Circularizacion De Saldos

CIRCULARIZACION DE SALDOS

Definición

Es una técnica de investigación empleada por un auditor durante su revisión de Estados Financieros, que tiene como propósito obtener evidencia de terceros sobre la veracidad de las cifras examinadas. Su importancia radica en la naturaleza de la evidencia recolectada, ya que la misma queda fuera de cualquier manipulación o tergiversación sea intencional o no por parte de la administración del negocio sujeto a revisión.

De acuerdo a las circunstancias particulares del trabajo de auditoria y a los saldos o partidas de los Estados Financieros que el auditor considera verificar por medio de confirmaciones a terceros, la circularizacion de saldos se aplica con mas frecuencia a saldos de cuentas y algunas veces a transacciones o hechos que no tienen que ver directamente con los registros contables de la empresa auditada.

Procedimientos de confirmación externa para obtener evidencia de Auditoria (NIA 505)

La NIA 500 menciona que la confiabilidad de la evidencia de Auditoria es influenciada por su fuente y por su naturaleza y depende de las circunstancias individuales bajo las que se obtiene.

- La evidencia de Auditoria es más confiable cuando se obtiene de fuentes independientes fuera de la entidad.

- La evidencia de Auditoria que obtiene directamente el auditor es mas confiable, que la evidencia que se obtiene indirectamente o por inferencia.

- La evidencia de Auditoria es mas confiable cuando existe en forma documental, ya sea en papel, o en forma electrónica u otro medio.

CLASIFICACION DE LA CIRCULARIZACION DE SALDOS SEGÚN LA NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA

De acuerdo a la naturaleza de la información solicitada a terceros, la circularizacion de saldos puede ser clasificada de la siguiente manera:

- De disponibilidad bancaria

- De cuentas por cobrar – clientes

- De cuentas por pagar – proveedores

- De prestamos bancarios

- De bienes arrendados

- De contratos en general

- Circularizaciones especiales

De Disponibilidad Bancaria

La confirmación de disponibilidad bancaria tiene como objeto, corroborar la información proporcionada por el cliente en cuanto a los saldos de depósitos en instituciones bancarias y financieras en general (depósitos monetarios, de ahorros, especiales, etc.) a favor de la compañía bajo revisión, que usualmente se le presentan al auditor en el Balance General bajo el rubro de “Caja y Bancos” a determinada fecha. La importancia de esta circularizacion radica en los montos confirmados.

De Cuentas por Cobrar – Clientes

La circularizacion de las cuentas por cobrar se realiza para verificar la existencia de los saldos de la cartera presentada por la compañía auditada y forma parte de los procedimientos obligatorios que un auditor debe efectuar en la revisión de Estados Financieros.

Además de estudiar la antigüedad de las partidas a ser circularizadas para determinar su recuperabilidad, los resultados de la circularizacion de saldos siempre deben ser acompañados del estudio de los controles claves aplicables a las cuentas por cobrar como lo son:

a) Que haya una política definida de créditos así como de rebajas y devoluciones.

b) Que los limites de crédito y descuentos sean autorizados por un funcionario responsable, tomando como base la solvencia económica del cliente para respaldo al crédito concedido.

c) Que durante el proceso de facturación y ventas exista evidencia de:-Que los pedidos del cliente sean comparados con los limites de crédito y existencia de

Inventarios

- Que los despachos de mercadería en la medida de lo posible, se hagan con base a

los pedidos de clientes ya autorizados.

- Que exista evidencia de que el cliente realmente haya recibido el producto.

- Que la facturación se haga con base a la orden de despacho o envío.

- Que los precios facturados sean los autorizados-

- Que haya una adecuada segregación de funciones entre las personas que

Intervienen las ventas, créditos y cobranzas.

Existen varios criterios establecidos para la circularizacion de las cuentas por cobrar, entre los cuales cabe mencionar los siguientes:

a) De acuerdo al monto de los saldos de la cartera-

b) Según las estratificaciones de las cuentas por cobrar (corto, mediano o largo plazo;

nacionales o extranjeras; distribuidores, supermercados o tiendas; etc.)

De acuerdo al monto de los saldos de la cartera.

