CARACTERIZACIÓN DE PROCESO "COSMETIC FASHION"

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
"COSMETIC FASHION"

CÓDIGO

CP-CO-06

VERSIÓN

00

FECHA APROBACIÓN

09-10-15

PÁGINA

1 DE 4

1. Responsable - Líder de Compras

JEFE DE COMPRAS

2. Objetivo

Planificar y asegurar el suministro oportuno de materiales, insumos y/o servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de la organización, a través de la gestión de proveedores calificados, verificando el cumplimiento de los estándares de calidad requeridos.

3. Ciclo PHVA

Proveedor

Entradas

(Información Primaria) 

Actividades

Responsable

Salidas
(Información Secundaria)

Cliente

Interno

Externo

Interno

Externo

PLANEAR

Todos los procesos

NA

Información interna  de necesidades.

• Identificar las necesidades de bienes y servicios a comprar
• Formular y registrar el Plan de compras
• Establecer el presupuesto anual de acuerdo a las necesidades.
• Realizar listado maestro de proveedores

Jefe de Compras

• Plan de Compras
• Presupuesto anual
• Base de datos proveedor-Productos disponibles para la venta

Todos los procesos

NA

HACER

Todos los procesos

Proveedores

• Requerimientos de procesos
• Ofertas de recursos

• Realizar selección de Proveedores, de acuerdo a las necesidades de la organización
• Solicitar faltantes y requerimientos a los procesos
• Realizar solicitud de cotizaciones, ofertas.
• Realizar Negociaciones y compras.
• Elaborar ordenes de compras
• Verificar la conformidad del producto recibido en términos de costos

Líder  de Compras

• Proveedores certificados
• Necesidades suplidas
• Contratos con proveedores

Todos los Procesos

Proveedores

VERIFICAR

Proveedores

Formatos de Evaluación y auditorías

• Evaluar la capacidad de los proveedores
• Realizar reevaluación periódica de proveedores
• Realizar Auditorías de Calidad al proceso
• Retroalimentar al proveedor sobre posibles fallas en los productos adquiridos

Líder  de Compras

• Evaluación de proveedores
• Análisis Indicadores de Proceso.

Gestión de la Calidad

Proveedores

ACTUAR

Gestión de la Calidad

NA

• Información de auditorías
• No conformidades

• Mejorar el proceso mediante la aplicación de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Líder  de Compras

-Acciones Correctivas y Preventivas.

Todos los procesos

NA

4. Riesgos

Financiero: No se realice pago oportuno a los proveedores y se genere algún bloqueo financiero

Metodología: Incurrir en afanes y no se realice una adecuada selección de proveedores – No se certifiquen los proveedores y haya lugar a materias primas, insumos y productos de baja calidad

Tiempo: Los proveedores no sean oportunos y no se cumpla la planeación.

5. Indicadores
(Eficacia=Resultado / Eficiencia=Recursos )

Oportunidad del suministro : Pedidos a tiempo / Pedidos solicitados * 100

Calificación promedio de proveedores: Calificación de evaluaciones realizadas / Total de evaluaciones aplicadas

6. Requisitos

Legales

ISO 9001:2008

Internos

Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008.

4.1 Requisitos Generales

4.2  Requisitos de la documentación

4.2.1 Generalidades de la documentación

6.2 Recurso humano

6.4 Ambiente de trabajo

4.2.3 Control de documentos

4.2.4 Control de registros

7.4 Compras

7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición

8.- Medición análisis y mejora

8.1Revision análisis y mejora

8.2 seguimiento y medición

8.2.1 Satisfacción del Cliente

8.2.2 Auditoria Internas

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

8.5.- Mejora

8.5.1Mejora continua

8.5.2 Acción correctiva

8.5.3 Acción preventiva

7. Registros

FR-GC-05Formato  de acciones correctivas y preventivas                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            *FR-GC-06 Formato de auditorías de calidad

*FR-CO-01 Formato de Selección de proveedores

 *FR-CO-02 Formato evaluación de Proveedores                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            *FR-CO-03 Formato Listado de Proveedores

*FR-CO-04 Formato  Bitácora de compras                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             *FR-CO-05 Formato de Requerimientos                                                                                                                                                                                                                                                                                                                

8. Recursos

*Software y hadware
*Sistema de información

*Erp

*Equipo de Oficina

*Celulares

*Papelería

* Financieros

*Recurso Humano    

9. Documentos del proceso

10. Procedimientos de otros procesos

PR-CO-01 Procedimiento de Selección de Proveedores                                          

PR-CO-02 Procedimiento de Evaluación de Proveedores

PR-CO-03 Procedimiento de Compras

PR-GC-01 Procedimiento Control De Registros

PR-GC-02 Procedimiento Control De Documentos                                                                    

PR-GC-03 Procedimiento Auditorías Internas

PR-GC-04 Procedimiento Control Del Producto No Conforme

PR-GC-05 Procedimiento Acciones Correctivas

PR-GC-06 Procedimiento Acciones Preventivas

PR-GC-07 Procedimiento Control De Procedimientos

PR-GC-08 Procedimiento Elaboración De Informes De Gestión

11. Aprobaciones

Elaboró

Revisó

Aprobó

Nombre:

Nombre:

Nombre:  

Cargo: Jefe  de Compras

Cargo: Jefe de Calidad

Cargo: Gerente General