Como Preparar Una Rueda De Prensa

COMO PREPARAR UNA RUEDA DE PRENSA

Los periodistas asisten a tantos eventos que necesitarás hacer algún esfuerzo extraordinario para atraerlos y hacer que escriban acerca de ti. 1) ¿Qué tienes? - El momento de convocar una rueda de prensa Si estás en alguna de las siguientes circunstancias, tu rueda de prensa está justificada. - Una historia que sea verdadera noticia a desvelar durante la rueda de prensa. - Información adicional sobre una noticia de gran presencia en los medios. - Declaraciones acerca de un asunto polémico. - La participación de oradores de alto nivel o 'celebridades'. - La publicación de importantes descubrimientos o resultados de investigación. - El lanzamiento de una importante iniciativa. - Un importante anuncio local. 2) ¿Dónde llevar a cabo la rueda de prensa? Lugar y montaje - La localización debe ser céntrica, accesible para los periodistas y en consonancia con el evento. - Evita convocar la rueda de prensa en una sala demasiado grande. Dará la sensación de que hay pocos asistentes. - Haz que el nivel de ruido de la sala sea bajo. - Dispón un espacio para las cámaras de televisión al fondo de la sala, en una plataforma elevada. - Ten en cuenta la necesidad de una sala adicional, sin ruidos, donde llevar a cabo las entrevistas radiofónicas tras la rueda de prensa. - Los sistemas de luz y sonido deben funcionar perfectamente. - Prepara, a ser posible, una conexión de fax y de teléfono. - Ten en cuenta que en el estrado haya espacio suficiente para todos los presentadores. - Prepara con antelación el material que haya que mostrar: tablones, gráficos, logos… - Prepara una ficha de registro para los periodistas, de manera que sepas cómo contactarlos posteriormente. - Decide si quieres servir algo después de la rueda de prensa (café, pastas…). 3) ¿A qué hora celebrar la rueda de prensa? El timing - Prepara una tabla horaria de manera que puedas prever que todo esté a punto cuando lo necesites. - Lleva a cabo el evento durante la mañana o a primera hora de la tarde de un día laborable. - Comprueba que no haya otras importantes ruedas de prensa convocadas el mismo día. - Sé puntual - evita que los periodistas tengan que esperar. - Espera hasta el momento del evento para suministrar la información importante. 4) ¿Qué repartir? Material de comunicación - Nota de prensa y kits de prensa - Lista de los participantes de la rueda de prensa (quién está presente en el estrado y sus posiciones) - Copias de los discursos.

5) ¿Quién viene? - Periodistas invitados - Puedes invitar a los periodistas por correo, teléfono o fax, aunque siempre es importante completar con una llamada telefónica para que la invitación o documentos enviados den con el periodista correcto. - Descubre qué periodista cubre los asuntos relacionados con tu evento (actividad de tu empresa, sector industrial…). - Mantén actualizada la base de datos de periodistas. Aprovecha las ruedas de prensa para completar detalles de la base de datos. - Concéntrate en la asistencia de los medios más importantes. - No olvides a la prensa internacional (según la naturaleza de tu comunicación). - Confirma las agendas de los periodistas asistentes entre 7 y 10 días antes del evento. - No olvides hacer una llamada telefónica de seguimiento una vez la invitación haya sido enviada. - También puedes mantener charlas informativas previas con los periodistas de los medios más importantes pero sin desvelar el contenido fundamental a comunicar en la rueda de prensa. - Si conoces bien a algunos periodistas, utilízalos, hazlos partícipes de la noticia a fondo… 5) ¿Quién habla? - Preparando a los portavoces - Elige correctamente a los ponentes (aunque parezca obvio, muchas veces se selecciona a las personas a intervenir en un acto por su posición y no por ser buenos oradores o conocer del tema). - Los ponentes tendrán personalidad, hablarán alto, claro

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