Auditoria Y Cobros

Auditoria

“Compras y Pagos”

AUDITORIA del CICLO de ADQUISICIONES y PAGOS

La adquisición de mercaderías y servicios incluye partidas como la adquisición de materias primas, equipos, suministros, servicios, reparaciones y mantenimiento, e investigación y desarrollo.

El ciclo NO INCLUYE la adquisición y pago de servicios de empleados, ni las transferencias internas y distribución de costos dentro de la organización.

El ciclo de adquisición y pagos también EXCLUYE la adquisición y reembolso de capital.

El ciclo de adquisiciones y pagos incluye dos clases distintas de transacciones: Adquisiciones de mercancías y servicios; y desembolsos de efectivo para estas adquisiciones.

Las devoluciones de compras y rebajas también son una clase de transacción, pero, para la mayoría de las compañías, las cantidades son insignificantes.

Existe un número mayor y variedad de cuentas en el ciclo de adquisiciones y pagos que para cualquier otro ciclo en una empresa típica. Las cuentas afectadas por el ciclo incluyen activos, pasivos, gastos y cuentas de ingresos. Por lo tanto, lleva mas tiempo auditar el ciclo de adquisición y pagos que cualquier otro.

Toda transacción se carga o acredita a las cuentas por pagar; puesto que muchas compañías efectúan algunas adquisiciones en dinero por cheque o por caja chica; la figura es una simplificación. Suponemos que las transacciones de desembolso en efectivo se procesan en la misma forma que todas las demás.

Cuentas en el ciclo de adquisiciones y pagos

Cuentas por pagar

Por el debe, se vera afectada por; efectivo en el banco; devoluciones y rebajas en las

Compras, descuentos en las compras, cuentas de control de gastos de manufactura,

Cuentas por pagar

Por el haber, se vera afectada por; compras de materias primas, propiedades, plantas

Y equipos, gastos anticipados, mejoras en instalaciones rentadas, cuentas de control

De gastos de manufactura, ventas y gastos administrativos.

NATURALEZA del CICLO

El ciclo de adquisiciones y pagos involucra las decisiones y procesos necesarios para obtener las mercancías y servicios, y operar un negocio. El ciclo comienza por lo general con la preparación de una requisición de compra por un empleado autorizado que necesita las mercancías o servicios y termina con el pago por los beneficios recibidos.

A continuación se mostraran las relaciones entre las clases de transacciones, cuentas, funciones de la empresa y documentos; y registros. Si bien es el análisis de una pequeña empresa industrial que fabrica productos para vender, los mismos principios se aplican a una compañía de servicios, o a cualquier otro tipo de organización.

En esta sección se analizan las funciones del negocio y sus documentos relacionados. Además, hay un análisis de los controles internos clave para evitar errores o irregularidades y para afianzar la seguridad de los activos.

Clase de transacción Cuentas Funciones de negocios Documentos y registros

Adquisiciones Cuentas por pagar

Gastos administrativos

Gastos anticipados

Gastos de manufactura

Gastos de ventas

Inventario

Mejoras a instalaciones rentadas

Propiedades, plantas y equipos Procesamiento de órdenes de compras.

Recepción de bienes y servicios.

Reconocimiento del adeudo Requisición de compras.

Ordenes de compra.

Reporte de recepción.

Diario de adquisiciones

Reporte resumido de adquisiciones

Factura del proveedor

Memorandum del adeudo

Comprobante

Archivo maestro de cuentas por pagar

Balanza de comprobación de cuentas por pagar

Estado de cuenta del proveedor

Salidas de efectivo Efectivo en el banco (de salidas de efectivo)

Cuentas por pagar

Descuentos en compras Procesamiento y registro de desembolsos de efectivo Cheques

Diario de desembolsos de efectivo

PROCESAMIENTO de las ÓRDENES de COMPRA

El punto de partida para el ciclo es la solicitud de mercancías o servicios por el personal del cliente. La forma exacta de la solicitud y la aprobación necesaria dependen de la naturaleza de las mercancías y servicios, y de la política de la empresa.

