Circularizacion De Saldos

CIRCULARIZACIÓN DE SALDOS

1. DEFINICIÓN GENERAL

Procedimiento de Auditoría que tiene por objeto confirmar, verificar, así como la corrección (ajuste de saldos), de la información registrada en el ente auditado, mediante la obtención de un testimonio por escrito (circular), directamente de una tercera parte.

Este procedimiento se caracteriza por la independencia de la fuente que proporciona la información. Se utiliza principalmente en la Auditoría de Estados Financieros.

2. ÁREAS EN QUE SE REALIZA

En forma regular las empresas deben de circularizar las cuentas por cobrar, principalmente a los clientes, deudores, así como los saldos bancarios, inversiones, etc., También las cuentas por pagar: proveedores, acreedores, préstamos de importancia relativa, etc., es decir obtener un estado verídico de los saldos que integran las cuentas. Igualmente podría realizar consultas específicas cuando así lo requiera, permitiendo el control y verificación del registro de las operaciones.

3. IMPORTANCIA GENERAL

Confirmar, verificar y ajustar si son necesarios los importes de los saldos, así como también examinar y analizar la razonabilidad de los registros contables que impactan la información financiera.

4. OBJETIVO GENERAL

• Verificar la autenticidad y confiabilidad de la información proporcionada por la administración.

• Verificar la autenticidad de los saldos.

• Verificar que los importes de saldos corresponden íntegramente a la entidad y que sean razonables respecto a los importes registrados.

• Comprobar que los registros de operaciones de la entidad representen transacciones válidas, que estén determinadas adecuadamente, reconocidas, descritas y clasificadas.

• Obtener evidencia suficiente y competente, a través de este procedimiento de auditoría.

5. VENTAJAS

Permite identificar problemas o situaciones irregulares con rapidez, en vista de que los esfuerzos del auditor van dirigidos únicamente, a aquellos casos en que la respuesta a la confirmación indica discrepancia entre los registros de la empresa auditada y la confirmación.

Por lo general se reciben las respuestas inmediatamente ya que la empresa o persona confirmada, se esmera por aclarar cualquier diferencia entre sus registros y los de la empresa auditada.

Facilita el manejo de la información, pues reduce substancialmente las respuestas obtenidas.

6. DESVENTAJAS

Debido a que se solicita confirmación del saldo, se esté o no de acuerdo con el mismo, es más prolongado el tiempo en obtener las respuestas ya que por lo general la empresa o persona confirmada le da mayor importancia a la misma; cuando el saldo que se le requiere confirme, no es igual al registrado en su contabilidad.

Mayor tiempo de trabajo en la tabulación de los datos, separando las respuestas que indican estar de acuerdo con el saldo confirmado; de las que no lo están.

Estas respuestas deberán ser tabuladas y evaluadas individualmente, para que al final se llegue a obtener la cobertura en porcentajes y valores absolutos de los resultados del proceso de confirmación.

7. FACTORES A CONSIDERAR, PARA ESTABLECER EL TIPO DE CIRCULARIZACION A ENVIAR

Durante la fase de planeación del trabajo de auditoria, el auditor debe contemplar ciertos aspectos de la empresa auditada, con el propósito de identificar niveles y clases de riesgos de auditoria y los procedimientos a utilizar para poder alcanzar los objetivos del trabajo. En lo que respecta a la confirmación de saldos, el auditor debe considerar los siguientes factores para establecer el tipo de circularización a enviar:

Estudio general del negocio.

Conocimiento acumulado del cliente.

Evaluación del control interno.

Área en que se desenvuelve el negocio dentro del mercado.

Moralidad de la administración del negocio y de los sujetos a circularizar.

Características de las cuentas a circularizar.

Área geográfica y nivel cultural de los sujetos a circularizar.

Postura de la gerencia respecto a la circularizacion.

8. Las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) sobre la Circularización de Saldos

Las Normas Internacionales de Auditoría proporcionan al Auditor las bases teóricas y prácticas para la verificación y obtención de evidencia de auditoría sobre las cuentas que están afectas a la circularización de saldos.

