Conservacion De Documentos

Conservación de documentos. Comprende las estrategias y técnicas específicas, relativas a la protección de los materiales tanto impresos como digitales, custodiados en archivos, bibliotecas, mediatecas, frente al deterioro, los daños y el abandono de los documentos

Definición

Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos.

Conservación: Ambigüedades terminológicas

El término conservación, en el ámbito de los archivos y bibliotecas, hace referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible.

Existen dos corrientes diferentes sobre la disciplina de la Conservación. La anglosajona, que a su vez se divide en otras dos disciplinas, la denominada Preservación, que determina las medidas preventivas de permanencia y durabilidad de los documentos, y la Conservación, que determina las medidas a tomar para la restauración de los documentos deteriorados. Y la latina, en la que se contempla una única disciplina llamada Conservación, de la que forman parte la Preservación y la Restauración. La primera, también denominada Conservación Preventiva, se ocupa de la prevención del deterioro de los documentos y la segunda de la reparación y recuperación funcional de los documentos deteriorados.

El papel de la Conservación como disciplina que agrupa, desde el punto de vista de la corriente latina, a la Preservación y a la Restauración, ha ido aumentando debido a la conciencia social y académica de la importancia de dotar a las nuevas generaciones de conocimientos teóricos y prácticos sobre la conservación de los documentos.

Evolución histórica

La historia del libro casi coincide y tiene como punto de partida el inicio de la escritura humana, hecho que marcó para el hombre, según lo expresado por Engels, el paso de la barbarie a la civilización. Desde la antigüedad es conocida la voluntad del hombre de reunir objetos valiosos. Esta agrupación de objetos, al convertirse en colecciones requirió de grandes y apropiados espacios para su conservación y agrupación, y de la existencia de personas que preparaban, trataban, conservaban y administraban la documentación en las instituciones.

Se ha leído que en Grecia se conservaban los documentos en el Archeiun, en Roma en el Tabularium (registro o archivo), donde los responsables de las diferentes administraciones depositaban allí sus documentos. En la Edad Media tras la caída de Roma, los archivos se caracterizaban por la itinerantica. Los gobernadores trasladan consigo sus documentos, sólo en ocasiones excepcionales la documentación se depositaba en monasterios o iglesias debido a que se temía por su conservación. Este tipo de práctica provocó la desaparición de un gran número de documentos, los antiguos papiros se colocaban en casilleros, los manuscritos de la Edad Media en cofres, más tarde se dispusieron los volúmenes grandes in folio en pupitres y allí se unían con cadenas. Luego los libros, devueltos a su libertad se colocaron en armarios a lo largo de las paredes, después se formaron recámaras y plantas enteras.

Los almacenes se separaron de la sala de lectura cuyas proporciones cada vez son mayores. Más recientemente, se han multiplicado las salas de lectura que se especializan y se coloca cerca de los almacenes especiales. A partir de la Revolución Francesa se elige un archivero nacional, que ha llegado hasta la actualidad como responsable de la política archivística. Sin embargo, es a los pueblos grecolatinos a quienes debemos el interés y la conciencia acerca de la importancia que tiene conservar la documentación para su manejo en el estudio sobre la humanidad.

Hasta ese momento la conservación era vista como una práctica. No es hasta finales del siglo XIX, principios del XX que se asume como disciplina científica.

Términos y definiciones

Acervo: Es una colección o conjunto de colecciones de un individuo o institución, o un fondo o un grupo de registros o un conjunto de ellos que forman un archivo. Las instituciones con acervos son las bibliotecas, archivos, instituciones educativas, históricas, religiosas, museos, órganos de gobierno y centros culturales. Colección: Es un conjunto de documentos seleccionados individualmente. Conservación curativa: Puede definirse como una acción sobre los efectos de la degradación. La intervención es directa y obligatoria sobre una colección o el objeto de la colección cuya integridad está amenazada.

Documento: Se utiliza genéricamente para designar todas las formas de libros, manuscritos, registros y otras clases de materiales que contienen información, u otro material con contenido intelectual, sin importar el medio o formato empleado. Fondo: Es un cuerpo de registros generados orgánica y naturalmente por medio de las acciones y transacciones de su creador, es decir, que tienen un origen y procedencia histórica común.

