Apuntes Para PMI

Debemos establecer la diferencia entre eficacia y eficiencia, tenemos que generar proyectos que les generen valor a nuestros clientes y accionistas, alrededor de un 30% de los proyectos no terminan. Debemos definir un proyecto y cambiar procesos para que hagan la diferencia en lo que hacemos. Los proyectos lo escogen los gerentes no es de abajo para arriba. La clave para mejorar es el tiempo en el que lo hacemos, mientras más rápido mejor.

El fin del curso es tener herramientas para desarrollar proyectos, y mientras más gente participa mejor. Con más gente avanzamos mejor.

El gerente de proyectos debe entender la necesidad de negocio que dio origen al proyecto. Este debe de tener una mentalidad de negocio.

Inicio

Definimos alcances, objetivos y definimos el proyecto.

Planeación

Esta etapa al igual que el inicio nos genera aprendizaje.

Ejecución

Completar el trabajo, monitoreo de actividad, manejar riesgos.

Cierre

Aquí un área comparte lecciones e información para que otros equipos hagan buenos planes.

Los recursos deben de ir apuntando a proyectos que sean estratégicos.

Todo proceso se mide por calidad (que es lo que estoy logrando), costo (cuanto recurso utilizo para generar el proceso), servicio. Así es como se mide el impacto de los proyectos.

Proceso para nuevos proyectos

Requerimientos futuros de clientes (debemos de siempre visualizar el futuro)

Planeación estratégica (5 años)

Ejecución de proyectos (aquí decido a donde quiero ir, enfocado en las necesidades de los clientes)

Transición a operaciones

La pirámide del proyecto

(ver apuntes)

Factores esenciales para el éxito

• Acuerdo (stakeholders), si no existe esto va a ver conflicto.

• Apoyo (alta gerencia), no solo dando recursos si no monitoreando los hitos alcanzados.

• Comunicación, desde el principio hasta el final del proyecto.

Rol de liderazgo

• Interpersonales (apoyo, dirección, confianza)

• Informacional (informando, que se debe de hacer, para cuando, informar a los stakeholder)

• Decisionales (se deben de tomar decisiones ya que en el transcurso del proyecto se debe de ir alineando)

Características de un buen gerente de proyectos

• Entusiasmo por el proyecto.

• Habilidad de manejar el cambio efectivamente.

• Actitud tolerante a la ambigüedad (no es necesario contar con toda la información para tomar decisiones)

• Habilidades de negociación y trabajo en equipo

• Mentalidad de servicio al cliente

• Adherencia a las prioridades de negocio

• Conocimiento de la industria

Las variaciones entre el tiempo y el presupuesto no son bien visto para la ejecución del proyecto.

Doce reglas de oro para éxito de proyecto

• Obtener consenso en los entregables

• Ensamblar el mejor equipo posible

• Desarrollar un plan integral, viable y mantenerlo actualizado

• Determinar cuánto se necesita realmente para hacer las cosas

• Tener un calendario realista

• No trate de hacer más de lo que es realista

• Recuerde que la gente importa

• Gánese el apoyo formal y continuo de la gerencia y los stakeholders

• Este dispuesto a cambiar

• Mantenga a todos informados de lo que usted esta haciendo

• Este dispuesto a tratar cosas nuevas

• Conviértase en un líder

Fase de definición de proyectos

• Se identifica la necesidad

• Se determina y se describe la respuesta apropiada a esa necesidad

• Se identificarlos entregables principales y los grupos de trabajo

• Se abordan los asuntos de factibilidad ¿lo podeos hacer? ¿debemos hacerlo?

Caso de negocio

Problema

• ¿Cuáles el problema que queremos resolver? ¿Cuál es la oportunidad de negocio?

Solución

• ¿Cómo podeos abordar el problema y tomar ventajas de la oportunidad de negocio?

Enfoque

• ¿cuáles son las opciones viables disponibles para implementar la solución?

Evaluación de Riesgo

• ¿Cuáles son los riesgos asociados con cada opción?