Hay diferentes tipos de compras entre las cuales podemos señalar:

1. Compras Normales: son consumos repetitivos y necesarios. La autorización normalmente es dada por un departamento donde se centraliza la gestión.

2. Compras Extraordinarias: son reposiciones poco frecuentes. La autorización es de altos niveles de decisión de la empresa.

3. Compras Menores: son aquellas de escaso valor, adquisición accidental y limitada. Suelen ser abonadas por fondos fijos. No es presupuestada. Autoriza y deciden los responsables de cada oficina.

4. Compras Importadas: las importaciones en una empresa pueden ser normales o extraordinarias, dependerá de las tareas habituales de la empresa.

Requisición de compra: solicitud de mercancías y servicios que presenta un empleado autorizado.

Orden de compra: documento que identifica la descripción, cantidad e información relacionada con las mercancías y servicios que la empresa piensa comprar. Con frecuencia se utiliza este documento para indicar la autorización para la adquisición de mercancías y servicios.

Controles internos: la autorización correcta de las adquisiciones es una parte esencial de esta función, porque asegura que las mercancías y servicios se adquieran para propósitos autorizados de la organización y evita la adquisición de partidas excesivas o innecesarias. La mayoría de las compañías permiten la autorización general para la adquisición de necesidades regulares de operación.

Después de haberse aprobado la adquisición, se inicia una orden para adquirir las mercancías o servicios. Se emite una orden a un vendedor para una partida específica a determinado precio, que se entregara en determinado lugar o en un tiempo designado. Por lo general, la orden esta por escrito, y es un documento legal que es un ofrecimiento de compra. Para la mayoría de las partidas rutinarias, se usa una orden de compra para indicar la oferta.

Es común que las compañías cuenten con departamentos de compra para asegurar una calidad adecuada de mercancías y servicios a un precio mínimo. Para un buen control interno, el departamento de compras no es responsable de autorizar la adquisición o recepción de mercancías. Todas las órdenes de compra están foliadas previamente e incluyen suficiente columnas y espacios para minimizar la probabilidad de omisiones no intencionadas en la forma cuando se ordenan las mercancías.

RECEPCION de MERCANCIAS y SERVICIOS

La recepción de mercancías o servicios del proveedor es un punto crítico en el ciclo de la empresa, porque es el punto en donde la mayoría de las compañías reconocen por primera vez la adquisición y pasivo relacionado en sus registros. Cuando se reciben las mercancías, un control adecuado exige que se examine su descripción, cantidad, arribo oportuno y condición.

Reporte de recepción: documento que se prepara en el momento que se reciben las mercancías tangibles, que indica la descripción de las mercancías, cantidades recibidas, fecha recibida y otros datos pertinentes. La recepción de mercancías y servicios en el curso normal del negocio representa la fecha en que los clientes reconocen normalmente la constitución de un pasivo por la adquisición.

Controles internos: la mayoría de las empresas hacen que el departamento de recepción inicie un reporte como evidencia de la misma y el examen de las mercancías. Por lo regular se envía una copia al almacén y otra al departamento de cuentas por pagar para sus necesidades de información. Para evitar el robo y el mal uso, es importante que se controlen físicamente las mercancías desde el momento de su recepción hasta su salida. El personal en el departamento de recepción debe ser independiente del personal de almacén y del departamento de contabilidad.

Los registros contables transfieren la responsabilidad de las mercancías conforme pasan de la recepción al almacén, y del almacén a fabricación.

RECONOCIMIENTO de la RESPONSABILIDAD

El reconocimiento debido a la responsabilidad por la recepción de mercancías y servicios requiere registros rápidos y precisos. El registro inicial tiene un efecto significativo sobre los estados financieros registrados y el desembolso real de efectivo; por lo tanto, se debe tener gran cuidado para incluir solo las adquisiciones validas de la compañía en las cantidades correctas.

Diario de adquisiciones: diario para registrar las transacciones de adquisiciones. Un diario detallado de adquisiciones incluye cada transacción por concepto de adquisiciones. El diario de adquisiciones también puede incluir devoluciones de adquisiciones y rebajas de transacciones si no se utiliza un diario por separado.

Se asientan los detalles del diario en

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