COMO SE DA UNA CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

OBJETIVO:.  Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua, establecer las actividades para la identificación de riesgos y fuentes  para  la toma de acciones correctivas , preventivas y de mejora  que permitan mitigar o prevenir el problema a través de auditorias internas del sistema de la entidad y seguimientos al cumplimiento de las actividades, proceso y procedimientos .

ALCANCE:  Inicia con el programa anual de auditoria, elección del equipo auditor según el perfil y competencias, y desarrollo del procedimiento de auditoria interna, continua con  la identificación de los riesgos  su valoración y gestión  respectiva que corresponde al análisis de causas y toma de acciones preventivas, y/o correctivas y/o de mejora  y finaliza  con su posterior desarrollo, eficacia y  cierre de las mismas

                INDICADORES

1. Acciones eficaces

2. Nivel de hallazgos

TRANSFORMACIÓN O GESTION

USUARIO /ENTRADAS

CICLO:  P.H.V.A.

CLIENTES / SALIDAS

Usuario

Estado colombiano con su  normatividad

Procesos del SGC

 Definir el programa especifico de  Auditoria Interna.                  Planificar  programa de seguimiento de   actividades  en cada  proceso.  Definir el perfil del equipo Auditor.  Conocer los antecedentes y objetivos del proceso que será auditado.

Analizar la normatividad relativa al tema, leyes, decretos, resoluciones , estatutos, reglamentos , códigos, etc..

Analizar cualquier información adicional relacionada con el tema mediante entrevistas con los funcionarios responsables.

[pic 2]

  Definir el programa especifico de  Auditoria Interna. planificar  programa de seguimiento de  actividades  en cada  proceso, Definir el perfil del equipo Auditor.

  Conocer los antecedentes y objetivos del proceso que será auditado. Analizar la normatividad relativa al tema, leyes, decretos, resoluciones , estatutos, reglamentos , códigos, etc... Analizar cualquier información adicional relacionada con el tema mediante entrevistas con los funcionarios responsables.

Usuario

Estado colombiano con su  normatividad

Procesos del SGC

Verifica el Plan de Acción Correctivo  y/o Preventivo GMS-RE02.

Realiza seguimiento y control a la Matriz de Identificación, Valoración y Gestión del riesgo GMS-RE01.

Controla y verifica la realización de los registros de cada uno de los procesos..

Verifica el cumplimiento de los indicadores

en cada uno de los procesos.

Evaluar la eficacia de las acciones correctivas,

Preventivas y/o de Mejora.

Evaluar el desempeño  de los auditores. En el formato

de Evaluación de desempeño Auditor GMS-RE03

Informar al gerente sobre los hallazgos del seguimiento a cada proceso

• Ejecutar el programa especifico de  Auditoria Interna. Hacer Auditorias

• Realizar seguimiento a planes de mejora y acciones correctivas  y preventivas.
• Realizar seguimiento a actividades  de la entidad  verificando cumplimiento de objetivos, metas  y demás.
• Realizar reporte con evidencias y propuestas de mejora.
• Realizar seguimiento a la implementación  de las acciones tomados  y la eficacia de la acción
• Socializar la metodología para la identificación, análisis, valoración y gestión del riesgo.
• Preparar y presenta a la alta dirección y dueños del proceso los resultados de las auditorias. Hacer lista de chequeo de la Auditoria GMS-RE05

PROCEDIMIENTOS

RESPONSABLES

REGISTROS

Procedimiento de Gestión del riesgo GMS-PR03

Procedimiento de Acciones Correctivas y de mejora GMS-PR02

Procedimiento de Auditoria Interna GMS-PR01

JEFE  OFCINA  CONTROL INTERNO

Plan de Acción Correctivo y/o Preventivo

Planificación de Cambios y Mejoras

Lista Chequeo Auditoria

Informe Auditoria

Plan auditoria

RECURSOS

Equipos de Computó

Fotocopiadora

Fax

Papelería

Asesoría Jurídica

REQ. – LEY

NTC GP 1000-ISO 9001

REQUISITOS – SGC

4.1 - 5.6.2 - 8.2.1 –  8.2.2- 8.2.3- 8.2.4- 8.3 - 8.4 - 8.5.1 - 8.5.2 - 8.5.3

PARAMETROS DE CONTROL

Matriz de Identificación, valoración y gestión del Riesgo GMS-RE01

Plan de Acción Correctivo y/o Preventivo GMS-RE02

Evaluación de Desempeño Auditor GMS-RE03

Informe Auditoria GMS-OT01

Programa Anual de Auditoria GMS-RE04

Lista de Chequeo Auditoria GMS-RE05

Plan Auditoria GMS-RE06

Plan de Mejoramiento GMS-RE07