CONSERVACIÓN PREVENTIVA ARCHIVOS

CONSERVACION PREVENTIVA DE ARCHIVOS

DIPLOMADO GESTION DOCUMENTAL

CINAR SISTEMAS

FACILITADORA: HELENA ACOSTA P.

San Juan de Pasto, Abril 2010

PRESENTACION

La evaluación de un archivo y de las condiciones que inciden en la conservación, mantenimiento, control de los documentos que se custodia, es una herramienta fundamental para garantizar la preservación de los documentos los cuales son fuente de conocimiento, historia y derechos de los ciudadanos.

La deficiencia en los depósitos, la falta de organización, el no uso de materiales adecuados para proteger los documentos tanto en archivos de gestión como históricos propician el deterioro del material documental.

La conservación se define como un conjunto de ESTRATEGIAS Y PROCESOS de preservación y conservación, acordes con el sistema establecido en la entidad, bajo el concepto de archivo total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital. Archivo General de la Nación. Art. 60 Reglamento General de Archivo.

1. AGENTES BIOLOGICOS DE DETERIORO

Es más importante utilizar los mecanismos de preservar los documentos que restaurarlos.

CONSTITUCION DEL PAPEL:

Los documentos son atacados por diferentes organismos: hongos, bacterias, animales entre otros, por que en los archivos normalmente encontramos papel, pergamino, adhesivos, cueros, telas, tintas, CD, diskettes, etc., pero principalmente el papel está compuesto de celulosa y además: Lignina, hemicelulosa, pentosa nos. Fibras de algodón, el papel se fabrica con materia fibrosa principalmente de celulosa y agua que se unen cuando se mezclan, se comprimen y se retira el exceso de agua.

A mayor proporción de celulosa da al papel una calidad superior, resistencia mayor al envejecimiento, pero lo hace muy apetecible para los celulófagos, el papel que contiene más impurezas lleva acidez, que acelera el envejecimiento y favorece el nacimiento de mohos.

La Celulosa: Es un polímero (unión de varias moléculas) de la glucosa, sólido y muy flexible, insoluble en agua, alcohol y éter, que forma la envoltura celular de casi todos los vegetales. La celulosa es indigerible para los animales macroscópicos, pero por ser rica en glucosa, es una fuente importante de hidratos de carbono

Existen otras sustancias carbonadas que son utilizables como alimento:

Adhesivos: Se usan en la encuadernación, en el apresto que recubre cada hoja de papel, hay adhesivos de origen vegetal (engrudo a base de harina) y animal (a base de gelatina como la cola del carpintero)

Cueros y pieles: Los pergaminos y cubiertas de encuadernaciones sobre todo del lomo.

Los plásticos sintéticos: Las encuadernaciones modernas se hacen con fibras o hilos plásticos, existen organismos que los utilizan.

CLASIFICACION DE LOS AGENTES BIOLOGICOS:

Bacterias

MICROORGANISMOS

Hongos

Insectos

MACROORGANISMOS Mamíferos

Roedores

Conservadores

AGENTES HUMANOS

Investigadores

1. Bacterias: Son organismos vegetales conocidos científicamente como schizomicetes, son unicelulares, de formas variadísimas como: cocos, bacilos, vibriones, espirilos.

Estas bacterias se reproducen por división simple. Las bacterias se desarrollan cerca de los hongos por la humedad, estas secretan, producen al papel destilación seca y manchas profundas, por ello se vuelve quebradizo y frágil.

2. Hongos: Son organismos vegetales inferiores, privados de clorofila, estos pasan por tres etapas: esporas, hifas, hongos en colonias, las esporas son a los hongos como las semillas a las plantas, son transportadas por el aire, como las partículas de polvo y en este estado son inocuas, se hacen visibles como manchas o puntos cuando ya han formado colonias. Los daños que producen al papel son:

• Manchas en el papel

• Hidrólisis o destilación seca de la celulosa: Carbonización del papel, con solo cerrar el puño se convierte en fragmentos.

• Atacan no solo el papel sino las tintas

• Crecen a alta temperatura y humedad

• Las manchas son de varios colores: rojo, amarillo, azul, pardo o gris.