Preservación: Comprende todas las actividades económicas y administrativas que incluyen el depósito y la instalación de los materiales, la formación del personal, los planes de acción, los métodos y técnicas referentes a la preservación de los materiales de archivos y bibliotecas y a la información contenida en ellos. En otras palabras, organización y programación de todos los aspectos y actividades relacionadas con la conservación de las colecciones en el sentido más amplio.

Restauración: Comprende las técnicas y conocimientos utilizados por el personal especializado, responsable de reparar los daños causados por el uso, el tiempo y otros factores en los materiales de archivos y bibliotecas.

Planificación y establecimiento de prioridades

Es el proceso mediante el que se determinan las prioridades para el cuidado de las colecciones. Para esto, se establece un programa de preservación, que asegure la supervivencia de los fondos de las bibliotecas para el futuro. Las metas y las prioridades de un programa de preservación deben estar en concordancia con la misión de la institución. Un plan de preservación de largo alcance contiene las necesidades de preservación de la institución y una línea de conducta para resolverlas. Es una herramienta de trabajo. Contiene una evaluación de las necesidades, que identifica peligros del edificio, del almacenamiento, así como las condiciones de seguridad y acceso a las colecciones, entre otros aspectos, redactada con un lenguaje claro y sencillo.

Política de colecciones y preservación

La política de desarrollo de colecciones organiza y dirige los procesos de adquisición de materiales, administra su crecimiento y mantenimiento, señala la conveniencia del descarte; se basa en la misión institucional, define el alcance de las colecciones actuales e indica las colecciones a desarrollar. La primera decisión se toma en la selección, al decidir si agregar o no un título a la colección, la decisión dependerá de cada biblioteca y de sus objetivos. En la segunda, se decide cuánto tiempo conservar los documentos y ella debe tomarse con conciencia y responsabilidad sobre sus consecuencias.

Historia del papel como soporte de información

Su invención se le atribuye a los chinos en el año 105 d. n. e.; A diferencia de los portadores que le antecedieron, el papel es el resultado de un auténtico proceso de fabricación. En sus inicios se fabricaba de forma completamente manual y se utilizaba como materia prima cortezas, redes de pescar, cáñamo y trapos. También es conocido que los mayas y los aztecas fabricaron de forma independiente su propio papel con corteza de higo y otros árboles.

La materia prima fundamental para la fabricación del papel son las fibras celulósicas vegetales, la celulosa es el componente principal de las paredes de las células de las plantas mayores y comprende una tercera parte de la materia vegetal. Las telas de lino y algodón, rasgadas y maceradas, fueron las principales materias primas para la manufactura del papel por más de seis siglos. Estas fibras son consideradas nobles, pues constituyen celulosa casi pura y su densidad garantiza la resistencia del papel por la formación y el entrelazamiento de numerosas cadenas de hidrógeno.

Con el crecimiento de la demanda del papel, las materias primas llegaron a escasear, de manera que ya en el siglo XVIII se comenzaron a investigar otras fibras vegetales. No obstante, el lino y el algodón fueron las materias primas predilectas hasta mediados del siglo XIX, cuando se desarrolló la técnica para la obtención de celulosa, partiendo de fibras de madera. La fabricación de grandes cantidades de papel, utilizando la madera como materia prima fundamental, ha incidido en el detrimento de su calidad como portador de información. Los documentos de siglos pasados han durado hasta nuestros días por la calidad de la materia prima utilizada y un proceso de fabricación poco agresivo.

Los primeros intentos para obtener papeles estables, datan de fechas muy cercanas a la invención del papel. Los papeles comúnmente conocidos como papeles de calidad de archivo o estables tienen propiedades de alta permanencia y durabilidad. La permanencia es la propiedad de ser resistentes a la acción de agentes químicos de deterioro por las impurezas residuales del proceso de fabricación o agentes externos, y la durabilidad es la resistencia a la manipulación incorrecta.

Soportes utilizados por el hombre

El hombre en sus inicios confió su pensamiento a la memoria, más tarde, aprendió a recordar sus hechos e ideas, plasmándolas

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