Auditoria de Matricula
ElChipTutorial2 de Diciembre de 2022
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[pic 1] | PROCEDIMIENTO PARA LA AUDITORÍA DE MATRÍCULA | Código: PR-GEC-08 |
Versión: 08 | ||
Fecha actualización: 27/11/2018 |
OBJETIVO:
Realizar auditoría a la matrícula, mediante la confrontación de estudiantes físicamente en la Institución Educativa con el registro en el SIMAT con el fin de analizar el comportamiento, las inconsistencias lo cual permite mantener un enfoque de mejoramiento continuo.
RESPONSABLE:
El Secretario de Educación y Cultura y el Subsecretario de Cobertura Educativa, son responsables por la aplicación, cumplimiento y actualización de este procedimiento.
ALCANCE:
Inicia con la planeación y organización de las auditorías a la matrícula, y termina con la verificación de las correcciones de las inconsistencias en el SIMAT y la aplicación de acciones de mejoramiento al procedimiento.
DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
Anexo 6A: Documento que arroja el SIMAT con los datos y variables socioeconómicas de los estudiantes y de las IE.
IE: Institución Educativa
MEN: Ministerio de Educación Nacional
SIMAT: Sistema Integrado de Matrícula
CONTENIDO:
ACTIVIDAD | RESPONSABLE | REGISTRO /INFORMACIÓN DOCUMENTADA |
1. Planear auditoría a la matrícula: El Secretario de Educación y Cultura, planea la ejecución de auditoría a la matrícula para el año en curso, dejando evidencia en el “FO- DE-01 Acta”. Para los casos de auditoría subcontratada, se siguen los pasos definidos para el proceso de contratación. | Secretario de Educación y Cultura | FO-DE-01 Acta |
[pic 2]
ACTIVIDAD | RESPONSABLE | REGISTRO /INFORMACIÓN DOCUMENTADA |
2. Entregar detallado de estudiantes o anexo 6A: El Profesional Universitario de Cobertura, descarga el reporte de estudiantes del SIMAT y entrega al líder del equipo auditor y de esta forma, se ordenan los listados por IE, sede, jornada, grado, grupo. | Profesional Universitario | Correo Electrónico |
3. Suministrar lista de verificación: El Profesional Universitario, entrega al líder del equipo auditor, el “FO- GEC-09 Lista de Verificación auditoría a la matrícula” con la cual se realiza la auditoría a la matrícula. | Profesional Universitario Cobertura | FO-GEC-09 Lista de Verificación auditoría a la matrícula |
4. Informar a las IE sobre el inicio de la auditoría de matrícula: El Subsecretario de Cobertura Educativa, envía oficio a las IE indicando el periodo de tiempo en el cual se tiene programada la auditoría de matrícula y los nombres del equipo auditor. El período de auditoría se define de manera general teniendo en cuenta que la duración de las auditorías en cada IE puede variar. | Subsecretario de Cobertura Educativa | Oficio |
5. Ejecutar auditoría en sitio: El Equipo Auditor y el auditado, deben dar inicio a la auditoría siguiendo los lineamientos del “FO-GEC-09 Lista de Verificación auditoría a la matrícula”. Las auditorías, se pueden realizar de forma simultánea, según la disponibilidad del equipo auditor. | Equipo Auditor | FO-GEC-09 Lista de Verificación auditoría a la matrícula |
6. Realizar y presentar informe de auditoría: El Equipo Auditor, realiza el Informe de auditoría con base en las evidencias registradas en la lista de verificación y en el cual se presentan los resultados obtenidos por IE y consolidado. | Equipo Auditor | Informe de Auditoría |
7. Comunicar a las IE las inconsistencias detectadas en la auditoría: El Subsecretario de Cobertura Educativa, comunica a las IE las inconsistencias detectadas para que se tomen los correctivos necesarios. | Subsecretario de Cobertura Educativa | Oficio |
8. Verificar la corrección de inconsistencias en el SIMAT: El Profesional Universitario de Cobertura, verifica la corrección de inconsistencias en el SIMAT y con esta información, se genera el análisis de la auditoría. | Profesional Universitario | Análisis de Auditoría |
