Archivo Permanente

ARCHIVO PERMANENTE

Para entidad sujeta a control se debe implantar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente.

Vigente; apartir de la Resolución de la Contraloria N° 141-99-CG del 25 de Noviembre del 1999.

Es la información basica de la entidad o área a auditar, sobre la cual se debera mantener un conocimiento actualizado de las actividades que se llevan a cabo, su estructura organizacional, el marco legislativo que le es aplicable, asi como, las áreas críticas, los componentes sujetos a exámen y el cumplimiento de sus logros y metas; a fin de efectuar un planeamiento y programación de auditoria efectiva.

La documentación básica que conforma un archivo permanente, se detalla en el Manual de Auditoria Gubernamental.

Excepción

El cumplimiento de esta norma no es de aplicación a lasSociedades de Auditoria debido a que sus exámenes, se supeditan a la designación de la Contraloria General, debiendo limitarse a mantener el archivo correspondiente a las auditorías que hayan realizado en armonía con la normativa vigente.

1) EL ARCHIVO PERMANENTE EN LOS ÓRGANOS DE AUDITORÍA INTERNA-OAI

Por ser un órgano dependientefuncional y administrativamente del organismo rector del Sistema Nacional de Control, las Oficinas de Control Interno se encuentran obligadas a implementar la NAGU 2.40 en su entidad y recopilar, clasificar y archivar la información sobre disitintos aspectos del quehacer institucional.

Es así que en las Guías de Papeles de Trabajo emitidas por el Organismo Contralor en 1998, se establece en términos generales el contenido del Archivo Permanente, precisando que comprende un conjunto de documentos que incluyan copias y extractos de informacion de interés para el auditor, los que pueden ser consultados para futuros exámenes. Aunque la orientación de tales Guías esta dirigida a disponer de un archivo físicos con papeles, se entiende que ello no descarta la posibilidad que el OAI pueda implementar un archivodigital de toda la información importante sobre su entidad.

A continuación se describe la información que deberá consignar un Archivo Permanente en una OAI:

El primer elemento a considerar por un Archivo Permanente deberá ser las normas legales que tienen relación con diversos aspectos de la actividad pública, a pesar que algunas permanecen sin cambios, pero otras sufren modificaciones importantes en el tiempo. Como ejemplo podemos citar los siguientes casos.

• Ley anual del presupuesto.

• Ley de Administración Financiera del Estado.

• Leyes de los sistemas administrativos de Tesorería, Presupuesto, Contabilidad y Crédito Público.

• Ley de Gestión Presupuestaria del Estado.

• TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

• Directivas anuales de los sistemas de tesorería y presupusto.

• Directivas emitidas por FONAFE para las entidades que conforman la actividad empresarial del Estado, cuando es aplicable.

• Circulares emitidas por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP.

a) Ley Orgánica de la entidad y normas que regulan su funcionamiento

En casi todos los casos, las entidades públicas son creadas por ley, independientemente de que pueda haberse expedido la Ley Orgánica correspondiente a cada sector del aparato del Estado. En algunos casos, existen entidades que cuentan con un Estatuto social por operar bajo las normas de la Ley General de Sociedades. Por lo tanto el Archivo Permanente debe incluir copias de las normas legales que regulan el funcionamiento de la entidad o también, podría ser más practico disponer de un archivo digital con el mismo propósito.

b) Organigrama estructurado aprobado.

c) Reglamento de Organización y Funciones y/o Estatuto debidamente aprobado.

d) Manual de Organización y Funciones.

e) Manuales de procedimientos o normas internas equivalentes.

f) Flujograma de las principales actividades de la entidad.

g) Plan operativo institucional e informe de evaluación anual y/o Memoria.

h) Convenios o contratos importantes.

i) Resoluciones y directivas importantes emitidas por la entidad.

j) Presupuesto institucional autorizado y modificado final.

k) Estados financieros.

l) Informes de auditoría.

m) Plan anual de auditoría.

n) Informe de evaluación del Plan de Auditoria.

o) Relación de Funcionarios de la entidad.

Es probable que con el correr de los años y la implementación de las políticas gubernamentales para la eliminación de papel en las oficinas públicas, asistamos al uso intensivo de las bases de datos y las firmas digitales. En dicho contexto, los auditores gubernamentales tendrán que acostumbrarse a prescindir de los archivos físicos, como fuente de consulta para su trabajo.

2) ARCHIVO PERMANENTE DIGITAL PARA EL CONTROL GUBERNAMENTAL

Dentro de las políticas y procedimientos establecidos en el Sistema Nacional de Control, se establece que por cada entidad sujeta a control debe implementarse un Archivo Permanente, con el propósito de reunir toda la información de interés para su utilización y en el planeamiento de futuros exámenes.

Conforme lo define la NAGU 2.40, las Sociedades de Auditoria Independiente-SOAs designadas por el Organismo Contralor para realizar auditorías en las entidades

...