Circularización De Saldos

CIRCULARIZACIÓN DE SALDOS

I. DEFINICIÓN

Procedimiento de Auditoría que tiene por objeto confirmar, verificar, así como la corrección (ajuste de saldos), de la información registrada en el ente auditado, mediante la obtención de un testimonio por escrito (circular), directamente de una tercera parte.

Este procedimiento se caracteriza por la independencia de la fuente que proporciona la información. Se utiliza principalmente en la Auditoría de Estados Financieros.

II. ÁREAS EN QUE SE REALIZA

En forma regular las firmas de auditoría deben de circularizar las cuentas por cobrar, principalmente a los clientes, deudores, así como los saldos bancarios, inversiones, etc., También las cuentas por pagar: proveedores, acreedores, préstamos de importancia relativa, etc., es decir obtener un estado verídico de los saldos que integran las cuentas. Igualmente podría realizar consultas específicas cuando así lo requiera, permitiendo el control y verificación del registro de las operaciones.

III. IMPORTANCIA

La importancia del procedimiento de circularizar saldos está en que esta permite confirmar, verificar y ajustar si es necesario los importes de los saldos, así como también examinar y analizar la razonabilidad de los registros contables que impactan la información financiera.

IV. OBJETIVOS

El Auditor debe aplicar los procedimientos de circularización de saldos para cumplir entre otros con los siguientes objetivos:

 Verificar la autenticidad y confiabilidad de la información proporcionada por la administración.

 Verificar la autenticidad de los saldos.

 Verificar que los importes de saldos corresponden íntegramente a la entidad y que sean razonables respecto a los importes registrados.

 Comprobar que los registros de operaciones de la entidad representen transacciones válidas, que estén determinadas adecuadamente, reconocidas, descritas y clasificadas.

 Obtener evidencia suficiente y competente, a través de este procedimiento de auditoría.

V. ANÁLISIS DE NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA NIA’S

La evidencia de auditoría y específicamente la Norma Internacional de Auditoria 505, la circularización de saldos como se conoce generalmente, se puede verificar montos que se muestran en los estados financieros, tales como Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar u otras cuentas. El propósito de esta NIA es establecer normas y proporcionar lineamientos sobre el uso por parte del auditor de las confirmaciones externas como un medio para obtener evidencia de auditoría.

El auditor deberá determinar si el uso de confirmaciones externas es necesario para obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría para soportar ciertas aseveraciones de los estados financieros. Al tomar esta determinación, el auditor deberá considerar la importancia relativa, el nivel evaluado de riesgo inherente y de control, y cómo reducirá la evidencia de otros procedimientos de auditoría planeados el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo para las aseveraciones aplicables de los estados financieros.

La confirmación externa es el proceso de obtener y evaluar evidencia de auditoría a través de una comunicación directa de un tercero, en respuesta a una solicitud de información sobre una partida particular que afecta las aseveraciones hechas por la administración en los estados financieros.

Con frecuencia se usan las confirmaciones externas en relación con los saldos de cuentas y sus componentes, pero no necesitan restringirse a estas partidas. Otros ejemplos de situaciones donde pueden usarse las confirmaciones externas incluyen los siguientes:

 Saldos bancarios y otra información de banqueros.

 Saldos de cuentas por cobrar.

 Existencias en poder de terceros en almacenes de depósito para procesamiento o en consignación.

 Títulos de propiedad en posesión de abogados o financieros para su salvaguarda o como valores.

 Inversiones compradas a corredores pero no entregadas a la fecha del balance.

 Préstamos de entidades financieras y particulares.

 Saldos de cuentas por pagar.

Mientras más bajo sea el nivel evaluado de riesgo inherente y de control, menos seguridad necesita el auditor de procedimientos sustantivos para formarse una conclusión sobre una aseveración de los estados financieros.

Las transacciones inusuales o complejas pueden asociarse con niveles más altos de riesgo inherente o de control que las transacciones sencillas. Si la entidad participa en una transacción inusual o compleja y el nivel de riesgo inherente y de control se evalúa como alto, el auditor considera el confirmar los términos de la transacción con las otras partes, además de examinar la documentación en poder de la entidad.

