Ausencia de documentos de circularizaciòn periódica de saldos

FABRICA NACIONAL DE ALAMBRES Y CLAVOS “FANAC “S.A.

HALLAZGOS: "Ausencia de documentos de circularizaciòn periódica de saldos"

CONCEPTO

OBSERVACION

Ausencia de documentos específicamente de circularizacion periódica de saldos

Documentación correspondiente.

Disminución en las garantías sin ejecución de protesto, clasificación de crédito y otros de similar naturaleza.

No adecuada documentación de carpetas de antecedentes de los clientes.

Se ha determinado la ausencia de documentos de antecedentes de los clientes.

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HALLAZGOS: " Créditos Autorizados y Concedidos a clientes "

CONCEPTO

OBSERVACION

Créditos autorizados y concedidos a clientes que incumplieron sus obligaciones, siendo estos los siguientes: Ferretería Cochabamba y el Clavo de Oro.

Incumplimiento de normas y políticas de crédito.

Aumento en las cuentas por cobrar, a causa de clientes morosas.

Incumplimiento de las normas normas y políticas para otorgar créditos.

Se ha determinado créditos autorizados a clientes que incumplieron las normas y políticas de crédito.

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HALLAZGOS: "Sistema de registros de operaciones Incompleto"

CONCEPTO

OBSERVACION

Sistema de registración de sus operaciones semi computarizado e incompleto.

Sistema de registros de operaciones Incompleto.

No practica para elaborar balances tanto mensuales como anuales de sus operaciones.

Inadecuado sistema, no computarizado completamente para las operaciones de la empresa.

Se ha determinado un inadecuado, inconcluso y semi computarizado de sistema de registros de operaciones.

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HALLAZGOS: "Archivo Clasificado de Clientes"

CONCEPTO

OBSERVACION

La División de Crédito y Cobranzas no cuenta con un archivo clasificado de clientes

Falta de de clasificación de archivos.

Otorgación de créditos a clientes que cumplen clasificados como morosos.

Ausencia de normas para la adecuada clasificación de clientes.

Se ha determinado la no existencia de un archivo clasificatorio de clientes, por la ausencia de normas para tal asunto.

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HALLAZGOS: "Devoluciones de Clientes"

CONCEPTO

OBSERVACION

Devoluciones que efectuaron los clientes, por el rechazo de su crédito.

Despachos de Productos.

Erogación de Bs. 76.971 por concepto de pago a peones y transporte.

Inadecuado despacho de productos, y rechazo de créditos a los clientes.

Se ha determinado la devolución de productos, a causa de rechazo de crédito y el despacho de los mismos.

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HALLAZGOS: "Almacenaje de Materia Prima"

CONCEPTO

OBSERVACION

Dificultad para el almacenaje de Materia Prima.

Galpón de almacenaje pequeño.

Contratación de un galpón $US 1.500 mensuales que está ubicado a 100 metros de la planta.

Capacidad de Almacenes de la planta inadecuados para grandes cantidades.

Se ha determinado la dificultad de almacenaje de materia prima, por incapacidad de almacenaje en la planta.

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HALLAZGOS: "Proveedores"

CONCEPTO

OBSERVACION

Se cuenta únicamente con las informaciones de proveedores de fuentes tradicionales.

Poca información de proveedores.

Demoras en la entrega de materia prima, incremento substancial del costo de la materia prima.

No conocimiento de proveedores extranjeros, y cercanos a nuestras instalaciones.

Se ha determinado información únicamente de proveedores tradicionales, y no cercanos a nuestras instalaciones.

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HALLAZGOS: "Índices de Producción "

CONCEPTO

OBSERVACION

Índices de Producción fijados sobre la base de la experiencia y criterio de los encargados de producción.

Falta de procedimientos o estándares de producción.

Disminución en la producción y poca competitividad, por falta de procedimientos o estándares técnicos de empresas similares.

No aplicación de estándares o técnicas de la competencia, para una buena producción.

Se ha determinado la utilización de índices de producción en base a la experiencia y no a técnicas de empresas similares a la nuestra.

NECESIDAD DE IMLEMENTAR NORMAS PARA OTORGAR CRÉDITOS

CONCLUSIONES

No fue proporcionado por la empresa información suficiente y necesaria donde realizar el trabajo de auditoría.

De la información otorgada los hallazgos que se pueden señalar son:

Fatal de base de datos para el control pertinente de deudores morosos para la Entidad a causa de la ausencia de normas, reglas y falta de control adecuado en el otorgamiento de créditos.

RECOMENDACIONES

Se deberá mejorar el control de los créditos y determinar mediante reglas y normas los niveles de créditos máximos a otorgar, para evitar tener inmovilizados los recursos financieros y para evitar pasivos como es el caso de la deuda a proveedores y o cuentas incobrables. También se puede evitar seguir dando créditos a clientes morosos.

Así también se recomienda tener una base de datos con datos de los clientes que adeuden a la empresa y poder realizar un seguimiento adecuado a los mismos.

COMENTARIO DE LOS RESPONSABLES

Se presentó las conclusiones y recomendaciones al presidente de la compañía el mismo que aceptó nuestras conclusiones y recomendaciones.

NECESIDADES DE MEJORA EN LA ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL

CONCLUSIONES

Se ha determinado que los procedimientos de la empresa tienen para dar fluidez a su funcionamiento (compras, ventas, contratación de personal, etc) pero estos siempre han quedado al juicio del gerente respectivo. Esto ha originado que en caso de existir cambio de algún gerente, este imponga un nuevo estilo que cambie los procedimientos, creando confusión en el personal subordinado.

RECOMENDACIONES

Se deberá mejorar la organización de la empresa, asignando funciones bien definidas a cada uno de los departamentos de la organización, así como aclarar las posiciones de gerentes, subgerentes, asistentes, supervisores, etc. Todo esto señalado en un respectivo organigrama y Manual de funciones por departamentos.

COMENTARIO DE LOS RESPONSABLES

El algunas entrevistas con supervisores de producción, contabilidad y ventas, estos presentaron quejas, sobre responsabilidades que se les exige y que no son de sus áreas.

NECESIDADES DE BRINDAR INFORMACIÓN Y REALIZAR COMPARACIONES MENSUALES

CONCLUSIONES

El hecho de que solo el presidente de la compañía reciba el legajo de los Estados Financieros es desfavorable para la Entidad, ya que con esta discreción solo el director sabe lo que quiere que hagan sus empleados, en tanto los demás lo desconocen y sin dirección alguna realizan sus funciones, complementado a este punto se observó que la información obtenida no se compara con nada, ni se incluye ninguna explicación y que solo anualmente se comparan los estados financieros con el presupuesto

RECOMENDACIONES

Pese que al parecer el legajo de los estados financieros sea información confidencial o exclusiva, se debe compartir con los gerentes esto para que conozcan la situación, los objetivos, las metas del ente, es decir a dónde quiere llegar la Empresa, como también se debe realizar comparaciones de los estados financieros mínimamente de manera trimestral

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