Capacitar Para Aceptar El Cambio

INTRODUCCION

La falta de información existente y por ende de la tremenda necesidad de entender y aceptar que es necesaria e indispensable la capacitación permanente, como parte indispensable del proceso de crecimiento y desarrollo de toda empresa, sin importar su tamaño.

El aprendizaje debe ser considerado una cuestión de re-entrenamiento perpetuo, para no quedarse fuera de órbita en un mundo de constante y acelerado cambio.

Las empresas buscan permanente y ávidamente nuevas estrategias para seguir siendo competitivos. Pero a menudo se encuentran con un fuerte obstáculo. Sencillamente, la mayoría de las empresas desconoce cómo preparar a sus colaboradores para manejar esta nueva situación de cambio.

Las empresas que comprenden la conexión entre preparar a su personal para aceptar el cambio y una efectiva implementación de nuevas iniciativas tienen garantía de ver sus esfuerzos recompensados y de conseguir los objetivos buscados. Sabemos que con una cuidada planificación las organizaciones pueden ayudar a su personal a adaptarse al cambio y a mantener su ventaja competitiva. Sin embargo, una mala gestión puede tener consecuencias muy graves. De hecho, se ha demostrado que cuando los directivos y el staff no están dispuestos a aceptar el cambio las consecuencias son absentismo, falta de rendimiento, disminución en la productividad, pérdida de compromiso, reducción de la fidelidad de clientes, reputación de la marca, etc.

CAPACITAR PARA ACEPTAR EL CAMBIO

Una empresa tiene como objetivos producir, vender, satisfacer a los clientes y remunerar a los accionistas. Para ello necesita tener estabilidad, equilibrio y orden. El “cambio” se contrapone a estos conceptos. El cambio no es de ninguna forma el estado “natural” para la empresa. La resistencia al cambio es directamente proporcional al perfeccionamiento organizacional logrado por la empresa. Esto es: a mayor perfección, mayor resistencia.

Previamente a la introducción de tácticas para el cambio, se debe instruir a todos los miembros de la organización sobre el cambio mismo, utilizando técnicas de capacitación generalmente aceptadas.

Capacitar para la aceptación y ejecución de cambios, requiere de la definición de un modelo de capacitación para el cambio, adaptado a cada empresa en particular. Los pasos recomendados para definir el modelo de capacitación son entre otros: identificar síntomas, escoger alternativas, definir conducta terminal, decidir contenido de la capacitación, identificar población candidato, etc.

La preparación para la aceptación del cambio requiere de dos tipos de capacitación: la primera orientada a informar, en las que se da fuerza a las ideas, y la segunda de desarrollo de habilidades, esto es la creación de nuevos hábitos que patrocinen la aceptación del cambio.

Previo a cualquier intento de introducir nuevas prácticas o nuevos sistemas, está el de capacitar para conocer y aceptar lo que el cambio es y representa para una organización.

Esto se hizo evidente en las organizaciones cuando se trataba de introducir los primeros sistemas de cómputo, y se debió vencer la resistencia que ello provocaba. Resistencia muy poco pasiva en muchos casos.

“Dado que las tecnologías de los procesos productivos se desarrollan con tanta rapidez, es indispensable un continuo re-entrenamiento de los trabajadores experimentados, para desarrollar nuevas y cambiantes tareas”. En la actualidad toda empresa que se precie tiene departamentos que se encargan de preparar y desarrollar programas para entrenar a su personal, a la medida de sus necesidades; o cuenta con servicios externos que se encargan de esa labor. Gran cantidad de empresas, conocidas por sus logros en el mercado, han centrado su filosofía empresarial en el entrenamiento y la capacitación de su personal, entendiendo que la columna vertebral de las empresas es la gente que la compone.

No se puede aplicar tácticas de modificación, sin antes implementar una estrategia medular de “entendimiento y aceptación del cambio“, a todos los niveles de la organización. De lo contrario el dinero gastado en las estrategias para ser más competitivo, serán “letra muerta” en manuales y notas técnicas, guardadas y clasificados celosamente por los encargados de los archivos de las empresas.

La capacitación es vital y necesaria en toda organización, no importa su tamaño. Juega un papel determinante en la eficiencia y por ende en el éxito de cualquier actividad. Dada la velocidad del desarrollo de las tecnologías en general, en la actualidad es más válido que nunca antes, el continuo re-entrenamiento de todos los componentes de la organización. En especial para prepararlos para actividades nuevas e inestables en extremo. Lo que ayer parecía inmutable, ahora ya no lo es.

Para ser eficiente, la capacitación debe hacerse como un programa integral y permanente de la empresa, debe tener objetivos concretos y estar perfectamente planificado. Para ello, se debe desarrollar coordinadamente las siguientes actividades:

(1) determinación de las necesidades de capacitación;

(2) fijar los objetivos, hacer la planificación y designar responsabilidades;

(3) desarrollar los programas de capacitación en coordinación con todos los departamentos de la empresa;

(4) preparar currículum, materiales didácticos, manuales, y ayudas audio visuales;

(5) presentación y administración de ciertos cursos;

(6) desarrollo de personal interno, para que actúen como instructores en el campo; y

(7) evaluación de la efectividad de los esfuerzos de capacitación.

Pero ¿por qué las estrategias de gestión del cambio fallan? Por un lado, a la mayoría de las personas no tiene la actitud necesaria para adaptarse a las circunstancias cambiantes. Podemos evaluar a la persona para valorar cómo hace frente al cambio y se analizan los factores clave del cambio –como la habilidad para mantener la calma incluso en situaciones estresantes y conseguir resultados beneficiosos en épocas de cambio–. Por otro lado, otro problema con el que nos podemos encontrar es que las empresas no consideran la gestión del cambio competencia clave para sus líderes. Como resultado fracasan en el intento de proporcionar un desarrollo adecuado a sus empleados, limitándose a ofrecerles cursos aislados que no tienen en cuenta el entorno de la organización o el contexto del negocio, con poco o nulo seguimiento y escasas sesiones prácticas.

