CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO

DEFINICIÓN

 Es el conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por

una organización, con el fin de asegurar que:

 Los activos estén debidamente protegidos

 Los registros contables sean fidedignos

 La actividad se realiza eficazmente de acuerdo con políticas

trazadas por la gerencia

DIVISIÓN

 Los controles internos se dividen en:

 Controles internos contables

 Controles internos administrativos

CONTROLES CONTABLES

 Los controles contables comprenden:

 El plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya

misión es salvaguardar los activos y la confiabilidad de los registros

contables

 Deben brindar seguridad razonable sobre lo siguiente:

 1-las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones de la

administración

 2-las operaciones se registran debidamente para:

 Facilitar la preparación de estados financieros de acuerdo con los

principios de contabilidad generalmente aceptados

 Lograr salvaguardar los activos

 3- poner a disposición de la gerencia información suficiente y

oportuna para la toma de decisiones

 4.- La existencia contable de los bienes se debe comparar

periódicamente con la existencia física y se toman las medidas

oportunas en caso de presentarse diferencias

CONTROL INTERNO

 Se estudian a continuación los objetivos que persigue un sistema

de control interno

OBJETIVOS Proteger los recursos de la organización buscando una adecuada

administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan

afectar (control contable)

 Garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas las

operaciones de la organización, promoviendo y facilitando la

correcta ejecución de las funciones y actividades establecidas

(control administrativo)

 Velar porque todas las actividades y recursos de la organización

estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos (control

administrativo)

 Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la

gestión de la organización (control administrativo)

 Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la

información y los registros que respaldas la gestión (control

contable)

Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y

corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que

puedan comprometer el logro de los objetivos programados (control

administrativo)

 Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus

propios mecanismos de verificación y evaluación de los cuales

hace parte la auditoría interna (control administrativo)

OBJETIVOS

 Velar porque la organización disponga de instrumentos y

mecanismos de planeación y para el diseño y desarrollo

organizacional de acuerdo con su naturaleza, estructura,

características y funciones (control administrativo)

CARACTERÍSTICAS

 Se estudian a continuación las características de un sistema de

control interno

El sistema de control interno está conformado por los sistemas contables,

financieros, de planeación, de verificación, información y operacionales

de la respectiva organización Corresponde a la máxima autoridad de la organización la

responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema

de control interno, que debe adecuarse a las características

propias de la organización

CARACTERÍSTICAS

 La auditoría interna, o quien funcione como tal, es la encargada de

evaluar de forma independiente, la eficiencia, efectividad,

aplicabilidad y actualidad del sistema de control interno de la

organización y proponer a la máxima autoridad de la respectiva

organización las recomendaciones para mejorarlo

El control interno es inherente al desarrollo de las

actividades de la organización

Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes

 Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la

cual las actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y

realización de las conciliaciones estén debidamente separada.

 Los mecanismos de control se deben encontrar en la redacción de

todas las normas de la organización

o No mide desviaciones, permite identificarlas

o Su ausencia es una de las causas de las desviaciones

o La auditoría interna es una medida de control y un elemento

del sistema de control interno

ESTRUCTURA

 El proceso de control se encuentra bajo las siguientes condiciones

CONDICIONES

 Debe existir un término de comparación

 Como por ejemplo, comparar la ejecutoria real de la organización

contra un presupuesto

Un hecho real Cuando sucede un hecho se compara con la condición o referencia

del punto anterior

CONDICIONES

 Una desviación

 La desviación surge de la comparación de los dos puntos

anteriores

 Un análisis de causas

 Deben analizarse las causas que han dado origen a la desviación

entre un hecho real y la condición ideal o término de referencia

Toma de decisiones correctivas

 Son las decisiones que se han de tomar y las acciones que se han

de desarrollar para corregir la desviación

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ELEMENTOS

 Definición de objetivos y metas, tanto generales como específicas,

además de la formulación de planes operativos que resulten

necesarios

 Definición de políticas como guías de acción y procedimientos

para la ejecución de los procesos

 Adopción de un sistema de organización adecuado para

ejecutar los planes

 Delimitación precisa de la autoridad y niveles de responsabilidad

 Adopción de normas para la protección y utilización racional de los

recursos

Dirección y administración del personal, de acuerdo con un adecuado

sistema de evaluación

 Aplicación de las recomendaciones resultantes de las

evaluaciones de control interno

ELEMENTOS Establecimiento de mecanismos que permitan a las organizaciones

conocer las opiniones que tienen los usuarios o clientes sobre la

función desarrollada

o Establecimiento de sistemas modernos de información

que faciliten la gestión y el control

o Organización de métodos confiables para la evaluación

de la gestión

ELEMENTOS MÁS IMPORTANTES

ELEMENTOS

 Los tres elementos más importantes de un sistema de control

interno son:

 El ambiente de control

 Los sistemas de contabilidad

 Los controles contables internos y los controles administrativos

internos, los cuales se traducen en sub elementos

SUB ELEMENTOS

 Objetivos y planes perfectamente definidos

 Se basan en normas de realización con anterioridad, que servirán

primordialmente para planificar y controlar de manera adecuada las

operaciones con el fin de disminuir el riesgo de la incertidumbre de

la organización

 Dichos objetivos y planes deben poseer las siguientes

características:

 Posibles y razonables

 Definidos claramente por escrito

 Utiles

 Aceptados y usados

 Flexibles

 Comunicados al personal

 Controlables

 Estructura sólida de la organización

 Es aquella que proporciona una separación apropiada de las

responsabilidades funcionales y que sirve de base para delegar

funciones y responsabilidades

CARACTERÍSTICAS Dicha estructura de control debe cumplir con las siguientes

características:

 Existencia de una dirección eficaz

 Asignación o fijación de funciones a cada empleado

 Segregación adecuada de funciones

 Establecimiento y delimitación de líneas claras de autoridad y

responsabilidad

 Revisión y control de la actuación, los datos y las transacciones

 Coordinación entre departamentos y personas

 Existencia de un programa permanente de capacitación al personal

 Existencia de instrumentos de organización adecuados

SUB ELEMENTOS

 Procedimientos efectivos y documentados

 Sirven para determinar claramente cómo realizar las tareas y

deben reunir estas características

CARACTERÍSTICAS

 Diseño y aplicación a niveles diferentes de operaciones

 Libros y registros

 Plan de cuentas

 Sistemas de inventarios, presupuesto y contabilidad de costos

 Informes

 Sistemas de información útil y periódica

SUB ELEMENTOS

 Personal competente

 El personal debe saber cumplir con sus responsabilidades

eficazmente

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