Auditoria

ASPECTOS PARTICULARES SOBRE LA FORMA QUE SE CONTABILIZA LAS TRANSACCIONES EN CLINICAS CON SISTEMAS DE CONTABILIDAD ESPECIAL

A diferencia de otras empresas comerciales, manufactureras o de servicio, la contabilidad en instituciones médicas privadas en Venezuela contiene elementos particulares que le adicionan una complejidad relativa al funcionamiento mismo de las clínicas; además de las normativas, providencias, reglamentos y demás aspectos en el marco legislativo que rigen la materia comercial e impositiva nacional y local, las instituciones privadas de salud deben sortear lo contemplado en el “Código de Deontogía Médica”, “Ley del ejercicio de la Medicina”, “Ley Orgánica de Salud”, “Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas”, “Ley de Medicamentos”, “Ley Orgánica de Drogas”, “Ley de Farmacia”, “Ley de Ejercicio de la Farmacia”, “Ley del Bionalisis”, y afines. El desconocimiento de éste contexto legislativo por parte de auditores externos, inspectores de hacienda y de asesores financieros y contables, generan un reto adicional al momento de justificar las operaciones reales de las clínicas y su tratamiento contable y fiscal ante las diferentes interpretaciones que asumen éstos, he aquí uno de los objetivos que persigue este tipo de iniciativas con este taller, para compartir esas y otras experiencias, que fortalezcan la universalidad y difusión del conocimiento en esta importantísima materia.

Esquema General del Registro Contable en Instituciones Privadas de Salud: La particularidad en las instituciones privadas de salud en donde se conjuga una trilogía de clientes en cada factura por servicio clínico que se efectúe; a saber: El Paciente: El cual es el que recibe el servicio directo en la procura de su bienestar en salud. La Aseguradora/Afín: La cual se compromete mediante la figura de “cobertura” a pagar una porción o la totalidad de la factura por servicios clínicos. El Médico/Afín: El o los galenos que “en su cuenta” (Art. 10 LIVA) se han facturado honorarios médicos y en cuyos casos la clínica funge como “intermediador administrativo” entre los galenos y los pacientes/seguros. Nótese que aquí comienza a verse parte de la complejidad administrativa en las clínicas, en donde en el simple acto de facturación de un caso de servicio clínico, hay involucrados tres(3) tipos de clientes, los cuales pueden superar numéricamente esa cifra; es decir, pueden haber varios especialistas involucrados en la factura como también la cobertura puede estar dada por varias pólizas de diversos seguros. A continuación se resume esquemáticamente el tratamiento contable general de las transacciones típicas de facturación particulares a instituciones privadas de salud

• transacciones típicas de facturación particulares a instituciones privadas de salud.

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Facturación  De         CxC P       Ingresos

       Servicios  Clínicos                                              CxP HM

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    Coberturas de          CxC Seg.  CxC Pac.

               Seguros                                              

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         Cobros                Caja.  CxC Pac

             Particulares

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           Cobros                      Caja       CxC Pac

            Seguros/ Afín        Costo/ISLR

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  Nota de Crédito             Costo   CxCPa  

                Clínica                                              

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   Nota de Crédito          CxP HM    CxC Pa

               Honorarios                                              

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          Ejecución de                                      CxP HM  Caja

           Honorarios                                                         ISLR

                                                                               Ingreso

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    Facturación                                          Caja        Ingresos

   Otros Ingresos                                                      IVA

Otras transacciones de la administración clínica como las compras, activos, nomina, Cuentas por Pagar a proveedores, etc. no revisten mayores diferencias con respecto a otro tipo de empresas; sin embargo se destacaran como es el caso de la administración de los inventarios de medicamentos y materiales, de la fármaco-vigilancia y sus consecuencias en la regulación y control de costos.

Los altos niveles de rentabilidad de instituciones privadas de salud en el pasado, así como la concepción y dirección de este tipo de empresas con limitados criterios administrativos y contables, hacían que el ejercicio de la contabilidad se enfocara al cumplimiento de las normativas oficiales vigentes y al registro y cumplimiento fiscal acorde a la legislación de entonces, sin prestarle mayor importancia a la misma con fines financieros y para la toma de decisiones.

