Auditoria

1. Área de Tesorería

El departamento de Tesorería es la unidad orgánica encargada programar, coordinar y ejecutar la administración de los recursos financieros de la empresa. La actividad de tesorería juega un papel fundamental en la administración eficiente de los recursos financieros, ella es la parte de las finanzas que se dedica al estudio, gestión y control del efectivo. El departamento de tesorería de una empresa abarca áreas tales como:

La presupuestación: es la parte de la tesorería encargada de la proyección del efectivo jugando el rol protagónico el presupuesto de efectivo.

La gestión de circulante: abarca las políticas y estrategias del activo circulante en general, así como la concepción y determinación de las entradas y salidas de efectivo, la necesidad de la determinación de un saldo óptimo y el control de lo que se presupuestó. Es un concepto amplio que incluye la gestión de la liquidez y que converge necesariamente con el estudio del efectivo por referirse también a la actividad operativa de la empresa.

La gestión de la liquidez: se refiere al uso racional del efectivo y tiene entre sus objetivos:

- No mantener saldos ociosos. Efectuar los pagos a tiempo.

- Evitar trabajar con tasas de interés y tasas de cambio desfavorables

Funciones del departamento de Tesorería:

a) Organiza y ejecuta una adecuada gestión de las cuentas bancarias de la empresa.

b) Reporta oportunamente los ingresos diarios y custodia los valores de la empresa.

c) Realiza conciliaciones bancarias para la conformación de saldos.

d) Realiza arqueos a las cajas recaudadoras de la empresa, de acuerdo a las normas de contabilidad y tesorería vigentes.

e) Lleva una adecuada administración e información de la administración de bancos, pagos en efectivo, depósitos en cuenta, saldos y fondo fijo.

Elementos

• Efectivo o documentos de cobro inmediato para depósito como: giros bancarios, cheques, etc.

• Fondos fijos de caja (“caja chica”)

Cheques emitidos y mantenidos por la empresa para su entrega a los beneficiarios.

• Saldos mantenidos en bancos: cuenta de ahorros, cuenta corriente y depósitos a plazo fijo.

• Fondos sujetos a restricción

2. Auditoria al Área de Tesorería

Objetivos:

a) Comprobar que los fondos sean auténticos

b) Determinar si efectivamente se incluyen en este rubro del balance, todos los fondos que existen propiedad de la empresa.

c) Determinar si estos fondos son realmente disponibles y sin restricción alguna.

d) Determinar si las divisas extrajeras están adecuadamente valuadas.

e) Verificar su adecuada presentación como primer rubro del activo circulante dentro del balance, así como que contenga la suficiente información en casos de restricciones a su disponibilidad y de existencias importantes en moneda extranjera.

2.1 Control Interno al área de Tesorería

Evaluación del Control Interno:

El equipo de auditoria debe brindar especial atención a los procedimientos de control establecidos con el objeto de asegurar integridad, validez y exactitud de los fondos.

A. Verificar la adecuada segregación de funciones:

• Los empleados que manejan dinero en efectivo, deben tener supervisión continua por persona responsable y se debe realizar arqueos sorpresivos.

• Los empleados que manejan fondos no deben tener acceso a los registros contables y libros auxiliares relaciones con el manejo de fondos.

B. Comprobar el adecuado control sobre la captación de ingresos diarios:

• Verificar la segregación de funciones entre los empleados que realizan cobros (tesorería) y empleados que emitan recibos de ingresos.

• Comprobar si se elabora un reporte diario de ingresos emitidos y los ingresos recibidos por caja y si los reportes por caja coinciden con el depósito a bancos.

C. Verificar el adecuado control sobre la emisión de cheques y/o salidas diarias de efectivo: Comprobar, si previamente a la emisión de cheques se realiza control previo de la compra o servicio que se paga, mediante la revisión de los documentos sustentatorios, autorizaciones efectuados, conformidad de la recepción de los bienes o servicios.

D. Verificar si los comprobantes de pago están debidamente autorizados, firmados, sellados y sustentados.

E. En cuanto a los talonarios de cheques, estos deben estar custodiados por personas responsables y afianzadas.

F. Los cheques anulados deben ser parcialmente destruidos, guardando en el talón la numeración del cheque que justifique dicha anulación.

G. Comprobar la elaboración periódica de las conciliaciones bancarias.

H. Comprobar el control establecido para la recepción de dinero en efectivo.

I. Respecto a los sobre giros bancarios, verificar si existen adecuada autorización.

J. Fondo para Pagos en Efectivo (Fondo Fijo): Deberá verificar la razón de la existencia del FPPE y que su destino sea para efectuar gastos menores y urgentes, además deberá contar con la autorización respectiva y la designación de la persona encargada así como el monto máximo por cada gasto.

K. Fianzas: El manejo de fondos y/o cheques requiere estar afianzado.

L. Firmas Mancomunadas: Los cheques deben ser expedidos siempre con dos firmas.

LL. Firmas Autorizadas: A través de la Alta Gerencia de Finanzas y funcionarios responsables se autorizan las firmas.

O. Depósitos Diarios: Lo recaudado y otros tipos

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