La estrategia para un cambio efectivo

Poner en marcha con éxito un plan estratégico de gestión de cambio requiere una planificación integrada en los procesos antes, durante y después del cambio. Si la preparación previa al cambio es crucial, las acciones de implementación del cambio y de seguimiento del mismo son también muy importantes.

Antes

1. Entender las iniciativas previas al cambio. Para realizar un plan efectivo es necesario saber lo que ocurrió con situaciones de cambio anteriores. Hay que trabajar con los directivos y staff para aprender lo que funcionó, lo que no y cuáles son los gaps que debemos completar.

2. Involucrar a los directivos. Para obtener el mayor éxito, es imperativo que los líderes, incluyendo Dirección General, estén claramente apoyando el esfuerzo, son ellos los que impulsan el cambio en las organizaciones. Recursos Humanos tiene que demostrar a sus ejecutivos que gestionar el cambio no va a ser siempre agradable, pero sí necesario para garantizar la alineación entre la gestión del talento de la organización y la estrategia del negocio.

3. Identificar a las personas que pueden bloquear o facilitar el cambio. Parte del proceso implica un assessment para ayudar a las personas a entender sus fortalezas y debilidades. Además el manager puede utilizar los resultados para crear un perfil de equipo y comentar con ellos cómo las actitudes individuales pueden afectar a la dinámica del grupo.

4. Diseñar un proceso de cambio. Lo importante es señalar las áreas clave en las que el capital humano puede verse afectado. Poner en marcha iniciativas para ayudar a adaptarse a los cambios.

5. Construir un sistema de comunicación eficaz. Debemos construir la comunicación del cambio desde todo lo que hacemos, como por ejemplo, tenerlo en cuenta en nuestros sistemas de rendimiento de managers y en las publicaciones de nuestra intranet.

Durante y después

6. Proporcionar el apoyo necesario a los directivos para dirigir a sus colaboradores en procesos de cambio. Puede llevarse a cabo en grupo o en interacciones individuales. En ocasiones, es útil mantener a los directivos juntos, porque el proceso de ejecutar el cambio puede ser una experiencia muy solitaria. Asimismo, es recomendable que tengan reuniones individuales con cada miembro de su equipo.

7. Ofrecer coaching a los managers que necesiten un apoyo complementario. Proporcionar el apoyo y desarrollo adecuados y necesarios para ayudar a conducir el cambio a través de la organización. Si no son capaces de comunicar de forma efectiva la visión y estrategia, y conseguir así el compromiso de sus equipos durante el proceso, el cambio no tendrá éxito.

8. Medir el éxito. Debemos primero saber cómo definimos el éxito en cada caso y utilizar una metodología apropiada para evaluar si efectivamente se ha conseguido. Por ejemplo, en algunos casos, es posible que se necesite medir la habilidad de un manager para sostener una conversación eficaz sobre el cambio con un colaborador, en ese caso puede ser óptimo un 360º sobre sus interactuaciones. Sin embargo, si el éxito se define midiendo el comportamiento de la organización en su conjunto, entonces quizás sea adecuado pedir a los colaboradores que completen una encuesta de opinión antes y después del gestionar el cambio.

Para los pequeños y medianos empresarios de nuestros países, la capacitación representa toda una situación de supervivencia. Especialmente en el área tecnológica, donde cada día aparecen nuevos avances, donde cada seis meses ocurre una obsolescencia, les resulta difícil poder acoplarse a los cambios. Por otro lado, nuestros patrones culturales no están preparados para aceptar las tremendas y veloces transformaciones que estamos viendo en este momento. Difícilmente estamos entendiendo todos los alcances de la globalización, que no solo es económica, sino que reviste alcances culturales muy serios.

CONCLUSIONES

Actualmente vivimos en un mundo en permanente cambio, en el cual lo que un día vale queda desfasado al día siguiente. Esto exige a cualquier empresa estar en un estado de alerta permanente.

Este escenario de continua transformación exige a la organización estar abierta al cambio, a la adaptación.

En un mundo tan competitivo como el actual la empresa no se puede permitir el lujo de ir a remolque.

La gente, por regla general, es reacia al cambio, lo rehúye, teme lo nuevo, lo desconocido. Este temor suele provocar una actitud contraria a la innovación, en la que no se reacciona hasta que no hay más remedio, cuando normalmente ya es demasiado tarde.

Reaccionar tarde implica perder oportunidades de negocio y ceder ventaja a los competidores.

Adaptarse a los nuevos tiempos es absolutamente necesario para garantizar la supervivencia de la empresa.

RECOMENDACIONES

Un proceso de gestión de cambio eficaz requiere preparación y un esfuerzo integral que implique a todos los niveles de la organización, dirigida por el top management. Hoy las empresas no tienen otra opción, el cambio es una constante.

Con el fin de tener éxito y prosperar, necesitan de personas que puedan responder eficazmente, adaptarse a los cambios y rendir de manera óptima. Desarrollar un plan con metas medibles. Identificar y desarrollar las conductas de gestión del cambio dentro de los equipos. Poner en práctica un proceso que incluya el apoyo al liderazgo, el desarrollo, la comunicación efectiva y medidas de éxito. Siguiendo estos pasos, la organización tendrá la agilidad necesaria para satisfacer las demandas del cambio, asegurando los niveles que necesita para que siga siendo competitiva y alcance los objetivos estratégicos, incluso en la difícil economía de hoy en día.

...