 El rol de los contadores hoy en día, debe intentar transponer esa realidad, rompiendo los tradicionales paradigmas de una contabilidad con los solos fines de cumplimiento tributario y legal; que haga de la información contable, la base primordial para la toma de decisiones, con información oportuna y confiable, en donde “los contadores” no se limiten a “minimizar los riesgos de multas” y contribuyan a “educar a la organización” en el mejor y más eficiente uso de sus recursos. Una gran parte del universo de organizaciones al servicio de la salud privada en Venezuela, ha sido concebida por especialistas médicos con misiones individuales de “poseer una infraestructura” donde poder ejercer su(s) especialidad(es) y muy pocas veces con criterios empresariales al ser fundadas.

De allí que cuando se intenta reorientar o reorganizar esta visión, se suelen encontrar escollos y normativas que la tradición en su ejercicio hacen de este tipo de organizaciones poco flexibles. A continuación pasaremos a citar algunas realidades que se han encontrado en la contabilidad de instituciones privadas de salud y que serán objeto de participación y discusión por parte de los asistentes:

1. Administración de los Inventarios de Insumos: Tanto la Ley Orgánica de Salud y la Ley de Ejercicio de la Farmacia como su Reglamento, obligan a las instituciones de salud a la fundación de sus farmacias hospitalarias con los criterios de espaciamiento, funcionalidad, personal y normas que están claramente definidas; sin embargo, muchas instituciones incumplen con la misma… Pese a ello, si llegasen a contabilizar adecuadamente los inventarios de insumos (con sus correspondientes compras, uso y ventas), igualmente se estaría al margen del cumplimiento de las normativas vigentes. Sin embargo, dejando a un lado esta realidad, el ejemplo que se pretende introducir a efectos de discusión de los participantes en el taller, es el manejo contable de los inventarios de insumos, bajo diferentes realidades que se pueden encontrar: - Contabilización detallada de las entradas/salidas de la Central de Suministros: Esta práctica conduce a enorme cantidad de transacciones mensuales por cada artículo y brinda poca flexibilidad para aumentar márgenes de utilidad por concepto de este rubro; además, registra como disminución artículos que aún se encuentran sin facturar (en los inventarios flotantes). - Contabilización detallada de las entradas por compras / salidas por facturación de medicinas y materiales: Semejante al anterior, pero con menor control sobre los inventarios flotantes (en los servicios) y con igual inflexibilidad con los márgenes de utilidad. - Contabilización a través de inventario anual: Práctica muy común en clínicas, que otorga grandes y oportunos márgenes de ajuste de la rentabilidad. - Registro de las compras de insumos como “costos pagados por anticipado” sin mantener inventarios de insumos contablemente.
2. Tratamiento de honorarios a cuenta de terceros: Tras haber superado el entendimiento en esta materia en varias regiones del país tanto a nivel de las haciendas municipales como de los inspectores del Seniat, existen aún remansos que aún intentan mantener esquemas que lo facturado por honorarios debe ser considerado como un ingreso y contabilizar el pago de estos como un costo al momento de ejecutar los pagos; esto de todo punto de vista está lleno de irregularidades, ya que no solo se dejaría de desconocer los pasivos a cuenta de terceros, que haría imposible hasta la aplicación de las notas de crédito a cuenta a honorarios; generaría mayores gastos en impuestos municipales y aumentaría la renta ya que lo que se paga de honorarios en un período es apenas un porción de lo cobrado de períodos anteriores. Sin pretender profundizar en este tema, si es prudente que como tema de discusión de este taller se traiga a colación lo que algunas instituciones clínicas le exigen a los galenos: “una factura por servicio al momento de hacer efectivo el pago por ejecución de sus honorarios médicos”, lo que contablemente no registran ni forma parte de su libro de compras.
3. Otros: Otros tópicos que pueden formar parte de las particularidades del proceso:

       C.1.- La Estructura de los Libros de Ventas

       C.2.- Los formatos de notas de crédito: Providencia Administrativa No. 0421. Art.                  Deberán emitirse notas de débito o de crédito en el caso de ventas de bienes o prestaciones de servicios que quedaren sin efecto parcialmente u originaren un ajuste, por cualquier causa, y por las cuales se otorgaron facturas.

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