Anexos procedimientos

Paso

Actividad

Responsable

Documentos y/o registros

1

Recibir por parte del cliente los avisos de ingresos de mercadería, detallando información del producto, tales como descripción, tipo de producto, cantidad y clasificación.

Supervisor de Operaciones

Correo Electrónico del cliente  

2

Determinar los recursos necesarios para la recepción de la carga o en función del volumen de operaciones; Ejemplo: nº auxiliares de almacén, montacargas, pallets, etc.

Supervisor de Operaciones

Gestión de Ingreso Correo electrónico Packing List Factura comercial Ficha Técnica Hoja de Seguridad (MSDS)

3

Recibir la mercadería, para lo cual se debe:

Auxiliares de Almacén, Agente de Seguridad

Documento de remisión de la carga. Gestión de Ingreso Instructivos de Trabajo por Cuentas

A.

Recibir la guía de remisión de la empresa que hace la entrega de la carga y proceder a verificar: nombre del proveedor, razón social, RUC, dirección de llegada, fecha de inicio de traslado, datos de transportista, referencia, descripción, número de piezas, estado de la mercancía y peso, si aplica.

Recepcionar y validar la mercadería.

Nota 1: De haber observaciones están se deben anotar en la guía de remisión entregado por el transportista.

Nota 2: si aplica, recibir preaviso sobre la recepción de carga (e-mail o documento).

Nota 3: colocar sello de RECIBIDO, indicando la hora de recepción, nombre y DNI de la persona que recepcionó la carga.

B.

Operador de Sistemas

Entregar los documentos de la recepción: guía de remisión, gestión de ingreso, packing list, factura comercial, formato de recepción de mercadería al Operador de Sistema para el registro en el Sistema  Informático.

4

Ubicar los productos recepcionados en las zonas de almacenamiento definidas para cada cliente.

Operador de montacargas

Instructivos de Trabajo por Cuentas  

El operador de montacargas ubicara los productos y registrara la ubicación de la carga para ser ingresada al Sistema de Información.

PE-FOR-070 Recepción de mercadería

Si se realiza cambio de ubicación de la carga, debe ser actualizada la información en el Sistema Informático.

PE-FOR-006 Formato de Movimientos Internos

5

Informar al cliente sobre el recibo de la carga por medio de correo electrónico o con formato definido en el SOP del cliente. Asimismo, informar cualquier novedad en la recepción de la mercancía.

Operador de Sistemas

Documento de remisión de la carga Gestión de Ingreso Correo Electrónico

Nota: Adjuntar al correo electrónico copia del documento de remisión.

6

Realizar auditorías  a las ubicaciones de los productos que hayan sido almacenados y trasladados entre ubicaciones.

Supervisor de Operaciones, Operador de Sistemas

Reporte de stock virtual

Paso

Actividad

Responsable

Documentos y/o registros

1

El auxiliar de almacén u operador de montacargas se dirige hacia el área de recepción de mercadería valida los productos estén ya validados y registrados en el Sistema Informático.

Auxiliar de almacén u Operador de montacargas

Instructivos de Trabajo por Cuenta

2

El auxiliar de almacén u operario de montacargas, toma la mercadería y se dirige al lugar específico de almacenamiento, estantería ¨rack¨ o piso según sea el caso. La ubicación final se registrara en el Sistema Informático.

Auxiliar de almacén Operario de montacargas Operador de Sistemas

Instructivos de Trabajo por Cuenta

3

El auxiliar de almacén realiza inspecciones aleatorias de las mercaderías con el fin de realizar auditorías al almacenamiento.

Auxiliar de almacén

Instructivos de Trabajo por Cuenta

Paso

Actividad

Responsable

Documentos y/o registros

1

Recibir requerimiento de pedido por parte del cliente, esta solicitud se hace por medio de un formato de despacho preestablecido, de acuerdo a contrato o SOP del cliente.

Responsable de Logística de Salida, Supervisor del centro de distribución, Customer Service.

Formato de requerimiento establecido.

Los medios para recibir dicha solicitud son: e-mail de la persona o personas autorizadas.

2

Guardar los formatos de requerimiento de pedido en el file de salidas del cliente, ubicada en cada uno de los equipos de las personas responsables de la recepción de solicitudes.

Responsable de Logística de Salida, Supervisor del centro de distribución, Customer Service

File de salidas del cliente.

3

Revisar en la solicitud del cliente la dirección, teléfono, ciudad, consecutivo (si lo tiene), referencia, descripción, cantidad, fecha de entrega, observaciones o especificaciones y la existencia en inventario.

Responsable de Logística de Salida, Supervisor del centro de distribución, Customer Service.

Solicitud del cliente.

