Conservación y preservación de archivos

* Teniendo en cuenta la lectura que realizo, se le invita a identificar una empresa en donde se aplique correctamente el formato único de inventario documental, (Puede seleccionar la empresa en la cual labora) y además reconociendo como relacionan la documentación para un eficiente proceso de gestión documental.

R:El grupo interdisciplinario de la Dirección Archivo del JUZGADO, verificará la entrega física de la documentación contra el inventario documental en las instalaciones de la entidad remitente, con el objetivo de dar un visto bueno a la transferencia, en esta visita se hará un cotejo por muestreo aleatorio de las cajas de acuerdo con la metodología que para tal efecto defina la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos. Previo visto bueno de la Subdirección Técnica verificando tanto el contenido de las cajas como las condiciones de almacenamiento y transporte. De detectarse inconsistencias, se cancelará la respectiva transferencia documental y se notificará por medio de oficio a la oficina quien deberá tomar las medidas correctivas necesarias. Una vez la transferencia ha llegado a las instalaciones de la Dirección Archivo del juzgado, la Secretaria de planeación y el funcionario designado por la Subdirección Técnica de la Dirección Archivo del juzgado realizará un cotejo puntual según las características de la documentación el acta de recepción de la transferencia será firmada en este caso por el juez o la persona designada por la Dirección para tal efecto y contendrá el detalle de la documentación efectivamente transferida.

* realice un cuadro sinóptico en la herramienta ofimática de su preferencia, en donde se evidencie los aspectos relevantes que deben tener en cuenta las empresas públicas y privadas en la conservación y prevención de los documentos en el manejo del archivo

R:

CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE ARCHIVOS.

Los Archivos son instituciones que procesan documentos producidos o recibido por ella, en el ejercicio de sus funciones con el fin de utilizarlos como recursos y patrimonio al servicio de sus objetivos, de los ciudadanos y de la comunidad donde se encuentran.

OBJETIVOS DE LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN RAZONES PARA CONSERVAR Y

conservación en los archivos es, PRESERVAR LOS DOCUMENTOS EN

impedir la continuidad del deterioro PAPEL

progresivo de los documentos, La conservación y preservación, es

evitando que se acabe o desaparezca indispensable , ya que de ahí

totalmente. información registrada depende el conocimiento de la

transfiriendo la misma a otros soportes. realidad social en diferentes

conservar los materiales documentales aspectos. El documento es en

en su forma física original de la forma más esencia, la minoría que da cuenta

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