9. ANÁLISIS DE LA NIA 500

La Evidencia de Auditoria y específicamente la Norma Internacional de Auditoria 505, la circularización de saldos como se conoce generalmente, se puede verificar montos que se muestran en los estados financieros, tales como Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar u otras cuentas. El propósito de esta NIA es establecer normas y proporcionar lineamientos sobre el uso por parte del auditor de las confirmaciones externas como un medio para obtener evidencia de auditoría. El auditor deberá determinar si el uso de confirmaciones externas es necesario para obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría para soportar ciertas aseveraciones de los estados financieros. Al tomar esta determinación, el auditor deberá considerar la importancia relativa, el nivel evaluado de riesgo inherente y de control, y cómo reducirá la evidencia de otros procedimientos de auditoría planeados el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo para las aseveraciones aplicables de los estados financieros.

La confirmación externa es el proceso de obtener y evaluar evidencia de auditoría a través de una comunicación directa de un tercero, en respuesta a una solicitud de información sobre una partida particular que afecta las aseveraciones hechas por la administración en los estados financieros. Al decidir a qué grado usar las confirmaciones externas, el auditor considera las características del entorno en que opera la entidad que está siendo auditada y la práctica de los potenciales participantes en el manejo de solicitudes de confirmación directa. Con frecuencia se usan las confirmaciones externas en relación con los saldos de cuentas y sus componentes, pero no necesitan restringirse a estas partidas. Por ejemplo, el auditor puede pedir confirmación externa de los términos de convenios o transacciones que tenga una entidad con terceros. La solicitud de confirmación se diseña para averiguar si se han hecho modificaciones al convenio, y si es así, cuáles son los detalles relevantes. Otros ejemplos de situaciones donde pueden usarse las confirmaciones externas incluyen los siguientes:

• Saldos bancarios y otra información de banqueros.

• Saldos de cuentas por cobrar.

• Existencias en poder de terceros en almacenes de depósito para procesamiento o en consignación.

• Títulos de propiedad en posesión de abogados o financieros para su salvaguarda o como valores.

• Inversiones compradas a corredores pero no entregadas a la fecha del balance.

• Préstamos de entidades financieras y particulares.

• Saldos de cuentas por pagar.

Mientras más bajo sea el nivel evaluado de riesgo inherente y de control, menos seguridad necesita el auditor de procedimientos sustantivos para formarse una conclusión sobre una aseveración de los estados financieros. Por ejemplo, una entidad puede tener un préstamo que está devolviendo de acuerdo a un calendario convenido, cuyos términos ha confirmado el auditor en años anteriores. Si el otro trabajo desarrollado por el auditor (incluyendo las pruebas de control que fueran necesarias) indica que los términos del préstamo no han cambiado y han conducido a evaluar como bajo el nivel de riesgo inherente y de control sobre el saldo vigente del préstamo, el auditor podría limitar los procedimientos sustantivos a la prueba de detalles de los pagos hechos, en vez de confirmar de nuevo el saldo directamente con el prestamista.

Las transacciones inusuales o complejas pueden asociarse con niveles más altos de riesgo inherente o de control que las transacciones sencillas. Si la entidad participa en una transacción inusual o compleja y el nivel de riesgo inherente y de control se evalúa como alto, el auditor considera el confirmar los términos de la transacción con las otras partes, además de examinar la documentación en poder de la entidad.

La NIA 500 categoriza las aseveraciones de la administración incorporadas en los estados financieros como existencia, derechos, obligaciones, ocurrencia, integridad, valuación, cuantificación, presentación y revelación. Si bien las confirmaciones externas pueden proporcionar evidencia de auditoría respecto a estas aseveraciones, la capacidad de una confirmación externa para proporcionar evidencia relevante sobre una aseveración particular de los estados financieros varía.

La confirmación externa de una cuenta por cobrar proporciona fuerte evidencia respecto a la existencia de la cuenta en una cierta fecha. La confirmación también proporciona evidencia respecto a la operación de procedimientos de corte. Sin embargo, dicha confirmación ordinariamente no proporciona toda la evidencia de auditoría necesaria respecto a la aseveración de valuación, ya que no es factible pedir al deudor que confirme información detallada relativa a su capacidad de pagar la cuenta.

De modo similar, en el caso de bienes retenidos en consignación, es probable que la confirmación externa proporcione fuerte evidencia para soportar las aseveraciones de existencia, de derechos y de obligaciones, pero no podría proporcionar evidencia que soporte la aseveración de valuación.

La relevancia de las confirmaciones externas para la auditoría de

...