Analiis De Proceos De Una Empresa De Comercio Exterior

OIBV AGENCIA DE ADUANAS Y LOGISTICA

1. INTRODUCCIÒN

Como sabemos en toda Empresa hay un sin números de procesos los cuales muchas veces no son lo suficientemente eficientes y prácticos, si no que nos quitan tiempo y muchas veces dinero. Este proyecto nos permite al Departamento de Organizaciòn y Mètodos saber que procesos se están llevando a cabo en la Agencia de Aduanas y Logística OIBV, de ésta manera analizar tales procesos , saber si existen o no problemas y proyectarnos así a posibles soluciones que permitan la optimización de recursos.

Nosostros como Departamento de Organizaciòn y Mètodos vamos a asesorar a OIBV mediante un anàlisis de los diferentes procesos que se estan llevando a cabo, ademàs guìar a la Empresa en la correcta delegaciòn de funciones y de esta forma evitar su duplicidad , ademàs es importante conseguir el ir simplificando los procesos y asì esta se pueda ahorrar recursos de todo tipo.

1.1 DESCRIPCIÒN DE LA EMPRESA

1.2 GIRO DEL NEGOCIO.- OIBV es una Empresa de comercio Exterior que se dedicada al trámite y asesoría de exportaciones e importaciones de todo tipo de mercaderías. Ademàs brindamos servicios de transporte de contenedores, de ésta forma facilitando a sus clientes el servicio total de trámite y entrega de su mercadería donde lo soliciten.

1.3 TIPO DE COMERCIALIZACIÒN

Segùn nuestra investigación OIBV está basada en un tipo de comercialización màs bien Operativo-táctico ya que ellos se plantean una cifra anual de ventas y destinan un presupuesto al Dep. de Marketing para que después de un análisis de Mercadeo, una fijación de precios competitivos, comunicación, y tipos de promoción se escojan las mejores alternativas para la Empresa. En la actualidad ellos están utilizando las páginas Webs y en general las páginas sociales para poder comercializar su producto, otro de los tipo de comercialización es la visita directa a las empresas y además para OIBV su clientes actuales han representado una las vìas principales en la ayuda del incremento de su cartera de clientes.

1.4 RESEÑA HISTÒRICA

OIBV es una Empresa que lleva en el mercado operando 18 años, en sus inicios se enfocò nada màs en la tramitación de Importaciones y Exportaciones de mercadería, hace 6 años incursionò en el tema de la Logìstica y Transporte , pensando en brindarles un servicio que complementarìa al de Comercio Exterior y de esta forma sus clientes tendrían la mercadería tramitada y entregada en el lugar donde ellos lo requieran.

2. EXAMEN PRELIMINAR

Este estudio lo realizamos con la finalidad de familiarizarnos y detectar las falencias existentes en los algunos procesos de los Departamentos a investigarse y de èsta manera pudimos obtener las primeras impresiones que nos ayudaràn a la elaboración de nuestro trabajo , para poder continuar con el exàmen preliminar nos efocamos en ciertos factores como.

1. Nos alecionamos de todas falencias que se están dando en los Departamentos de Comercio Exterior, de Finanzas, Dep. de Recursos Humanos y de Logìstica y Transporte, mediante la aplicaciòn de encuestas , entrevistas y observación directa primero al encargado de los Departamentos y continuamente al personal involucrado en los procesos.

2. Examinamos los modelos existentes de impresión tales como:

• Facturas: determinamos si estas poseen la información correcta y si están o no aprobadas por el SRI , si no han caducado .

• Retenciones: Comprobamos si los datos son los correctos y còmo se están calculando estas.

• Guìas de Remisiòn: Nos fijamos en el tipo de información y si esta no podría ser reemplazada con otro documento.

• Permisos de Funcionamiento: Como todos los anteriores fue de suma importancia verificar si estos están activos y si constan los datos correctos.

3. Examinamos los procesos que se están llevando a cabo y si estos se los están realizando de una forma correcta .

4. Examinamos el tipo de liderazgo manejado en estos Departamentos , fue de suma importancia el saber còmo se estaban delegando las funciones, además verificamos el tipo de comunicaciòn que se emplea.

5. Nuestro objetivo fue el recopilar información y valedera acerca de los ocho procedimientos que se están manejando en la Empresa OIBV y sus Departamentos involucrados en la investigación y de èsta manera mejorar y suprimir pasos no necesarios, es decir simplificar y ahorrar recursos.