9. Evaluar el Desempeño del procedimiento e identificar oportunidades de Mejoramiento: El subsecretario de Cobertura Educativa y su equipo de trabajo, evalúan el | Subsecretario de Cobertura Educativa | FO-EM-15 Plan de mejoramiento |
ACTIVIDAD | RESPONSABLE | REGISTRO /INFORMACIÓN DOCUMENTADA |
procedimiento e identifican oportunidades de mejoramiento y las documentan en el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento” y/o el “FO-DE-11 Matriz de Riesgos”, de acuerdo a lo establecido en el Proceso de Análisis y mejoramiento Continuo | Equipo de Cobertura Educativa | FO-DE-11 Matriz de Riesgos |
10. Aplicar acciones de mejoramiento: El subsecretario de Cobertura Educativa y su equipo de trabajo, aplican las acciones de mejoramiento establecidas y realizan seguimiento a la eficacia de las mismas, teniendo en cuenta lo establecido en el Proceso Evaluación y Mejoramiento continuo y diligencian el “FO-EM-15 Plan de Mejoramiento” y en el FO-DE-11 Matriz de Riesgos. | Subsecretario de Cobertura Educativa Equipo de Cobertura Educativa | FO-EM-15 Plan de mejoramiento FO-DE-11 Matriz de Riesgos |
- DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
- Ley 115 de 1994. Ley General de Educación.
- Ley 715 de 2001. Normas orgánicas en materia de recursos y competencias para organizar la prestación de los servicios de educación
- Decreto Nacional 1075 de 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Educación
- Resolución Nacional 7797 de 2015: Proceso de Gestión de la Cobertura Educativa en las Entidades Territoriales Certificadas.
- Resolución Nacional MEN 166 del 4 de febrero de 2003. Reporte de información para la implementación de la primera etapa del Sistema de Información del Sector educativo.
- Manual del Sistema SIMAT Versión 5.0. Colombia
CONTROL DE REGISTROS / INFORMACION DOCUMENTADA:
Código | Nombre | Responsable | Lugar de almacenamiento | Recuperación | Protección | Tiempo de retención | Disposición Final |
FO- DE-01 | Acta | Secretario de Educación y Cultura | Oficina del responsable | Carpeta Actas Cobertura Educativa | Archivos y carpetas de uso exclusivo de los responsables, claves de acceso | 2 años | Archivo central |
No Aplica | Correo Electróni co | Profesional Universitario de Cobertura | Oficina de los responsables | Carpeta Actas Cobertura Educativa | Archivos y carpetas de uso exclusivo | 2 años | Eliminar |
Código | Nombre | Responsable | Lugar de almacenamiento | Recuperación | Protección | Tiempo de retención | Disposición Final |
de los responsables, Backup`s, claves de acceso | |||||||
FO- GEC- 09 | Lista de Verificaci ón auditoría a la matrícula | Profesional Universitario de Cobertura | Oficina de los responsables | Carpeta Auditoria Matricula | Archivos y carpetas de uso exclusivo de los responsables | 2 años | Eliminar |
No Aplica | Oficio | Profesional Universitario de Cobertura Subsecretario de Cobertura Educativa | Oficina de los responsables | Carpeta Correspondencia | Archivos y carpetas de uso exclusivo de los responsables | 2 años | Archivo Central |
No aplica | Informe de Auditoría | Profesional Universitario de Cobertura Equipo Auditor | Oficina de los responsables | Carpeta Auditoria Matricula | Archivos y carpetas de uso exclusivo de los responsables | 2 años | Eliminar |
No aplica | Análisis de auditoría | Profesional Universitario de Cobertura | Oficina de los responsables | Carpeta Auditoria Matricula | Archivos y carpetas de uso exclusivo de los responsables | 2 años | Eliminar |
FO- EM- 15 | Plan de Mejorami ento | Profesional Universitario designado | Oficina de los responsables | Carpeta mejoramiento continuo | Archivos y carpetas de uso exclusivo de los responsables, Backup`s, claves de acceso | 2 años | Eliminar |
FO- DE-11 | Matriz de Riesgos |
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