Auditoria

Auditoría : Proceso sistemático, independiente y

documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de auditoría.

Criterio de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia para comparar la evidencia de la auditoría.

Evidencia de auditoría: Registros, declaraciones de hechos u otra información importante para el criterio de auditoría y que son verificables. (La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.)

Hallazgos de auditorías: Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoría recopilada frente al criterio de auditoría. (Los hallazgos de auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría u oportunidades de mejora).

Programa de Auditoría: Documento que muestra el conjunto de auditorías planeadas con un tiempo específico y con un propósito particular.

Plan de auditoría: Descripción de las actividades y los preparativos de una auditoría.

Alcance de la auditoría: Extensión y límites de una auditoría.

Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo de expertos técnicos si es necesario. (Un auditor del equipo es designado auditor

líder del equipo). (El equipo auditor puede incluir auditores en formación)

Competencia: Cualidades personales y capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

Principios de la Auditoría

La auditoría depende de varios principios. Estos hacen de la auditoría una herramienta eficaz y fiable en el apoyo de las políticas y controles de gestión, proporcionando información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño.

La adhesión a estos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditoría que sean pertinentes y suficientes para permitir a los auditores trabajar independientemente entre sí para alcanzar conclusiones similares en circunstancias similares.

De los auditores:

Conducta ética - el fundamento de la profesionalidad La confianza, la integridad, la confidencialidad y la discreción son esenciales en la auditoría

Presentación imparcial – la obligación de informar con veracidad y exactitud

Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoría. Se informa de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.

Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el auditado y por otras partes interesadas. El tener la competencia necesaria es un factor importante.

Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están libre de sesgo y conflicto de intereses. Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditoría para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditoría estarán basados sólo en la evidencia de la auditoría.

La evidencia de la auditoría es verificable. Está basada en muestras de la información disponible, ya que una auditoría se lleva a cabo durante un periodo de tiempo delimitado y con recursos finitos.

Por qué hacer auditorías al sistema de calidad?:

Para obtener evidencia objetiva que permita

emitir un juicio acerca del estado del SGC.

• Evidencia Objetiva:

• Información que escuchen, vean o lean.

• Libre de emoción y prejuicio

• Verificable

El Auditor Interno

• Catalizador: Ayuda aldepartamento a re-examinar como hacen las cosas para hacer los cambios pertinentes.

• Instrumento de administración: Evalúa la efectividad del sistema de calidad establecido.

• Asesor: Puede reconocer soluciones a problemas u oportunidades de mejora no consideradas por los miembros del departamento.

Calificaciones del Auditor Interno

• ATRIBUTOS PERSONALES: ético, mente abierta, diplomático, observador, perceptivo, versátil, tenaz, decisivo, autosuficiente.

• CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES:

documentos de referencia, contexto de operación del departamento, l eyes, reglamentos aplicables.

• EDUCACIÓN, EXPERIENCIA

LABORAL, CAPACITACIÓN: grado

de escolaridad, experiencia en el puesto, capacitación en auditorías

Importancia de la Planeación

• Es la clave para permanecer enfocado durante la auditoría.

• Asegura que la auditoría sea completa.

• Ayuda a que la auditoría sea efectiva.

• Una cuidadosa planeación es esencial para una eficiente y suave ejecución de la auditoría.

El Plan de Auditoría

• Objetivo

• Alcance

• Líder y miembros del equipo auditor

• Fecha, duración

• Itinerario o agenda de auditoría

Realización de la Auditoría

• Reunión de Apertura

• Entrevistas de auditoría

• Verificar información recopilada

• Notas de auditoría.

• Reacciones del auditado

Es el “arranque” oficial de una auditoría.

• Aunque puede ser breve e informal es una función importante en la auditoría.

• Asegura que el auditor y el auditado comparten un entendimiento común del por qué la auditoría será realizada.

• Es importante incluir una agenda para asegurarse de cubrir todos los puntos

Recoleccón de evidencia de Auditoría

Se hace a través de:

• Entrevistas con el personal

• Inspección de la documentación

• Observación de Actividades y Condiciones

• Revisión de Registros de Calidad

La evidencia objetiva válida, apoya a las

conclusiones del auditor y previene de

“discusiones” innecesarias con el auditado y de

la aceptación de sus hallazgos.

Entrevista de Auditoría

• Las entrevistas se deben dar con personas de

niveles y funciones adecuadas que desempeñen

actividades o tareas dentro del alcance de

auditoría.

• Deberían realizarse durante las horas normales de

trabajo y en el lugar de trabajo habitual de la

persona entrevistada.

Es uno de los medios más importantes para

recopilar información. El auditor deberá

considerar lo siguiente:

• Se puede iniciar la entrevista pidiendo a la persona que describa su trabajo.

• Los resultados de la entrevista deberían ser resumidos y comentados con la persona entrevistada.

Notas de Auditoría

Qué hacer?

• Registrar hallazgos de no conformidades

• Registrar la evidencia de esas no conformidades

Cómo hacerlo?

• No aparentar que se ignora al entrevistado

• Referirse a lo que se está investigando en el

momento

• Hacerlas legibles y completas

Las notas crean un registro físico de la información que se obtiene. Trate de balancear su atención entre el entrevistado y sus notas. Haga sus notas lo suficientemente detalladas para que sean una referencia confiable.

AUDITORÍA Y CONTROL DE LA EMPRESA

Henri Fayol definía el control como “la verificación de sí todo ocurre en una empresa conforme al programa adoptado, a las órdenes dadas y a los principios admitidos” El control requiere la existencia de un objetivo y la aplicación de unas medidas correctivas. Esta ha sido la filosofía del control por objetivos, ampliamente desarrollada por Peter Drucker, y comúnmente aceptada en la actualidad por las empresas.

El control es considerado en la filosofía empresarial moderna como el análisis permanente de las desviaciones entre objetivos y realizaciones, y la adopción de las medidas correctoras que permitan el cumplimiento de los objetivos o bien su adaptación necesaria.

Michel C. Vaes hace una relación completa de las formas de control, siendo las más utilizadas corrientemente en España:

a) Intervención.

b) Inspección

c) Control interno

d) Auditoría externa: Examen de los estados financieros, realizado, de acuerdo con ciertas normas, por

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