CUESTIONARIO GENERAL DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

CUESTIONARIO GENERAL DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

NOMBRE:______________________________________________
apellido paterno materno nombre (s)GERENCIA:_____________________________________________
DEPARTAMENTO:_______________________________________
OFICINA:______________________________________________
SECCION:______________________________________________PUESTO:_________________________
TIEMPO EN EL PUESTO:_____NOMBRE DE SU JEFE INMEDIATO:__________________________

¿Le gustaría desempeñar otro puesto? SI___NO____ ¿Cuál? ¿Por qué?

¿Cuál es su grado máximo de estudios? Edad: ____

El principal objetivo de su trabajo es:

¿Cuáles son las responsabilidades más grandes de su trabajo?

¿Maneja documentos confidenciales y / o valiosos dentro de su puesto? SI____ NO:____ ¿Cuáles?
¿Podría decirme si ha desempeñado otros puestos? SI: ___ NO: ___ ¿Cuáles?

PLANEACION
1. Mencione cuales son los objetivos generales de su departamento u oficina:

2. ¿Estos objetivos se alcanzan de manera eficiente? SI: ___ NO: ___ ¿Por qué?

3. Indique en qué medidas se han alcanzado los objetivos hasta este momento:
4. ¿Existe algún medio de control para el alcance de estos objetivos? SI: ___ NO: ___ ¿Cuál? _________________ ¿Por qué?_______________________________________________
5. ¿Cuáles son las principales limitaciones que tiene para cumplir satisfactoriamente con su objetivo?
6. ¿se encuentran claramente definidas, y por escrito las políticas del departamento? SI: ___ NO: ___ ¿POR QUE?________________________________________________________

7. ¿Me podría decir cuáles son las políticas del departamento, y específicamente de su oficina?
8. ¿Quién las elabora?

9. ¿Considera usted que las políticas señaladas son adecuadas? SI: ___ NO: ___ ¿Por qué?:
10. ¿Se siguen realmente los lineamientos de estas políticas?

 ¿Garantizan los objetivos la supervivencia, el crecimiento, la contribución económica y las utilidades de la empresa, así como el cumplimiento de obligaciones sociales?

 ¿Son suficientemente claros y realistas?

 ¿Pueden alcanzarse?

 ¿Contribuyen a lograr mejor guía y dirección de la empresa?

 ¿Son razonables y lógicos?

 ¿Especifican qué se espera de los subordinados?

 ¿Ayudan a guiar al personal de un modo unitario?

 ¿Se han estipulado los objetivos en términos de operación y resultados?

 ¿Contribuyen a motivar al personal?

 ¿Se interrelacionan congruentemente en cuanto a su alcance y tiempo?

 ¿Dan métodos razonables para controlar al esfuerzo humano?

 ¿Se evalúan periódicamente?

 ¿Se han establecido nuevas metas a partir de las realizaciones logradas?

En cuanto a la estructura pueden observarse los siguientes problemas:

 La estructura no está de acuerdo con las necesidades de la empresa.

 Las funciones no están coordinadas, equilibradas y controladas.

 No hay delegación de autoridad.

 Personal no calificado ocupa puestos claves.

 Faltan dirección y guía a los subordinados.

 Existen pugnas entre los jefes departamentales: faltan armonía y espíritu de grupo.

 No hay responsabilidad por las realizaciones.

 Falta flexibilidad para crear nuevas condiciones de trabajo.

 Organización equivocada: exageración en producción y descuido en comercialización.

 Los ejecutivos están sobrecargados de trabajo: demasiadas personas les rinden informes.

En relación con políticas, sistemas y procedimientos de la empresa:

¿Persigue el sistema la promoción y satisfacción de los objetivos? ¿Lo consigue?

¿Opera dentro del marco de la organización?

¿Proporciona los métodos de control que permitan buenos resultados con el mínimo de inversión en tiempo y esfuerzo?

¿Indica la rutina realizaciones en una secuela lógica?

¿Permiten los sistemas y procedimientos coordinación interdepartamental efectiva?

¿Se han establecido todas las funciones necesarias?

¿Hay suficiente autoridad en cuanto con respecto a la responsabilidad?

