Armado De Una Asociación Civil

ADOPCIÓN DE MODELOS

TODA ORGANIZACIÓN, ya sea entidad comercial, civil, etc., adopta una determinada estructura para su funcionamiento.

En una organización explícita la mejor manera de "mostrarla" es mediante un ORGANIGRAMA.

Adviértase la importancia de tener una estructura clara y explícita ya que ello permite:

A. Saber que áreas o SECRETARIAS existen.

B. Cuales son sus metas

C. Que funciones desarrollan

D. Cual es la forma de relación entre ellas.

E. Cuales son los niveles jerárquicos.

F. Cuales son los niveles subordinados.

Entonces, la no existencia del ORGANIGRAMA conspira contra la claridad que debe primar en el conocimiento de la estructura de toda ORGANIZACION.

DEFINAMOS EL ORGANIGRAMA

Es un gráfico que representa, bajo la forma de un documento de conjunto, la estrucura de una ORGANIZACION. Debe brindar cierto tipo deinformación, tal como:

a. Las áreas o SECRETARIAS en que quedará sectorizada la organización.

b. Los niveles jerárquicos de cada una de ellas.

c. Las dependencias jerárquicas, quien es el superior y quien el subordinado de cada área.

d. Líneas formales de comunicación expresadas en las lineas de mando.

Resulta esencial confeccionar ORGANIGRAMAS que puedan ser interpretados sin ninguna duda. El prescindirndel uso del mismo es perder un poderoso nivel de síntesis también claridad en la organización.

USO DE LOS DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA

El uso de los diagramas atiende básicamente a dos aspectos importantes de la estructura de la organización:

Comunicación y Análisis

Como herramienta de COMUNICACION el diagrama de estructura puede ser ventajoso en:

1. Informar a cada Secretario su posición relativa y la relación con los demás.

2. Proveer un cuadro global de la asociacion.

3. Facilitar a la persona ingresante de cada Secretaría la toma de contacto con su posición relativa en la misma.

4. Informar a terceros interesados como se encuentra estructurada la Asociación. Entre ellos bancos, afiliados, asesores, etc.

Se podrán detectar:

1. Fallas de control interno, caso de un cargo de Secretaría que tiene asignadas funciones incompatibles.

2. Falta de unidad de mando, caso de más de un Secretario supervisando a un mismo cargo.

3. Superposición de funciones que se presenta cuando dos o más Secretarías tienen asignada una responsabilidad por el cumplimiento de una misma función.

4. Relación de dependencia confusa: cuando no está claramente definida la relación entre Secretarías o cuando cuando un subordinado no tiene claro de quien depende.

5. Confusión sobre el tipo de autoridad que se le ha asignado al cargo: lineal, asesora, funcional.

6. Estructura desequilibrada: cuando una Secretaría tiene exceso de personas con respecto a otra. Y por ende fallas en la supervisión.

7. Designación confusa de las funciones.

Limitaciones del diagrama

Debe, sin lugar a dudas, estar siempre acompañado de un manual de procedimiento y reglamento de Secretarías, ya que sino la información es muy simple e incompleta. El diagrama parcializa a la estructura formal de la organización por razones de conveniencia gráfica e imposibilidad física de extenderse en información complementaria.

Además, otra limitación, sería la de mantenerlo permanentemente actualizado. Si así no se hiciera, se corre el riesgo de convertirlo en una herramienta de resultados negativos.

Cualquier cambio en la estructura real de la organización o cambio de los reglamentos de las Secretarías lo torna obsoleto. Por ende hará una comunicación distorsionada, dando lugar a conflictos en los miembros de la asociación.

orma de representación

En esta oportunidad y para este trabajo en especial, se la representará en forma: VERTICAL

ya que es la de interpretación más simple, a la vez que presenta las mayores posibilidades en cuanto a la información a exponer.

Se utilizan dos elementos básicos:

RECTÁNGULOS Y LÍNEAS

Los RECTÁNGULOS se utilizan para representar cargos, funciones, etc. y las LÍNEAS indicaran la relación de autoridad existente entre ellos, siendo la línea de trazo completo aquella que refleje relaciones de autoridad jerárquica; y las líneas de trazo partido reflejarán las relaciones de tipo asesoras.

LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTO

Tienen por objetivo, decirle a cada SECRETARIO (en el caso de Asociación), por escrito:

a. La designación formal de su cargo

b. La descripción de las tareas habituales

c. Las características de su trabajo y los distintos tipos de vinculaciones dentro y fuera de la asociación.

d. La información que recibe, la que procesa y la que emite.

Los manuales se distribuyen completos entre todos los Secretarios y que así servirá de comunicación entre todos ellos.

El manual, como documento escrito , obliga a una revisión periódica ya que cada Secretario vuelca en el REGLAMENTO adjunto al mismo su aporte de experiencia...

A pesar de que, en la mayoría de los casos, el manual duerme en algún cajón. Cuando se produce algún conflicto o renovación de personas se recurre a sus especificaciones reglamentarias.

1. El exceso de trabajo sobre la Alta Dirección (Ejemplo en Asociación)

El progreso alcanzado por esta asociación exige un sistema de cooperación extremadamente complicado. es por ello que, depende cada vez menos de

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