Auditorias

Auditorías Internas

1.OBJETIVO

Adquirir conocimientos prácticos y actualizados para involucrarlos en la ejecución de las Auditorías Internas a los sistemas de calidad certificados bajo la norma ISO 9001 y a los laboratorios acreditados mediante la Norma NTC ISO 17025, y que permita generarse valor agregado a los Sistemas desde la presentación de informes de auditorías con claros elementos que oriente el mejoramiento continuo en los procesos verificados en EPM, así mismo, la adquisición de conocimiento y aplicación de los formatos que actualmente referencia el procedimiento corporativo, que garantice el apoyo en el trabajo que constituyen los equipos de auditoría que revisarán los sistemas de calidad implantados.

2. CONCEPTO DE AUDITORIA

Una auditoría es una revisión independiente realizada para comparar algún aspecto del desempeño con un estándar. El término “independiente” es crítico y se usa en el sentido de que el auditor no es la persona responsable del desempeño que se está revisando ni es el jefe inmediato de ese funcionario. Una auditoría independiente proporciona un panorama no sesgado del desempeño.

3. ¿CÓMO GENERAR VALOR AGREGADO EN LA AUDITORÍA?

Se debe presentar la auditoria como un proceso sistemático, independiente y documentado, que está garantizando el dinamismo y el mantenimiento de los sistemas de gestión. La auditoría interna es quizás la principal herramienta que tienen las organizaciones para retroalimentar el desempeño de sus Sistemas de Gestión, así mismo, las normas de referencia por ser normas genéricas son difícil de auditar. La auditoría se debe enfocar en agregar valor, así:

- Debe verificar las mediciones de las mejoras y de la eficacia del SG.

- - Identificación de los procesos.

- - Entendimiento del enfoque por procesos.

- - Auditar los procesos de la alta dirección.

- - Definición del alcance de la certificación.

- - Auditoría de la competencia del personal y de las acciones adoptadas.

- -Auditoria de los requisitos estatutarios y reglamentarios, política y objetivos de calidad.

- - Control de los dispositivos de monitoreo y medición.

- - Uso eficaz de la Norma.

- - Procesos de retroalimentación del cliente.

- - Documentación y soporte de una no conformidad.

- - Revisión y cierre de una no conformidad.

- -Auditoría de acciones preventivas.

4. LAS PREGUNTAS MÁS FRECUENTES

¿Por qué existe la necesidad de una norma integrada para guiar la ad-ministración de auditorías y calificación de auditores?

Por una demanda de los usuarios de los sistemas de gestión, medio ambiente, y seguridad y salud ocupacional (sistemas integrados)

Con el fin de facilitar el uso y unificar conceptos.

Porque el proceso de auditoría es una "metodología" común.

Para mejorar los procesos de auditoría

Las organizaciones utilizan las auditorías para evaluar su propio desempeño del sistema de gestión, o el desempeño de sus proveedores, distribuidores autorizados, agentes y otros. Las entidades certificadoras las usan para evaluar el desempeño de las organizaciones a las que se va a expedir una certificación de tercera parte.

Auditoría de primera parte

La realizan miembros de la misma organización o personas “externas” a nombre la organización; en otras palabras, el cliente es la misma organización. Básicamente esta auditoría proporciona información para evaluar la gestión y el mejoramiento.

Auditoría de segunda parte

Se basa en un contrato y es realizada por un cliente de la organización. Permite o proporciona confianza al cliente en la organización auditada (proveedor).

Auditoría de tercera parte

Se realiza para obtener una certificación y es realizada por organismos independientes de certificación. Proporciona confianza a los clientes potenciales. Las auditorías de segunda y tercera se denominan también “externas” y pueden brindar un mayor grado de objetividad desde el punto de vista del cliente.

Auditoría interna

Es una auditoría planeada y ejecutada por la organización (fabricante) con el objeto de verificar la implantación y evaluar el cumplimiento del sistema de gestión.

ALCANCE DE LA AUDITORIA

La auditoría realizada al sistema de gestión de una organización puede cubrir diferentes áreas, aspectos o procesos de ella. Por eso es importante, antes de ejecutar la auditoría, definir el alcance de la misma. Este se puede establecer de acuerdo a distintos criterios.

