Antecedentes Del Sistema

1.1. ANTECEDENTES DEL SISTEMA

DE UN REGISTRO

En el sistema de póliza única se emplea una sola clase de póliza para registrar cualquier tipo de operación, es decir, igual se anota en ella una operación de caja que se puede registrar una de diario.

DE DOS REGISTROS

Al finalizar el periodo de registro, se totalizan las columnas de las polizas y se prepara un asiento de concentración, el cual se pasa al diario general y de ahí al mayor general.

Las pólizas se elaboran con las copias que se necesiten (por duplicado, triplicado, etc.) y a la póliza original, se le anexa el documento fuente (documento comprobatorio)

1.2 SISTEMA DE TRES REGISTROS

CONCEPTO Y FINALIDAD

Se establece 3 clases de pólizas en distinto color para diferenciales y que sirven para contabilizar entrada de fondos, salida de fondos, y operaciones virtuales respectivamente

Las de entrada y salida de fondos generalmente son de carácter individual, aun en algunos casos se emplean para contabilizar un grupo de operaciones.

Para cada clase de póliza existe un registro y archivo de las polizas son los mismos que los dos sistemas antes descritos

DIAGRAMA DEL SISTEMA

FUENTES DE DATOS

El sistema de pólizas es el más utilizado para el registro de operaciones, consiste en expandir un documento llamado póliza por cada operación que requiere un asiento, es decir, por cada concepto que amerite un control.

Cada vez que se vaya a incrementar o disminuir cualquiera de las cuentas , se elabora una póliza.

Para elaborar una póliza, los datos se toman directamente de los documentos probatorios, estos pueden ser:

INTERNOS: dado que el hecho contable se origina en la empresa misma.

EXTERNOS: dado que el hecho contable también puede tener un origen externo a la empresa.

1.3 FORMATO DE POLIZAS

-POLIZA DE ENTRADA DE EFECTIVO

1. Pólizas de entrada de efectivo. Se registraran todas las operaciones que impliquen entradas de efectivo (cargos a efectivo). Se registran en hojas de color azul

- POLIZA DE CHEQUE O SALIDA DE EFECTIVO

2. Póliza de egresos. Se utilizan para registrar los egresos que se tienen en la entidad económica . se registran en hojas de color amarillo.

-POLIZA DE OPERACIONES DIVERSAS

3. Póliza de diario. Se utilizan para registrar las operaciones que no implican ingresos o egresos de la entidad económica, o que implican ambos en el mismo momento. Se registran en hojas de color verde.

1.4 FORMAS DE OPERAR EL SISTEMA

-REGISTRO DE POLIZAS

LAS POLIZAS DE DIARIO, LAS ENTRADAS DE CAJA Y LAS SALIDAS DE CAJA SE DEBEN PASAR A SU REGISTRO CORRESPONDIENTE, UNA VEZ QUE HAYAN SIDO REVISADAS Y AUTORIZADAS.

LA NUMERACION DE CADA CLASE DE POLIZAS DEBE SER PROGRESIVA.

EL REGISTRO DE POLIZAS DE DIARIO ES IGUAL QUE EL MOSTRADO EN EL PRIMER PROCEDIMIENTO DE POLIZAS, LOS REGISTROS DE POLIZA DE ENTRADAS DE CAJA Y DE SALIDAS DE CAJA SON SEMEMJANTES AL REGISTRO DE POLIZAS DE CAJA VISTO EN EL PROCEDIMIENTO ANTERIOR.

-ANALISIS DE VARIAS CUENTAS: REGISTRO DE POLIZAS

Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa.

En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades.

Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad.

Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general.

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