Nota: si no hay cantidad suficiente de lo solicitado, se debe informar al cliente y se espera su respuesta para proceder, mientras tanto la solicitud queda en standby.

4

Entregar la solicitud al área de operativa o a la persona encargada de preparación de pedido, procesa el requerimiento según el caso.

Responsable de Logística de Salida, Supervisor del centro de distribución, Customer Service.

Solicitud del cliente

5

Procesada la información se saca la lista de picking que es extraída del sistema del cliente, sistema corporativo o tabla de Excel, según el caso. Esta lista es entregada a los Auxiliares de almacén para que procedan con la preparación de pedido.

Responsable de Logística de Salida, Supervisor del centro de distribución, Customer Service.

Lista de picking.

6

Los Auxiliares de almacén preparan los recursos humanos y de equipos, tales como montacargas, estibadores, cajas, cintas y demás elementos.

Auxiliares de almacén.

Lista de picking.

7

Al tiempo que los Auxiliares de almacén preparan el requerimiento, Responsable de Logística de Salida acredita los recursos necesarios para las entregas.

Responsable de Logística de Salida, Supervisor del centro de distribución, Customer Service.

8

Una vez el pick este completado en pre-despacho (trabajado por el auxiliar de almacén) este hace la entrega del picking con las observaciones (series, averías, etc.) al operador de sistemas quien deberá generar la G/R, el auxiliar de despacho verifica lo físico contra la G/R, validando códigos, cantidades, series y observaciones (1era : validación por parte PA), para posteriormente realizar el despacho final a la contrata, quien también valida la G/R contra físico (2da: validación por parte cliente).

Auxiliares de almacén, Operador de Sistema.

Registro lista de picking.

NOTA: La 1er validación no puede llevarse a cabo al mismo tiempo que la 2da validación, el despacho debe de salir sin observaciones.

Importante: Quien hace la validación final, no será el mismo que preparo la solicitud. En casos en que se deba despachar más de una solicitud al mismo tiempo, el personal de picking apoyará en esta labor.

9

Se tienen Áreas marcadas para cada cliente, para que no se mezclen los pedidos finales, una vez completado el picking el auxiliar de almacén detalla en los pedidos la referencia de solicitud para que el auxiliar de despacho pueda identificar fácilmente y proceder con la validación de la G/R

Auxiliares de almacén, Auxiliares de despacho.

10

El Auxiliar de almacén comunica a Responsable de Logística de Salida, las características finales del pedido, tales como dimensiones totales (peso – volumen) de las mercancías con el fin de poder modular los vehículos a utilizar.

Auxiliares de almacén

11

El Auxiliar del almacén (Despachador) entrega documentos o planilla de despachos al transportador, generada por el sistema del cliente o sistema corporativo.

Auxiliares de almacén.

Comprobante de Entrega, formatos se recoge en almacén de acuerdo a SOP del cliente.

Estos documentos deben tener la firma del Auxiliar del almacén (Despachador) de la entrega de mercancías y la firma de la persona que realizará la entrega (transportista).

Si es entrega en almacén, en el documento final, el auxiliar de despacho coloca, sello “DESPACHO”, firma, nombre y hora de atención, así también solicita al transportista su firma, DNI, nombres y apellidos, quedando una copia para Panalpina y otra para el transportista.

Nota: Cuando se realiza recogida en almacenes además de los documentos relacionados algunas cuentas tiene formatos especiales de entrega de acuerdo a contrato o SOP del cliente.

12

De acuerdo a las características de las mercancías y adicional al documento de despacho, el Responsable de Logística de Salida debe adjuntar Fichas técnicas (MSDS) del producto en caso de ser considerado como mercancías peligrosas. La anterior instrucción procede cuando aplique.

Responsable de Logística de Salida, Supervisor del centro de distribución.

Fichas técnicas (MSDS)

13

El operador de sistema, descarga la mercadería despachada del inventario de la cuenta. Estos movimientos deben quedar registrados en el sistema del cliente, sistema corporativo o archivo de Excel.

Operador de Sistema, Responsable de Logística de Salida, de Cuenta.

Documento de despachos, registro de salidas en el software corporativo y/o del cliente.

Las liquidaciones se realizan bajo el siguiente concepto:

SOLICITUD DESPACHADA => SOLICITUD LIQUIDADA DEL SISTEMA

Esto con el fin de mantener alineado el stock.

NOTA: En algunos casos se realizan liquidaciones al día siguiente del despacho, debido a que el despacho fue realizado posterior a las 18hrs, o fue un despacho de urgencia. Esto se informa al responsable de enviar el stock diario para que adicione una nota donde se indique dicha observación (“despacho a ultima hora, se estará liquidando en el transcurso del día”)