Unidades organizacionales:

En compañías grandes, existen varios niveles de organización, cada uno con misiones específicas asignadas: oficinas corporativas, divisiones operativas, plantas, entre otras. En estas compañías es común usar equipos múltiples de auditores, cada uno de los cuales se ocupa de una unidad organizacional específica.

Líneas de proceso:

En este caso, las auditorías evalúan los aspectos de la gestión de las líneas de procesos específicas, desde el diseño hasta la entrega del producto terminado.

Requisitos del sistema de gestión:

Aquí, las auditorías están dirigidas a los aspectos de la gestión de varios segmentos del enfoque global sistemático hacia la gestión como el diseño, las compras, el control de los procesos, entre otros.

Plan de auditoría

Para conducir profesionalmente una auditoría es necesario planificar la. El plan de auditoría será elaborado por el auditor líder en acuerdo con los otros miembros del equipo auditor. Dicho plan deberá contener:

Objetivos y alcance de la auditoría.

Identificación de los funcionarios y las áreas a ser auditadas.

Documentos de referencia (norma de referencia a aplicar, manuales, otros documentos).

Identificación del equipo auditor, especificando quien es el auditor líder.

Fecha, lugar y horarios de las diferentes actividades de auditoría (reuniones, entrevistas, visitas de campo, etc.)

Implementos de seguridad o logística necesarios para tal fin.

El recurso de tiempo tanto para auditores como auditados con especial cuidado en productos o procesos estacionarios.

Recursos de transporte, logística, incluyendo la necesidad de guías e incluso de un espacio privado para la deliberación del equipo auditor.

Preparación de la Auditoria

La preparación de la auditoría, son las diferentes actividades realizadas entre la elaboración del Plan de auditoría y la reunión de apertura, estas actividades son:

El auditor líder debe encargarse de escoger el equipo de auditores con base a su calificación técnica ante los auditados y los procesos.

La lectura por los auditores de los procedimientos y documentos relacionados con los procesos y las personas a auditar.

La preparación de las listas de chequeo o verificación.

La comunicación formal (notificación) unos días antes a las personas de los procesos a auditar.

Objetivo de la auditoría

Para “romper el hielo” y facilitar la ejecución de la auditoría es importante que se defina muy bien el objetivo de la auditoría. El auditor líder explicará a los auditados el alcance de la auditoría y cómo ésta se llevará a cabo.

ANALISIS DE REGISTROS

Los registros son una de las evidencias más importantes de la implementación del sistema de gestión. Para el análisis de los registros es necesario tener en cuenta la periodicidad con la que ellos se generan. Los registros de mucha frecuencia de realización (informes de inspección y control en el proceso, pedidos, órdenes de compras, etc.)deben consultarse de fecha reciente para tener una información más cercana de cómo está operando el sistema. En el análisis de los registros se debe observar si la información contenida en ellos sí corresponde a los requerimientos descritos en la norma de referencia y en los procedimientos internos, y si ellos evidencian que las actividades sí se están llevando a cabo tal y como está descrito en dichos procedimientos. Como criterio de muestreo para el análisis de documentos y registros se debe tener presente la probabilidad estadística de encontrar una no conformidad (si ella existe) a través de la revisión documental.

OBSERVACIONES EN EL TERRENO

La última vía para recolectar evidencias es la observación en el sitio de trabajo. Se deben confrontar las instrucciones y los procedimientos con las condiciones de operación en el momento de la visita. En algunos tipos de empresa puede ser conveniente revisar las condiciones de seguridad industrial e higiene (por ejemplo, en la industria de alimentos y bebidas), si hay equipos dañados, el ritmo de actividad, estado de almacenes, ubicación de las instrucciones de trabajo, etc. Es fundamental en la implementación de esta técnica la identificación y el seguimiento de los procesos de gestión tal y como se describe en el manual del sistema de gestión y en los diferentes documentos proporcionados.

OBSERVACIONES DE LA AUDITORIA

Todas las observaciones de la auditoría se deben dejar documentadas en la lista de verificación o en el formato que para tal efecto haya dispuesto el equipo auditor. Estas observaciones deben ser puestas a consideración de todo el equipo auditor para determinar si ellas constituyen o no una no conformidad o si se trata de una situación que potencialmente podría generar una no conformidad.

Siempre se

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