos corrientes tales como las cuentas por cobrar o el arrendamiento prepagado, no están incluidos en la clasificación de intangibles, aunque carezcan de sustancia física.

3.- Recursos Naturales: Un lugar adquirido con el fin de extraer o remover parte de un recurso valioso tal como el petróleo, minerales o madera se clasifica como un recurso natural, no como terreno. Este tipo de activo se convierte gradualmente en inventario a medida que el recurso natural se extrae del lugar.

CLASIFICACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS

Los activos fijos tangibles se clasifican en tres grupos:

a.- El Equipo y Maquinaria. Que son las maquinarias, edificios, muebles y enseres, vehículos, activos sujetos a depreciación porque son activos con vida limitada.

b.- Los Recursos naturales: Los cuales son los que están sujetos a extinción del recurso o que se encuentran en agotamiento.

c.- Los Terrenos: Son los bienes que no están sujetos a depreciación ni a agotamiento.

El Reglamento para la Preparación de Información Financiera (CONASEV) plantea la utilización de diversas cuentas para el control del activo fijo. De acuerdo con este esquema, los activos fijos pueden ser clasificados en: terrenos; edificios y otras construcciones; maquinaria y equipo; unidades de transporte; muebles y enseres; equipos diversos; unidades de reemplazo; unidades por recibir; trabajos en curso.

Adicionalmente a estas cuentas es posible incluir otras específicas para el negocio, como por ejemplo, Inmovilizaciones Agropecuarias (para empresas agrícolas o pecuarias), Reservas Mineras (por el costo de la concesión de las empresas mineras), Inmovilizaciones Forestales (para empresas del sector maderero).

En nuestro medio, las normas tributarias no permiten la contabilización de los recursos naturales como es el caso de las reservas mineras o petroleras, por considerarse que el suelo y el subsuelo pertenecen al Estado, quien otorga licencia para su explotación.

DETERMINAR LAS NORMAS A SEGUIR PARA EL CONTROL INTERNO DE LOS ACTIVOS FIJOS

BIENES E INMUEBLES

a) Sistemas de Registros

1. Se llevarán registros de activos fijos (Bienes Muebles e Inmuebles) que permitan su correcta clasificación y el control oportuno de su asignación, uso, traslado o descargo.

2. Los activos fijos (Bienes Muebles e Inmuebles) se controlarán conforme la metodología, formatos e instructivos detallados en el Sistema de Inventario Municipal, y se codificarán conforme los códigos establecidos para los departamentos, municipios, cuentas de mayor, artículos, detallados en este sistema, elaborado por INIFOM, para fortalecer la administración de los activos fijos en las municipalidades de Nicaragua.

3. Los registros de activos fijos incluirán la siguiente información:

 Descripción exacta y completa del activo, ubicación y código de identificación.

 Fecha de compra y costo de adquisición

 Mejoras realizadas en los activos que le dan mayor vida útil.

 Depreciación aplicada al período, vida útil estimada, depreciación acumulada, y valor en libro, especialmente en aquellas municipalidades que tienen implementado un sistema de contabilidad patrimonial.

4. Los registros detallados deben permitir el control del retiro, traspaso y mejoras sobre los activos fijos, además de su conciliación periódica con los registros en el Libro de Inventario y con las cuentas de Mayor General, en las municipalidades que tienen implementado un sistema de contabilidad patrimonial.

5. Se deben controlar en libros aquellos activos que permanezcan fuera de uso por circunstancias de cualquier índole y se deben resguardar adecuadamente.

6. En el caso de construcciones tanto de edificio como de mobiliario se debe controlar los desembolsos efectuados por medio de registros auxiliares, para determinar el costo final de cada activo fijo construido o reconstruido.

7. Las adiciones efectuadas a las cuentas de activos fijos deben controlarse de la siguiente manera:

 Elaboración de órdenes o requerimiento que muestre la necesidad que originó la adición, reflejándose en la misma su costo estimado.

 Se debe acumular y registrar el costo de las adiciones a través de órdenes de trabajo.

 Deben efectuarse comparaciones entre la inversión estimada y la inversión real.

8. En aquellas municipalidades que exista implementado un sistema de contabilidad patrimonial o de Costo de los Servicios Prestados, se deben establecer métodos adecuados de depreciación a fin de hacer la distribución correspondiente a los gastos del período, los cuales deben ser aplicados consistentemente.

b) Adquisiciones y Reparaciones

1. Toda compra de activos fijos con fondos propios se hará a nombre de la Alcaldía Municipal y se soportará con toda la documentación legal correspondiente como son facturas o escrituras publicas u otro documento oficial.

Las compras de activos fijos con fondos de proyectos, se hará a nombre de la Municipalidad o del proyecto, según convenios o procedimientos establecidos.

2. Todas las adquisiciones y reparaciones de activos fijos se deben realizar y controlar con solicitudes debidamente autorizadas y aprobadas por personal competente.

3. En las adquisiciones de activos fijos, el alcalde por intermedio de la unidad correspondiente, es el responsable principal de observar y vigilar el cumplimiento de las disposiciones legales, especialmente lo estatuido en la

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