6. Examinamos y asì estableceimos la coordinación que se llevan entre los Departamentos involucrados.

7. Evaluamos los tiempo que se están toando para realizar los procesos a investigarse.

8. Evaluamos si hay un requerimiento de personal.

3.1 INFORME

Informe Nº 1

Quito, 30 de Agosto del 2013.

Ing. Keyerman Toapanta

Jefe del Departamento de Organización y Métodos

ASUNTO: Examen preliminar

Anàlisis de los procesos de los Departamentos de Comercio Exterior, Finanzas y Logìstica de la Empresa OIBV.

De mis consideraciones:

Pongo en su conocimiento los resultados obtenidos en el Exàmen Preliminar realizado el 17 de Agosto del 2013, sobre la investigación realizada en los Departamentos involucrados en los ocho procesos presentados.

El objetivo de esta investigación es realizar levantamiento de información para detectar los problemas que se presentan en dichos proceso y así establecer la solución con el fin de reducir tiempo, mediante la simplificación de los pasos empleados para mejorar la eficacia en el trabajo, brindar una buena atención y calidad en los servicios brindados.

Se dio un seguimiento a la gran cantidad de tiempos muertos existentes en estos procesos:

1. Captaciòn de clientes/visitas a empresas

2. Tràmite de Importaciòn

3. Tramitaciòn de una Exportaciòn

4. Transportaciòn de una Exportaciòn.

5. Pago de Impuestos arancelarios.

6. Rectificaciòn de tràmite

7. Devoluciòn de contenedores

8. Contrataciòn de personal

Para poder realizar este estudio se seguirán los siguientes pasos :

• Exàmen Preliminar ( Informe)

• Determinaciòn de los puntos de consulta

• Planificaciòn de tareas

• Recopilaciòn de Hechos

• Registro de hechos

• Verificaciòn respetactiva de los mismos

• Examinar los hechos

• Desarrollo de métodos alternativos

• Evaluaciòn de costo y beneficios

• Presentaciòn de la propuesta

• Aceptaciòn y rechazo de las mismas

• Introducciòn del plan de estudio

• Implementaciòn de nuevos tràmites y métodos

• Realizaciòn de pruebas

Este estudio empezarà en el Departamento de Comercio Exterior y asì en los demás Departamentos involucrados ya que en estos se denotaron problemas en los procesos antes mensionados y que están perjudicando en la productividad de la Empresa de manera importante.

Se estableceràn en primera instancia los siguientes pasos:

• Recopilaciòn y Levantamiento de Informaciòn

• Anàlisis de Entorno

• Anàlisis de Informaciòn

En estos intervendrán:

• Gerente

• Agente de Aduanas

• Dep. de Comercio Exterior

• Dep. De Finanzas

• Dep de Logìstica y Transporte

• Dep de RRHH

• Transportistas

• Digitadores

• Contador

Los recursos que requeriremos son:

• Càmaras

• Computadoras

• Hojas de Encuestas y Entrevistas

• Suministros de Oficina, etc.

Para poder llevar un control establecido se establecerà u cronograma registrando asi las horas , es decir fechas de inicio y terminación de todos los pasos a seguir.

Las tácticas que utilizaremos son el establecer personal de apoyo dentro de los Departamentos y el delegar funciones.

La Coordinaciòn Departamental de y el personal que està a cargo es el jefe de cada Departamento:

• Dep. de Comercio Exterior

• Dep. De Finanzas

• Dep de Logìstica y Transporte

• Dep de RRHH

Determinamos que existen problemas en estas áreas : En el Dep. de Comercio exterior no hay un Manual de procedimientos y además no existen hojas detalladas con los requizitos de entrega al cliente para empezar un tràmite, lo que genera demoras, ya que los clientes nunca terminan de llevar la documentación completa , al parecer el personal no esta recibiendo la capacitación necesaria para actuaulizarse en el manejo del Arancel, la leyes aduanales y manejo de software aduanal, lo que les lleva a realizar un error tras otros, primero en designar los aranceles correspodientes a cada mercadería a ser tramitada y existen equivocaciones constantes en el envìo de la información a la Aduana generando tiempos muertos ecxesivos y pèrdida de recursos. Determinamos que hay una descordianciòn y falta de comunicación Departamental ya que para la entrega de recursos correspodientes a pago de impuesto, viáticos, movilización etc, el proceso es largo y la demora de òbtenciòn lo es también.

En el Departamento de Logìstica y Transporte hay un punto que esta generando una gran cantidad de tiempos muertos empezando por la obtención del ticket de pase para

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