Circularizacion De Saldos

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RESOLUCIÓN RECTORAL 23743

Febrero 14 de 2007

Por medio de la cual se reglamenta la gestión, trámite, cobro, recaudo y provisión de la cartera de la Universidad de Antioquia.

EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias, en especial las que le confiere el artículo 42 literales b, h y ll del Acuerdo Superior número 1 de 1994 (Estatuto General), y

CONSIDERANDO

1. Que el literal b del artículo 42 del Estatuto General de la Universidad de Antioquia, establece como función del rector: “adoptar procedimientos apropiados de planeación, programación, dirección, ejecución, evaluación y control de las actividades de la institución”.

2. Que el literal h del artículo 42 del Estatuto General de la Universidad de Antioquia, establece como función del rector: “Cumplir y hacer cumplir las normas constitucionales, legales, estatutarias y reglamentarias vigentes”.

3. Que el literal ll del artículo 42 del Estatuto General de la Universidad de Antioquia, establece como función del rector: “Procurar la adecuada recaudación, administración e inversión de los bienes y rentas de la Universidad”.

4. Que para dar cumplimiento a las normas precitadas, y dada la especificidad y complejidad de la Universidad de Antioquia, es necesario establecer las responsabilidades de los servidores públicos competentes de las unidades académicas y administrativas, con respecto a la gestión, trámite, cobro, recaudo y provisión de las acreencias a favor de la Universidad.

5. Que para ser eficaces en el cumplimiento del anterior considerando, es necesario establecer políticas y procedimientos claros y precisos para el cobro de la cartera institucional y para el cálculo de las provisiones necesarias por concepto de deudas de difícil recaudo.

RESUELVE

CAPÍTULO I

GENERALIDADES

ARTÍCULO 1º. Definiciones. La cartera de la Universidad de Antioquia se constituye por todas aquellas cuentas por cobrar que confieren derechos a reclamar efectivo u otros bienes de terceros, como consecuencia de la venta de los distintos bienes o servicios que ésta ofrece en virtud de la ejecución de cualquiera de los macroproyectos que lleva a cabo, bien sea docente, investigativo o de extensión; y también la originada en obligaciones legales a favor de la Universidad, como es el caso de las cuotas partes jubilatorias, que se generan en los períodos laborados sucesiva o alternativamente por los servidores públicos de la entidad a distintas instituciones de Derecho Público del Orden Nacional o Territorial, descentralizadas territorialmente o por servicios, que se acumulan para el cómputo del tiempo requerido para la pensión que le corresponde reconocer a la Universidad.

ARTÍCULO 2º. Políticas y Procedimientos. Son políticas generales del recaudo de la cartera de la Universidad, las siguientes:

a. Operaciones crediticias: Las transacciones y operaciones financieras, comerciales, económicas y sociales que se adelanten en la institución, deberán tener siempre como marco de referencia la misión perseguida por la Universidad de Antioquia, esto es, desarrollar el servicio público de la Educación Superior delineado desde la Constitución Política con criterios de excelencia académica, ética y responsabilidad social.

b. Cultura del buen pago: El proceso de cobranza estará orientado a crear una cultura de buen pago en aquellos a quienes la Universidad ofrezca sus servicios. En esta medida será posible tener un flujo de caja eficiente que le permita a la Universidad cumplir con sus obligaciones.

c. Acuerdos o convenios de pago: El proceso de recaudo estará orientado a conocer de manera oportuna las dificultades del deudor, que de considerarse pertinentes permitan consolidar acuerdos de pago convenientes para las partes. Para ello será necesario establecer una adecuada base de datos de todos los deudores que permita su actualización permanente, que deberá partir principalmente del análisis de la capacidad de endeudamiento del usuario.

d. Estados de cuenta: La Universidad deberá contar con herramientas o mecanismos que permitan informar de manera oportuna a los clientes acerca del estado de sus acreencias para con la Institución, el concepto y valor de sus saldos, y la mora en la cancelación de sus obligaciones pendientes.

e. Responsabilidad del proceso de gestión de la cartera: La gestión de trámite y cobro de la cartera deberá ser asumido por todas las dependencias universitarias en las cuales se generen cuentas por cobrar a favor de la institución por concepto de la venta de bienes o servicios correspondientes a actividades de extensión, docencia e investigación. Dicha gestión deberá estar adecuadamente documentada por los funcionarios responsables en cada dependencia.

f. Documentos soporte: Se entienden por documentos soporte: Contratos, convenios, facturas, cuentas de cobro, pagarés y/o documentos equivalentes que presten mérito ejecutivo.

Como complemento del proceso de gestión de la cartera están los documentos de carácter administrativo de origen interno o externo, impresos en medio magnético o electrónico, tales como listados, relaciones, estados de cuenta, requerimientos, certificaciones, confirmaciones o circularizaciones, comprobantes de ingreso, comprobantes de ajuste, comunicaciones, actas, informes administrativos, entre otros.

g. Dependencias involucradas con los procesos de área de cartera: Las dependencias académicas o administrativas que de una u otra forma tengan relación con el proceso de gestión de cobro, recaudo y registro de la cartera institucional, en especial, las secciones de Contabilidad y de tesorería, las áreas de cartera y de conciliación bancaria, y las unidades académicas, deben efectuar cruces de información entre sí, con el propósito de determinar las diferencias y el origen de las mismas (conciliación), y los saldos reales adeudados a los clientes.

h. Registros: Todas las transacciones que representen derechos a favor de la Universidad como

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