Caso "Impresos Acierto Gráfico S.A."

Caso “Impresos Acierto Gráfico S.A.”

Impresos Acierto Gráfico S.A. es una empresa que participa en la industria de los servicios de reproducciones de documentos y planos (copiado e impresión en blanco/negro y color), brindando un servicio prácticamente estandarizado dentro de la industria.

Esta empresa se caracteriza principalmente por su incorporación permanente de tecnología de vanguardia y por el servicio entregado a sus clientes. Actualmente, posee una página web a través de la cual mantiene contacto estrecho con sus clientes y es un medio para la recepción de trabajos de reproducción de documentos que vienen vía electrónica. También dispone de un servicio de mensajería para el retiro de los originales y entrega de los documentos finales pertinentes al servicio requerido.

La empresa cuenta con un Punto de Venta (local comercial) ubicado en el centro de Santiago. Asimismo, esta página Web actúa como mecanismo de publicidad y promoción de los diversos servicios ofertados. A través de este medio se potencia la imagen de marca de la empresa y actúa como un medio efectivo de comunicación entre empresa y clientes. En esta línea, existe una preocupación permanente de cumplir estrictamente con lo prometido y ésta es una tarea permanente de la Gerencia, que exhibe un alto cumplimiento y reconocimiento por parte de sus clientes objetivos.

Otras líneas de producto, la constituyen la encuadernación, en todos sus formatos, el diseño de documentos especiales (tarjetas de visitas, cartas con membrete, sobres, facturas, etc.) y la gigantografía.

El negocio estos últimos años no ha estado muy próspero y prácticamente se tiene un crecimiento igual a cero. Por otra parte, la rivalidad en la industria ha crecido producto de la gran cantidad de empresas que participan en ella, hoy día se está compitiendo principalmente por precio, lo que ha repercutido en los márgenes y en las utilidades finales de la empresa. Asimismo, se aprecia un entorno o medio ambiente externo agitado y levemente estancado.

Como el panorama futuro no se ve muy alentador, el directorio ha decidido plantear una estrategia de reducción de costos operativos y de ordenamiento interno de la empresa. Asimismo, se decidió implantar un Sistema de Control de Gestión que muestre clara y oportunamente cómo va el negocio. Para tales efectos, usted fue contratado como asesor externo. Estas estrategias deben ser implementadas para el período 2011 (enero – marzo) y apuntan básicamente al proceso de planificación y gestión, de modo que se entregue información relevante y oportuna del negocio asociada principalmente a los ingresos, costos, oportunidades, tendencias, etc.

También es necesario implementar mecanismos de supervisión y control del proceso de producción, el que gestiona básicamente el qué hacer, cómo hacer, cuánto hacer y con qué hacer, debido al aumento explosivo en la tasa de reclamos sobre los trabajos realizados y entregados. Asimismo, el control sobre las tareas o actividades permitiría disminuir las mermas, los reprocesos y mejorar tanto la calidad del trabajo como la puntualidad en su entrega. Dentro de éste ámbito, se incluye la revisión y reformulación de los procedimientos operacionales que aseguren una calidad y consumo de recursos acorde a las exigencias planteadas y al presupuesto definido. La empresa está convencida que un producto de calidad y el cumplimiento de los compromisos de entrega traerá consigo nuevos clientes.

Las operaciones son técnicamente sencillas (de baja complejidad) y no se requiere personal altamente calificado. A todo trabajador, se le somete a un proceso de inducción, que muestra el negocio y los sistemas operacionales internos. Este proceso de inducción no involucra un alto costo. El personal que opera los equipos y los back-up definidos son sometidos a un proceso de entrenamiento continuo que es de costo de la empresa que provee los, por lo tanto, no genera costo para la empresa.

En general los procedimientos operativos asociados a la supervisión y control por parte de las Jefaturas de Departamento están bien montados y operan bastante bien lo que aliviana las tareas futuras a desarrollar.

La demanda es articulada a través de requerimientos enviados directamente a la página Web, los capturados por una fuerza de venta dedicada y los entregados por los clientes directamente en el punto de venta de la empresa. Lo que el cliente desea se diseña, se produce y se entrega de acuerdo a una programación establecida. Los requerimientos capturados a través de la Web o por la fuerza de venta dedicada son entregados al cliente con tiempo de respuesta de 24, 48 o 72 horas, dependiendo de los volúmenes o cantidades solicitadas y de la cantidad de colores requeridos. Para ello, las operaciones deben estar muy bien sincronizadas y la capacidad debe ser constantemente revisada y ajustada.

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