Objetivos claros que tengan sentido

• Crear algo (uno o varios entregables

Objetivos Smart

S específicos

M medibles

A acordados

R realistas

T ligados al tiempo

Fijar objetivos paso a paso

• Haz una lista de todos los objetivos que puedas pensar para este proyecto.

• Estudia la lista y elimina cualquier objetivo que no sea directamente afectado por el proyecto.

• Elimina cualquier objetivo que represente un paso intermedio y no sea un resultado final del proyecto

• Revisa que cumpla con la teoría SMART

Componentes del acta de constitución

• Justificación o propósito del proyecto

• Objetivos y criterios de éxito

• Requerimientos para aprobación de proyecto

• Reportes básicos a generar

• Beneficios

Alcance del proyecto

• Define claramente lo que el proyecto hará y no hará

• Defínelos entregables, intermedios y finales

• Detallas las suposiciones hechas que pueden limitar el proyecto y los acuerdos de colaboración realizados

• Clarifica los criterios de aceptación de los usuarios

Administrando el riesgo

• Riesgos conocidos: los podeos identificar dentro del contexto de negocio o ambiente técnico.

• Riesgos predecibles: se pueden anticipar basado en proyectos similares. Rotación de personal, devaluación, etc.

• Riesgos impredecibles: fuera de control tipo 9/11 o tsunami japonés.

Riesgo por áreas

• Financiamiento

• Tiempo

• Staff

• Relaciones con clientes

• Complejidad del proyecto

• Estructura general

• Resistencia organizacional

• Factores externos

Riesgo de negocio

• Aceptación del mercado

• Tiempo al mercado

• Producto incompatible

• Difícil de vender

• Pérdida de apoyo político

Administración del riesgo

• Es el plan que se tiene para un evento con posibilidad de ocurrir (riesgo). Se estima la probabilidad de ocurrencia durante el proyecto evaluando el impacto si el problema surge y preparando soluciones por anticipado para mantener los riesgos en un nivel aceptable.

FASE DE PLANEACION DEL PROYECTO

Estructura de desglose de trabajo (work breakdown structure)

El WBS desglosa el proyecto en los siguientes niveles:

 El proyecto total

 Sub-proyectos

 Milestones (hitos) representa la terminación de un grupo de paquetes de trabajo y están agrupados porque tienen una característica común.

 Actividades mayores

 Paquetes de trabajo

“un paquete de trabajo representa el nivel más bajo de actividad de proyecto donde se puede estimar suficientemente bien el costo y la duración de la tarea. Tiene un entregable único asociado.”

Es importante desarmar las actividades de nuestro proyecto ya que le vamos asignar recursos, tiempo, gente.

WBS De aquí sale el calendario y luego el presupuesto “time is Money”

¿Para qué nos sirve el WBS?

• Indica con claridad todo el trabajo por hacer

• El trabajo se organiza de una forma lógica

• Se identifican los paquetes de trabajo

• Se identifican los recursos necesarios para realizar cada paquete de trabajo

• Comunica el trabajo a hacer a los miembros del equipo

• Organiza paquetes de trabajo relacionados usando milestones lógicos.

Organizando el WBS

• Funcional o tecnológico

• Estructura organizacional

• Localización física

• Sistemas y subsistemas

“recomendaciones”

Hacer juntas de revisión con el patrocinador, y cada tarea debe ser menor al ciclo de revisión.

Se debe de iniciar con una buena planeación del WBS

Cinco pasos para crear el WBS

• Desarme el trabajo en paquetes de trabajo que pueda secuenciar, asignar, programa y monitorear.

• Defina los paquetes de trabajo a nivel de detalle apropiado para la longitud y complejidad del proyecto.

• Integre los paquetes de trabajo en un sistema con inicio y fin, combine tareas y crea milestones.

• Presente los paquetes de trabajo en un formato que comunique con claridad las expectativas las personas asignadas a completarles.

Asegurar trabajo de calidad

• Como saber si el trabajo se hizo bien y a tiempo

• Implemente QCD

• Un checklist de calidad

• Revisión

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