Matriz de caracterizacion de procesos

GESTION GERENCIAL

OBJETIVO

RESPONSABLE

PROCESOS SOPORTES

RECURSOS

• Definir, revisar y actualizar las directrices estratégicas de la organización, necesidades y expectativas de los clientes y los procesos SIG.
• Establecer las políticas y objetivos del SIG que direcciones a la organización hacia un excelente posicionamiento en el sector mediante la mejora continua de los procesos.
• Garantizar la provisión de los recursos requeridos para el desempeño eficaz del sistema.
• Revisar el sistema de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente para asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia continua.
• Asegurar los procesos de comunicación interna apropiados dentro de la organización con el fin de evaluar y mejorar continuamente la eficacia del SIG

Gerente

Gestión Seguimiento y Medición

Gestión administrativa

Gestión SYSOA  

• Recurso humano
• Recurso físico
• Recurso económico
• Recurso tecnológico

CARGOS QUE INTERACTUAN EN EL PROCESO

• Coordinador SIG
• Tecnólogo

PROVEEDORES

ENTRADAS

ACTIVIDADES

RESULTADOS

CLIENTES

Todos los procesos

• Situación actual de la empresa en cuanto a los riesgos a los que se encuentran expuestos los trabajadores y los impactos que se generan duran la prestación del servicio
• Necesidades y/o requerimientos del SIG
• Resultados de la auditoría interna
• Resultados del desempeño de los procesos del SIG
• Resultados del cumplimiento de los objetivos del SIG

• Definir la política y objetivos del SIG
• Establecer la  política de prevención del consumo de alcohol, drogas y sustancias psicoactivas
• Realizar  las reuniones del comité gerencial
• Definir los diferentes medios de comunicación interna que se utilizaran en la organización.
• Realizar actividades de  motivación, comunicación, participación y consulta
• Planear y presupuestar el sistema de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente
• Programar y realizar las inspecciones.
• Realizar seguimiento a las recomendaciones generadas en las inspecciones gerenciales
• Realizar la revisión por la gerencia    

• Política  sistema integral de gestión
• Política  de prevención del consumo de alcohol, drogas y sustancias psicoactivas
• Objetivos  del sistema integral de gestión
•   Resultados del Cumplimiento de los objetivos del SIG
• Acta del comité Gerencial
• Cronograma del SIG
• Presupuesto del SIG
• Inspecciones gerenciales
• Resultados de la revisión por la gerencia
• Comunicaciones internas  

Todos los procesos

SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL PROCESO

SEGUIMIENTO

MEDICION

INDICE

FORMULA

META

FRECUENCIA

• Política del SIG adecuada a los riesgos en seguridad y salud ocupacional e impactos ambientales, incluye el compromiso para la mejora continua, cumplimiento de la legislación vigente aplicable al SIG e incluye el compromiso de respaldar económicamente el desarrollo del mismo.

• Objetivos del SIG cuantificables y que permitan conocer el grado de implementación, avance y mejoramiento y su coherencia.

• Al cumplimiento de las actividades del cronograma del Sistema Integrado de Gestión

• Cumplimiento al presupuesto anual del Sistema Integrado de Gestión

% comprensión de la política de calidad y objetivos del SIG

Nº de empleados que aprobaron la evaluación    

Total empleados en el periodo

>=90%

Semestral

% cumplimiento del cronograma de actividades del SIG

N° de las actividades ejecutadas X 100  

N° de actividades planificadas en el periodo                    

>= 90%

% cumplimiento del presupuesto  del SIG

Valor ejecutado en el periodo x 100

Valor presupuestado en el periodo

>= 90%

GESTION Y PLANIFICACION DE PROYECTOS

OBJETIVO

RESPONSABLE

PROCESOS SOPORTES

RECURSOS

• Identificar oportunidades de negocios mediante la presentación de propuestas que cumplan todos los requisitos del cliente, asegurando que se cuente con la capacidad para cumplirlos y evaluando la conveniencia para la organización.; Revisar que los requisitos del cliente se encuentran completamente especificados en el documento contractual antes de su legalización; Revisar las modificaciones que se puedan presentar al contrato desde el proceso licitatorio hasta la entrega del proyecto.  
• Planificar las actividades y procesos necesarios para la ejecución del proyecto

Gerencia

• Gestión ejecución de proyecto
• Gestión  Administrativa

• Recurso humano
• Recurso físico
• Recurso económico
• Recurso tecnológico

CARGOS QUE INTERACTUAN EN EL PROCESO

• Gerente
• Tecnólogo
• Coordinador SIG

PROVEEDORES

ENTRADAS

ACTIVIDADES

RESULTADOS

CLIENTES

Clientes externos

• Información sobre licitaciones públicas o privadas,

• Necesidades o expectativas del cliente.