3. Insectos: Existen de varias clases: thysanura, isóptera, coleóptera, ortóptera, corrodentia. Sus características son: cuerpo dividido en tres secciones, tres pares de patas, esqueleto externo de quitina. Se desarrollan pasando por 3 estados: huevo, larva, adulto. Buscan adhesivos y el moho que crece encima, provocan rasguños pequeños limitados a la costura del libro. Su presencia se advierte en época templada y cálida. Entre estos insectos más conocidos tenemos:

• Pescadito de plata (lepisma Succharina): Insecto de color gris – plateado, de longitud entre 8 y 13 mm. Se adapta a cualquier ambiente, habita en temperaturas entre 20 y 37 grados C. y humedad relativa de 60 – 72%. Se alimenta de encolantes, engrudo de las encuadernaciones, gelatina de la emulsión de las fotografías. Erradicación: Colocamos trampas como cartones engomados, vasos de mermeladas, harina con cebo y alrededor del borde cinta adhesiva. Se debe controlar la humedad relativa: Silicagel, carbonato de calcio.

• Termina. Hormiga blanca o comején (termitidae): Es la más común en nuestro clima, son rápidos, voraces en el deterioro de la documentación. Atacan todo tipo de material, formando perforaciones y galerías, constituyen nidos grandes y esféricos los construyen con la madera que mastican y pegan con su materia fecal. Los enjambres se reproducen más en abril y mayo, después de lluvias fuertes. Erradicación: Suprimir contactos entre piezas de madera. Instalar canales de drenaje para evitar fuentes de humedad, eliminar depósitos de tierra aledaños a paredes o muros cerca de la documentación.

• Piojo de los libros y del polvo: Se encuentran en archivos y bibliotecas, son de color amarillo pálido, su longitud es de 6 y 7 mm, viven en sitios tibios, húmedos y mal iluminados. Se adaptan a una temperatura de 25 grados y una humedad relativa entre 80 y 90%. Atacan los lomos de los libros donde hay adhesivos, crean agujeros diminutos. Erradicación: Un programa de limpieza y fumigación.

• Cucarachas: Existen más de 3.500 especies de este insecto de los cuales solo 7 se consideran como una plaga. Se alimentan de cualquier tipo de restos con tendencia a los materiales con fécula, las sustancias dulces y los productos cárnicos, comen entre otros materiales el papel de empapelar paredes hasta trozos de ropa.

4. Roedores: Las ratas son mamíferos placentarios, pueden distinguirse entre rata común, de alcantarilla y ratón que es más pequeño. Son animales muy fecundos, de hábitos nocturnos, tienen uñas muy afiladas, de rápido crecimiento. El daño que producen destruyen los libros por desmenuzamiento que producen con sus incisivos, estos trozos los colocan en otra parte, lo utilizan para acolchar sus nidos.

5. Agentes Humanos: Pueden ser los encargados de la conservación y los usuarios, los primeros deben procurar por una buena ventilación, temperatura, luz, etc., el manejo de los documentos, el transporte, buena estantería sin tornillos, aristas y bordes cortantes, buen mantenimiento.

FUMIGACION:

Podemos proteger los archivos por medios: físicos, biológicos y químicos.

Método físico: Luz, radiaciones ultravioleta, frio o calor extremo, electricidad, ventilación, aireación.

Método biológico: Se aprovecha la enemistad entre los agentes:

Cucarachas Atacan a: Termites

Arañas Lepismas

Lepismas Hormigas

Hormigas Hongos

Gatos Roedores

Métodos químicos: Por medio de la fumigación que se entiende como desinfectar con humo o vapores, es difundir en un ámbito gaseoso o vacío productos químicos, específicamente elegidos para combatir agentes biológicos. La fumigación puede ser preventiva o curativa; se puede realizar al vacío, en cámara hermética o en salas de depósito

APARATOS PARA MEDIR CONDICIONES AMBIENTALES EN LOS ARCHIVOS:

Higrotermógrafo: Instrumento de medición con mecanismo de cuerda para determinar la humedad relativa de la atmósfera ambiental. 0 a 100 %. Tiempo de registro de 31 días/24 horas. Marca THIESO3016 mod. 1.0620.01.49 Fab. Alemana.

Psicrómetro: La ventilación se logra a través de un movimiento centrífugo.

Luxómetro: Las condiciones de iluminación se deben considerar en los estudios previos, principalmente el destino y horarios de mayor uso.

Deshumidificadores: Absorbe el exceso

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