La NIA 500 categoriza las aseveraciones de la administración incorporadas en los estados financieros como existencia, derechos, obligaciones, ocurrencia, integridad, valuación, cuantificación, presentación y revelación. Si bien las confirmaciones externas pueden proporcionar evidencia de auditoría respecto a estas aseveraciones, la capacidad de una confirmación externa para proporcionar evidencia relevante sobre una aseveración particular de los estados financieros varía.

La confirmación externa de una cuenta por cobrar proporciona fuerte evidencia respecto a la existencia de la cuenta en una cierta fecha. La confirmación también proporciona evidencia respecto a la operación de procedimientos de corte. Sin embargo, dicha confirmación ordinariamente no proporciona toda la evidencia de auditoría necesaria respecto a la aseveración de valuación, ya que no es factible pedir al deudor que confirme información detallada relativa a su capacidad de pagar la cuenta.

La relevancia de las confirmaciones externas para la auditoría de una aseveración particular de los estados financieros también es afectada por el objetivo del auditor al seleccionar la información para confirmación.

Al obtener evidencia para aseveraciones a las que no se refieren en forma adecuada las confirmaciones, el auditor considere otros procedimientos de auditoría para complementar los procedimientos de confirmación o para usarse en vez de los procedimientos de confirmación.

Al diseñar la solicitud, el auditor considera las aseveraciones de que se trata y los factores que son probables que afecten la confiabilidad de las confirmaciones. Factores tales como, la forma de la solicitud de confirmación externa, experiencia previa en la auditoría o trabajos similares, la naturaleza de la información que se confirma y el presunto consultado afectan el diseño de las solicitudes, porque estos factores tienen un efecto directo sobre la confiabilidad de la evidencia obtenida mediante procedimientos de confirmación externa.

También al diseñar la solicitud, el auditor considera el tipo de información que los consultados podrán confirmar fácilmente, ya que esto puede afectar la tasa de respuestas y la naturaleza de la evidencia obtenida. Por ejemplo, los sistemas contables de ciertos participantes pueden facilitar la confirmación externa de transacciones separadas y no de saldos de toda la cuenta. Además, los participantes quizás no puedan siempre confirmar ciertos tipos de información tal como el saldo global de cuentas por cobrar, pero tal vez, puedan confirmar los montos de facturas individuales dentro del saldo total. Las solicitudes de confirmación ordinariamente incluyen autorización de la administración al consultado para que revele la información al auditor. Los participantes pueden estar más dispuestos a responder a una solicitud de confirmación que contenga autorización de la administración y, en algunos casos, quizá no puedan responder a menos que la solicitud contenga la autorización de la administración.

El auditor puede usar solicitudes de confirmación externa positiva o negativa o una combinación de ambas. Una solicitud de confirmación externa positiva pide al consultado que conteste en todos los casos al auditor, ya sea indicando el acuerdo del participantes con la información dada, o pidiendo al consultado que suministre la información. Por lo común se espera que una respuesta a una solicitud de confirmación positiva proporcione evidencia de auditoría confiable. Sin embargo, hay riesgo de que un consultado pueda contestar a la solicitud de confirmación sin verificar que la información sea correcta. Con frecuencia, el auditor no puede detectar si esto ha ocurrido. Sin embargo, el auditor puede reducir este riesgo, usando solicitudes de confirmación positivas que no declaren el monto (u otra información) en la solicitud de confirmación, sino que le pide al consultado que llene la cantidad o la otra información. Por otra parte, el uso de este tipo de solicitud de confirmación "en blanco" puede dar como resultado tasas de respuesta más bajas porque se requiere un esfuerzo adicional de parte de los consultados.

Una solicitud de confirmación externa negativa pide al consultado que conteste solo en caso de desacuerdo con la información proporcionada en la solicitud. Sin embargo, cuando no se ha recibido respuesta a la solicitud de confirmación negativa, el auditor queda consciente de que no habrá una evidencia explícita de que las presuntas terceras partes hayan recibido las solicitudes de confirmación y que verificaron que la información allí contenida es correcta.

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