Retroalimentación de otros proyectos / contratos

• Especificaciones técnicas u otros documentos
• Identificación y control de documentos o reglamentación de origen externo aplicables al proyecto

• Identificar y seleccionar los negocios potenciales para la empresa,
• Consultar los pliegos o términos de referencia, identificar y definir los requisitos,
• Verificar que se tiene la capacidad para cumplir los requisitos del cliente,
• Elaborar y presentar la cotización o propuesta

• Verificar que los requisitos del cliente están claramente definidos,
• Solicitar aclaraciones cuando se requiera,
• Revisar y verificar la propuesta antes de entregarla,
• Revisar y analizar los resultados de la evaluación entregada por el cliente.

• Legalizar el contrato,
• Revisar, controlar e informar al personal pertinente las modificaciones contractuales que se presenten durante el desarrollo del proyecto.

• Acta de adjudicación del contrato,
• Copia de la propuesta presentada,
• Documento contractual legalizado,
• Especificaciones técnicas u otros documentos,
• Modificaciones al contrato.
• Planificación de las actividades involucradas en la prestación del servicio
• Planeación de las variables críticas a controlar durante la prestación del servicio.

 Planeación de proyectos

SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL PROCESO

SEGUIMIENTO

MEDICION

INDICE

FORMULA

META

FRECUENCIA

• Presentación de propuestas adecuadas a los requisitos y necesidades del cliente.

• Causas más frecuentes de aceptación y/o rechazo de los requisitos y necesidades del cliente;

• Suficiencia y coherencia de la información solicitada por los clientes.

Efectividad de las propuestas

Número de propuestas ganadas X 100

Total propuestas presentadas

>= 10%

Semestral

EJECUCION DE PROYECTOS

OBJETIVO

RESPONSABLE

PROCESOS SOPORTES

RECURSOS

•  Planificar y Ejecutar los proyectos  cumpliendo los requisitos establecidos por el cliente, por la organización y los legales aplicables a los mismos
• Desarrollar las actividades de prestación del servicio bajo las condiciones planificadas y controladas mediante los mecanismos que aseguren el cumplimiento de la calidad pactada con los clientes.

Gerencia -Tecnólogo

Gestión Gerencial

Gestión y planeación proyecto

Gestión administrativa

Gestión SYSOA

• Recurso humano
• Recurso físico
• Recurso económico
• Recurso tecnológico

CARGOS QUE INTERACTUAN EN EL PROCESO

•  Coordinador SIG  -  supervisor – caporal -liniero

PROVEEDORES

ENTRADAS

ACTIVIDADES

RESULTADOS

CLIENTES

Planeación de proyecto

Seguimiento y medición

Control de documentos

• Plan de calidad  del proyecto  
• Recurso humano requerido para el proyecto/ contrato
• Materiales y servicios requeridos para el proyecto/ contrato.
• Maquinaria / equipo de inspección y ensayo requerido para el proyecto / contrato
• Cronograma y presupuesto del proyecto

Retroalimentación de otros proyectos / contratos

Procedimientos operativos aplicados al proyecto

Necesidades de diseños eléctricos solicitados por el cliente

Identificación de peligros y aspectos ambientales

Bienes suministrados por el cliente

Planificación de diseños eléctricos

• Elaborar, revisar y aprobar los planes de calidad
• Identificación de los recursos requeridos para el proyecto: Recurso Humano, materiales y servicios, maquinaria / equipo de inspección y ensayo.
• Elaborar el procedimiento de trabajo para cada servicio
• Asignar tareas  y distribuir recursos
• Ejecutar la prestación del servicio de acuerdo a los procedimientos seguros de trabajo
• Realizar la inspección requeridas a los recursos y actividades desempeñadas durante la ejecución de los proyectos.
• Identificar y controlar los bienes suministrados por el cliente
• Identificar, evaluar y controlar los riesgos e impactos ambientales del proyecto.
• Planificación, elementos de entrada, resultados revisión, verificación y control de cambio del diseño y desarrollo

• Plan de calidad para cada proyecto
• Recurso humano requerido para el proyecto
• Materiales y servicios requeridos para el proyecto.
• Maquinaria / equipo de inspección y ensayo requerido para el proyecto
• Cronograma y presupuesto del proyecto
• Procedimientos de trabajo de los servicios prestados por la empresa y sus respectivos registros
• Registro de las Inspecciones realizadas
• Manual de procedimientos seguros de trabajo
• Control de bienes suministrados por el cliente
• Panorama de factores de riesgo
• Matriz de aspectos ambientales
• Registros de la revisión, verificación, validación y cambios del diseño

Preservación de bienes internos y externos

Control de la prestación del servicio

SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL PROCESO

SEGUIMIENTO

MEDICION

INDICE

FORMULA

META

FRECUENCIA

Dar cumplimiento al las condiciones y términos del contrato en relación al tiempo pactado de ejecución de obra

Cumplir con  la realización del proyecto dentro del presupuesto inicialmente acordado

Cumplimiento del cronograma de actividades

Días programados por contrato x 100                    

Días ejecutados por contrato

>=95%

Semestral

Cumplimiento del presupuesto

Presupuesto del proyecto/ contrato x 100                                 Costo real del proyecto

>=95%