Este es uno de los criterios mas utilizados por el auditor durante la confirmación de las cuentas por cobrar, ya que el mismo permite obtener una cobertura razonable de los saldos en cartera.

Circularizaciones Especiales

Entre las circularizaciones especiales que el auditor independiente realiza como parte de sus pruebas se encuentra las cartas a los abogados de la compañía auditada. Tienen como objeto conocer de litigios o contingencias que la compañía posea y que puedan influir positiva o negativamente en los Estados Financieros sujetos a revisión.

Además el auditor puede realizar circularizaciones especiales que le ayuden a conocer mejor la situación de anticipos entregados o recibidos a cuenta de futuras compras o prestación de servicio, por el pago de dividendos, condiciones de crédito pactadas con clientes y proveedores en especial, renegociación de deudas tanto dentro como fuera del territorio nacional, etc.

Negativa de la administración a permitir que el auditor envíe una solicitud de confirmación NIA 505)

Una negativa de la administración a permitir que el auditor envíe una solicitud de confirmación es una limitación sobre la evidencia de auditoria que pueda desear obtener el auditor, por lo tanto se requiere que el auditor investigue en cuanto a las razones para la limitación.

Resultados de los procedimientos de confirmación externa

La NIA 500 indica que aun cuando se obtenga evidencia de auditoria de fuentes externas a la entidad, pueden existir circunstancias que afecten su confiabilidad. Todas las respuestas tienen algún riesgo de intercepción, alteración o fraude. Este riesgo existe sin importar si se obtiene la respuesta en papel o en forma electrónica u otro medio. Los factores que pueden indicar duda sobre la confiabilidad de una respuesta incluye que:

- La recibió el auditor indirectamente o,

- Parecía no venir de la parte confirmante que originalmente se paneo.

Confirmaciones negativas

El dejar de recibir una respuesta a una confirmación negativa no indica explícitamente el recibo por la presunta parte confirmante de la solicitud de confirmación o verificación de la exactitud de la información contenida en la solicitud. En consecuencia la falta de respuesta de una parte confirmante a una solicitud de confirmación negativa de evidencia de auditoria bastante menos persuasiva que una respuesta a una solicitud de confirmación positiva. Puede también ser más probable que las partes confirmantes respondan indicando su desacuerdo con una solicitud de confirmación cuando la información en la solicitud no es a su favor, menos probable responder si es de otro modo.

Confirmación Positiva

El método de circularizacion por medio de confirmaciones positivas es comúnmente utilizado por el auditor independiente debido a que el mismo trata de satisfacerse sobre la razonabilidad de los saldos de las cuentas por cobrar.

Este método consiste en enviar la solicitud requiriendo respuesta al saldo confirmado se este o no de acuerdo con el mismo.

Ventajas

a) Permite al auditor conocer el numero de respuestas que han sido obtenidas del total de

las confirmaciones enviadas, independientemente si la respuesta de cada una de ellas

indican estar o no de acuerdo con los saldos confirmados.

b) El auditor puede enviar una segunda solicitud de confirmación por los saldos no

confirmados, a modo de obtener la mayor información posible de terceros.

c) Identifica los porcentajes confirmados conformes, no conformes y sin respuesta.

d) Permite obtener evidencia suficiente al contar con un mayor numero de respuesta.

Desventajas

a) Debido a que se solicita confirmación del saldo se este o no de acuerdo con el mismo,

es mas prolongado el tiempo en obtener las respuestas ya que por lo general la empre

presa confirmada le da mayor importancia al saldo cuando el mismo no es igual al regis

trado por su contabilidad.

b) Mayor tiempo de trabajo en la tabulación de los datos separando las respuestas que in

dican estar de acuerdo con el saldo confirmado, de las que no lo están.

Estado de Cuenta Periódica

Son utilizados por los auditores internos para verificar el registro correcto de las principales operaciones con proveedores y clientes de una empresa y poder identificar discrepancias y observaciones sobre cargos y créditos efectuados a cuanta en forma oportuna.

En caso que un auditor externo no consiga respuesta a su confirmación de saldos con rapidez, puede utilizar la ultima respuesta del estado de cuenta de la persona o empresa que no pudo confirmar la cual podrá sustentar en forma provisional o definitiva sus papeles de trabajo siempre que se justifique la causa por la

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