Charter De Proyecto

El presente documento, surge de la implementación de los conocimientos adquiridos a través del curso Introducción a la Administración de Proyectos y la lectura del PMBOK quinta edición, en donde por medio de la metodología del estudio de caso, se exponen los criterios para resolver el supuesto de la compra de una bodega para la empresa denominada ADPRO, la cual tiene más de 10 años de existir en el mercado y se encarga de producir artículos de aseo para el hogar (algunos de los productos son inflamables).

En el estudio de caso, se toman aspectos relevantes a destacar para la administración de un proyecto, con el propósito de aprender sobre los antecedentes de la puesta en práctica y la identificación de involucrados que puedan incidir positiva o negativamente en el proyecto.

Las variables del estudio parten de las siguientes preguntas: cuáles serían las tres actividades que usted realizaría antes de presentar su propuesta del proyecto al gerente de la empresa, explique tres factores que podrían hacer que este proyecto fracase, cómo será el impacto de los costos y los riesgos al inicio del proyecto y al finalizar el proyecto, y por último determinar siete de los involucrados.

Desarrollo

Pregunta 1: ¿Cuáles serían las tres actividades que usted realizaría antes de presentar su propuesta del proyecto al Gerente de la empresa, explique ampliamente?

Pregunta 2: Explique tres factores que podrían hacer que este proyecto fracase.

a. Gestión de comunicaciones: Dado a que en todo proyecto se requiere comunicación constante, es importante que la empresa tome en cuenta el criterio de los interesados ya que una mala comunicación podría provocar resistencia a la adquisición de la bodega sino se toma en cuenta a las personas que trabajarán en la empresa y en la bodega así como de los clientes y el resto de negocios y escuelas que se ubican cerca del local, es decir, sin la colaboración y compromiso, se carece de vialidad para introducir nuevos productos o satisfacer necesidades. Por otro lado, los problemas en la comunicación, es el mayor porcentaje de causas de fracaso en los proyectos, según nuestra opinión.

b. Objetivos mal definidos o mala planificación: Una planificación pobre o ausente generaría fracaso dado que al no tener claro el objetivo podría generar que el proyecto decaiga, de ahí que la planificación debe comenzar con la identificación de por qué existe el proyecto. Debe ser tomado en cuenta que el objetivo de adquirir la bodega en ese lugar puede no ser conveniente debido al hecho que la empresa podría verse como inescrupulosa por encontrarse cercana a una escuela y guardería de niños. Por otro lado, recordando el video que vimos en clases, otro aspecto a considerar es si verdaderamente la empresa requiere una bodega con capacidad para 50 clientes o más.

c. Mala identificación de riesgos: Como consecuencia de una mala planificación, otro factor que podría hacer que este proyecto fracasara es una inadecuada administración de los riesgos, pues de primera entrada es posible identificar riesgos tales como el hecho de que algunos de los productos son inflamables, lo cual es importante considerar si se pretende adquirir una bodega en un área comercial y sobretodo cerca de una guardería y una escuela. Estos entre otros riesgos y supuestos deben ser gestionados adecuadamente para reducir las posibilidades de fracaso del proyecto o bien efectos adversos que puedan ocurrir como resultado de este proyecto.

d. Factibilidad legal del proyecto: La ausencia de permisos por parte de entidades involucradas y no prestar atención a los requisitos regulatorios del país, haría que el proyecto no se pueda ejecutar lo que llevaría a retrasos al no contar con la bodega y afectaría los ingresos de la empresa.

Pregunta 3: Explique cómo será el impacto de los costos y los riesgos (tomando como base la información leída en el PMBOK).

Para ilustrar nuestra respuesta, tomamos en cuenta la siguiente imagen del PMBOK que se encuentra en la página 40.

a. Al inicio del proyecto

Según la imagen anterior, se puede observar que al inicio del proyecto, los costos son bajos y la incertidumbre y riesgos altos, dado que apenas se encuentra en la etapa de inicio del proyecto y aún no se han tomado decisiones importantes como por ejemplo si adquirir o no la bodega y por otro lado, no se cuentan con entregables aceptados que respalden la adquisición de la bodega.

b. Al finalizar el proyecto

Con forme avanza el proyecto, la situación se da en viceversa: los costos aumentan debido a la ejecución de actividades, seguimiento y control, mientras que los riesgos van disminuyendo, esto por las decisiones que se han tomado y la aceptación de entregables.

Pregunta 4: Identifique al menos 7 de los involucrados y prepare un cuadro similar al expuesto en la presentación de la semana 2.

Involucrado Interés Grado de influencia Requerimiento Beneficio Datos generales de contacto

Carlos Rojas

Gerente de la Empresa ADPRO Alto Alto Lograr objetivos estratégicos de la empresa mediante la siguiente actividad:

Adquirir una bodega con capacidad de atender al menos 50 personas diarias. Incremento de ventas

Aumento de activos empresariales que permitan cumplir con la estrategia empresarial

Email: lrojas@limpieza.ne

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