Auditoria

GUIA DE AUDITORIA DE LAS ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL ESTADO

INTRODUCCION

En esta guía ha tomado en cuenta en su Plan Estratégico la Contraloría General de la República, ah previsto como uno de sus Objetivos Generales “Modernizar y ampliar el control gubernamental" y dentro de éste se plantea como objetivo específico, el de «Mejorar la calidad e intensificar las Acciones de control, optimizando los procesos y actualizando las normas y procedimientos.

Esta Guía proporciona una metodología del enfoque de auditoría gubernamental a los procesos de adquisiciones y contrataciones del Estado, definiendo criterios de análisis de gestión y control, para finalizar sistematizando los procedimientos de auditoría necesarios para la optimización de la ejecución de un Examen Especial a las Adquisiciones y Contrataciones del Estado en la Contraloría General de la República y posteriormente en el Sistema Nacional de Control.

Esta guía tiene una gran interés en mejorar el control de los procesos de adquisiciones y contrataciones del Estado, desarrollando la Metodología de Auditoria de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, con nuevos enfoques metodológicos a seguir y aplicar en las actividades de las etapas del proceso de auditoría de las adquisiciones y contrataciones del estado, basándose en los criterios de eficiencia, eficacia, economía y  legalidad.

1. GUIA DE AUDITORIA DE LAS CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO

1. Enfoque del proceso de auditoría de las Contrataciones y Adquisiciones:

En primer lugar definir lo que es un proceso e implementación siendo el primero una colección de actividades que se  realizan utilizando insumos y se crea un producto que es de valor para el cliente.

En la actualidad encontramos diferentes definiciones, pero todos nos dicen que los procesos están compuestos por actividades, estas utilizan los recursos de las organizaciones agregándole valor y así lograr productos finales para lograra satisfacer las necesidades de los clientes.

Para ello esta Guía de Auditoria se desarrolla bajo el Enfoque de Procesos con la finalidad de mostrar el diagrama de flujo de las actividades que se ejecutan en cada etapa del proceso de las Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Se debe tener en cuenta las principales interacciones de las etapas de las Adquisiciones  y Contrataciones del Estado para una entidad en general.

Las etapas para el desarrollo del proceso de contrataciones y adquisiciones son las siguientes.

• Necesidad de adquirir.
• Organización de las adquisiciones.
• Bases y convocatoria.
• Evaluación y otorgamiento de la buena pro.
• Suscripción del contrato
• Ejecución de la prestación
• Conformidad de la prestación.

Estas etapas también son dividas a su vez en sub-etapas y estas finalmente en actividades. En primer lugar se tiene que tener en cuenta el adquirir los productos de calidad en la oportunidad debida y a un precio adecuado de mercado.

La auditoria gubernamental está enfocada en operaciones, estas tienen que ser analizadas buscando diferencias en la relación al procedimiento establecido, así el auditor podrá definir la causa que origina alguna deficiencia así se tendrá conformado el hallazgo.

Este enfoque es análogo al que se usa en la de auditoría financiera cuando se presenta los objetivos de la auditoria vinculadas con operaciones y saldos que están relacionados con las afirmaciones de la dirección combinado con un enfoque de proceso a las actividades de gestión de entidad.

Las afirmaciones se clasifican en cinco categorías:

1. Existencia u ocurrencia: existencia se refiere a si los activos, obligaciones y capital incluido en el balance general de hecho existieron en la fecha del mismo. Ocurrencia es si las operaciones registradas incluidas en los estados financieros ocurrieron de hecho en el periodo contable.
2.  Integridad: indica que se incluyan todas las operaciones y cuentas que deberían presentarse en los estados financieros.
3. Valoración o asignación: se refiere si los activos los pasivos, capital y cuentas de ingresos y gastos se han incluidos en los estados financieros con los montos adecuados.
4. Derechos y obligaciones: se relaciona con el hecho de si los activos son derechos de la entidad y si los pasivos son obligaciones de la entidad en determinada fecha.
5. Presentación y divulgación: indica que los componentes de los estados financieros están combinados o separados, descritos y divulgados de forma adecuada.

1. Matrices de los criterios de las adquisiciones y contrataciones.

1. Etapas o subprocesos:

Las entidades debe cumplir metas por las que a sido creadas para ello tiene la necesidad de adquirir bienes, servicios o obras para cumplir su mandato. Ya definidos sus requerimientos tiene que organizar sus adquisiciones para si darse cuenta si dentro de las funciones del área respectiva puede lograr lo que se propone o tiene la necesidad de conformar comités especiales. Estos comités son los encargados de  formular las bases y la convocatoria después de obtener las especificaciones del bien o servicio. En las convocatorias lo que logran es atraer la mayor cantidad de ofertantes validos por lo que se debe hacer una evaluación de los postores y así otorgar la buena pro al que haya sido favorecido después de todo un proceso de selección.

Finalmente se debe suscribir el contrato estableciendo el vinculo que une al contratista con la entidad este debe ser hasta la fecha que culmina la obra.

1. Sub-etapas:

A cada una de las etapas se la a designado sus afirmaciones de eficacia, eficiencia y economía.

Tenemos las siguientes fases de la adquisición:

• Necesidad de adquirir: se debe tener en cuenta la definición de los objetivos, disposición de los recursos presupuestales, la identificación de las necesidades y el plan anual de las adquisiciones y contrataciones.
• Organización de las adquisiciones: se debe asignar las responsabilidades, organizar y coordinación de los procesos de selección y por último llevar un libro de actas y expedientes de contratación.
• Bases y convocatoria: la elaboración y aprobación de las bases, estas convocatorias se deben difundir y la integración de estas.
• Evaluación de propuestas y otorgamiento de la buena pro: Evaluación de las propuestas, adjudicación de la buena pro y exoneración de procesos.
• Suscripción del contrato: se tiene en cuenta las acciones previstas a la suscripción del contrato, una definición clara de los términos del contrato y su respectiva firma.

1. Actividades:

A cada sub-etapa se le a designado una serie de actividades. A cada actividad se le a aplicado un criterio de eficiencia, eficacia, economía y legalidad. Estas actividades tienen sus respectivos documentos a revisar.

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