¿Es posible realizar cambios que mejoren la efectividad?

¿Se ha colocado bien la función en la estructura?

¿ Está capacitado el personal para el trabajo?

¿Existe un programa integral de metas a lograr?

¿Hay productividad suficiente?

Con relación a los métodos de control.

¿Existe un propósito de control adecuado y factible de realizarse?

¿Indica el método de control el objetivo que persigue?

¿Se especifica cómo, cuándo y quién ejecutará los planes?

¿Qué tipo de empresa?

Industrial Comercial Servicio ___ _

2. Tipo de personalidad

Persona física Persona moral _____ _

3. ¿Cuál es la forma en que está constituida jurídicamente?

a) Sociedad Mercantil.

S.A._S.R.L. _S. en N.C. _S.C.S._S.C.A. _

b) Sociedad cooperativa _____ _

e) Asociación civil _____ _

d) Sociedad civil _____ _

e) Otras ____ _

4. ¿Cuál es su objeto? _____________ _

5. ¿Cuál es su capital?

Social  _____ Contable

6. ¿Cuál es el número de personal?

De confianza ______ Sindicalizado _____ _

7. ¿Cuáles son los productos o servicios principales?

8. ¿Cómo están estructurados los objetivos generales? Detállelos.

9. ¿Están claramente definidos los objetivos generales y se han dado a conocer a la gente en todo nivel?, ¿cómo?

1 O. ¿A qué tiempo fueron programados los objetivos actuales?

11. ¿Cómo están estructuradas las políticas generales? Detállelo.

12. ¿Están estipuladas claramente las políticas generales y se han dado a conocer en todos los niveles?, ¿cómo?

13. ¿Están estipulados por escrito los procedimientos y se han dado a conocer a la gente en todos los niveles?, ¿cómo?

Problemas especiales que la empresa haya tenido durante los últimos tres años (huelgas, falta de mercado, efectos inflacionarios, falta de financiamiento).

¿Cómo se estructuran los programas generales y los particulares?

¿En base a qué se ejecutan los programas? Detállelo.

¿Se encuentran debidamente coordinados los programas? Cómo.

¿Se cuenta con un sistema de presupuestos? Detállelo.

¿El presupuesto general y los particulares están debidamente coordinados? Cómo.

¿Se cuenta con un organigrama y en él están especificadas las funciones básicas, como consecuencia de los objetivos de la empresa?

¿Existe una línea definida de autoridad y responsabilidad desde la dirección hasta el último de los subordinados?

¿Existen relaciones adecuadas entre los diferentes departamentos?

¿Cómo se dan éstas?

¿Se han explicado claramente las relaciones de cada uno de los departamentos para con los demás?

¿Son efectivas las formas actuales de comunicación interdepartamental? ¿Por qué?

¿A qué niveles se aplican los cuadros ocüpacionales?

¿Se especifican clara y lógicamente las obligaciones de los puestos? ¿Cómo?

¿Se aplican técnicas de análisis de puestos? ¿Qué método se utiliza?

¿En qué medida se toma en cuenta el factor humano para la elaboración de necesidades? Explique.

¿Se cuenta con un manual de organización y se aplican en cada unidad administrativa y específica claramente las funciones básicas?

31. ¿Cada jefe conoce claramente sus funciones, sus responsabilidades

y la autoridad que tiene?

32. ¿Qué tipos de instructivos se utilizan y qué aspectos cubren?

l. PLANES Y OBJETIVOS

a) ¿Cuenta el departamento con planes y objetivos definidos?

b) ¿Están esos planes y objetivos coordinados con los otros departamentos?

e) ¿Existe una clara comprensión de los objetivos en cuanto a factibilidad y sensatez?

el¡ ¿Está por entero de acuerdo la dirección general con los planes y objetivos del departamento?

e) ¿Qué aspecto deben considerarse para mejorar los planes y objetivos del departamento?

11. ESTRUCTURA ORGÁNICA

a) ¿Se cuenta con un organigrama y está actualizado? (En caso contrario el auditor debe prepararlo).

b) ¿Es la estructura orgánica lógica y eficaz?

...