Archivo, Archivística y Ciencias Auxiliares de la Archivística

Archivo, Archivística y Ciencias Auxiliares de la Archivística

Introducción

El estudio de la archivística y sus ciencias auxiliares es de gran interés en la actualidad. El propósito de este escrito es repasar los conceptos, origen y evolución de archivo y archivística, teniendo en cuenta las ciencias auxiliares que tienen por objeto el estudio y la conservación de la información a lo largo de la historia.

Archivo

Antes de atreverme a dar un concepto cabe recalcar que son varias las definiciones que se encuentran de “Archivo”. Son varios los autores que ofrecen sus puntos de vista.

Se encuentran dos concetos que se destacan:

El conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona o institución en el ejercicio de sus funciones o actividades también llamado fondo documental. Los cuales son conservados por sus productores para sus propias necesidades, las de los demás ciudadanos o como fuente de historia.

También es válido decir que un archivo es una institución pública o privada, u órgano de una institución que se encarga de guardar y conservar documentos generados en el ejercicio de sus funciones; los cuales servirán como información, testimonio o fuente de historia. Estos pueden ser físicos o electrónicos. Los archivos están constituidos por uno o muchos fondos documentales.

Revisar el origen de los archivos es irnos a los primeros testimonios escritos por la humanidad.

Si revisamos el origen etimológico del término archivo, este procede del griego “archeion” que significa lugar donde se guardaban los documentos públicos, o la sede donde reside el “archon” quien es el gobernante o la persona que manda. Tanto archeion y archon necesitan que se guardasen los documentos y libros relacionados a sus actividades y funciones.

Clasificación de Archivos por cantidad de uso

Archivos Activos: Son los documentos consultados frecuentemente o en tramitación.

Archivos Semiactivos: También llamado archivo central. Son aquellos documentos que han sido retirados del archivo activo. Este archivo sirve como testimonio o para comprobar tareas u operaciones realizadas.

Archivos Inactivos: Son los documentos o información poco consultada, previamente seleccionada gracias a su importancia ya que pueden ser utilizados en caso de reclamación después de un largo plazo de procesados.

Archivística

Ciencia de los archivos. Es una ciencia que data desde la antigüedad desde la invención de la escritura, y al paso que desarrolla la economía, la religión y la política se vuelve necesidad la guarda de los documentos, lo que da inicio al archivo. Concedido todo eso, se da espacio a la archivística, donde surge la necesidad de plantear un estudio de los procedimientos teóricos y prácticos para el almacenamiento de documentos. La parte teórica comprende la historia, el objeto, los métodos, principios y normas. La parte práctica alcanza las técnicas y procedimientos para conservación y difusión de la información.

¿Cuándo nace la archivística?

Los siguientes autores exponen diferentes teorías.

Heredia Herrera: El expresa “se constituye desde el principio de la tramitación” del documento.

Aurelio Tanodi: dice, “desde el momento que el documento cumplió su función inmediata” o sea, cuando ha cumplido su vigencia.

Elio Ladolini: el manifiesta “una vez perdido el interés por el desarrollo de la actividad misma y han sido seleccionados para la conservación permanente” es allí cuando nace la archivística.

Yo diría que es una técnica empírica que nace de la necesidad de resguardar la información relevante creando estudios teóricos y prácticos para los procedimientos y todo lo relacionado con las funciones de los archivos; y a medida que avanzan las tecnologías de la información y el paso del tiempo se crece y se postula como una disciplina indispensable para el desarrollo de la humanidad.

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