Cualidades que debe poseer una secretaria

Cualidades que debe poseer una secretaria

Aún cuando su futuro jefe esté interesado en su educación, sus habilidades y su experiencia también buscará otras cualidades además de éstas. Usted no va a trabajar sola, sino que se convertirá en un miembro de un equipo, naturalmente su superior querrá estar seguro de que es capaz de congeniar y trabajar con otros.  Las siguientes se consideran las más importantes, pero existe un sin número de cualidades por las que se debería destacar una perfecta secretaria.

1. Cooperación:  En un oficio trabaja mucha gente en conjunto para servir a otras personas, tanto dentro como fuera de la empresa.  La secretaria debe ser capaz, por lo tanto de trabajar y cooperar con los demás miembros del equipo.  El éxito dependerá en muchas ocasiones de sus companeros y de la cooperación que ofrezcan.   Cooperación no es más que dar y recibir.  La secretaria que espere ser ayudada por los demás debe también ayudar cuando sea necesario.
2. Buen juicio:  Como un jefe no puede estar en todas partes al mismo tiempo, se ve obligado a delegar tareas importantes a sus subalternos para disponer del tiempo y llevar a cabo decisiones mayores,  por lo tanto él necesita que su secretaria pueda actuar frente a diversas tareas encomendadas, esperando que use el mismo criterio que él usaría al desempenarlas.  No olvide que usar mal juicio en un negocio puede conducir a grandes pérdidas.  Usar mal criterio es derrochar el tiempo y usar un buen juicio, quiere decir la habilidad de obtener toda la información, estudiarla cuidadosamente y decidir la acción más apropiada que se debe tomar en beneficio de los intereses de la empresa.
3. Ambición:  Una empresa no puede permanecer estancada, debe progresar y prosperar para no caer en manos de la competencia.   La empresa necesita gente ambiciosa que pueda ayudarle a mantener su ritmo y satisfacer las exigencias del progreso.  La ambición de obtener muestras de responsabilidades, la buena voluntad del trabajar al máximo y el deseo sincero del progreso personal, son cualidades envidiables en una oficina. Sus esfuerzos no solamente ayudarán a convertirse en una persona más valiosa para la empresa.   Si su actitud es ambiciosa en el trabajo y su jefe descubre en usted esa característica de empuje personal, le será más fácil llegar a ocupar altos cargos en el futuro.
4. Buena voluntad y presteza:  Cuando usted se dirige a un negocio a comprar alguna cosa, desea que se le atienda inmediatamente, en la misma forma en que usted espera un pronto servicio, en la oficina también se exige esta prontitud.  Como las operaciones deben moverse de acuerdo con horarios definidos,  para atender estos compromisos, la oficina requiere personal que pueda llevar el compás que imparte la naturaleza del negocio.   En la mayoría de las oficinas existe una época del ano  en que se necesita que la secretaria y sus demás empleados trabajen con mayor prontitud y buena voluntad que de costumbre para atender actividades especiales.   La secretaria debe tener en cuenta que este esfuerzo adicional que se le pide es parte necesaria de su empleo y debe estar dispuesta a ofrecerlo sin quejarse y sin sacrificar la calidad de su trabajo.  Un jefe siempre estimará más a la secretaria que está dispuesta a dar más de lo que exige su trabajo en un momento de emergencia y presión.
5. Responsabilidad:  A una secretaria responsable se le puede confiar un trabajo sin necesidad de tener que supervisarla continuamente.  El trabajo en una oficina no se puede interrumpir constantemente para cerciorarse que la secretaria esté desempenando correctamente la tarea designada.  Una vez que a la secretaria se le confía un trabajo, debe hacerlo con eficiencia y prontitud, un jefe necesita depender de su secretaria y confiar en ella, para poder llevar a cabo el trabajo que se le asigne, sin tener que preocuparse de que siga las instrucciones en forma responsable.  Ser responsable y de confianza es tal vez una de las cualidades personales más importantes en el mundo empresarial.
6. Dedicación:  A una secretaria se le paga para que dedique horas y toda su atención al trabajo.   La oficina es un lugar de negocios y así se debe considerar.  Dedicación al trabajo quiere decir que usted se da cuenta de que su tiempo pertenece a la empresa que se le está pagando por desempenar un trabajo.   No crea en ningún momento que se le está tratando injustamente si se le pide que dedique a otras actividades de la oficina el tiempo que le sobre dentro de su horario de trabajo.
7. Puntualidad:   La mayoría de los jefes esperan que su secretaria llegue puntualmente a la oficina y que desempene su trabajo en el tiempo que se le asignado, quizás los pocos minutos de retraso no tengan mucha importancia para la secretaria o para su jefe, pero por el hecho de retrasarse afecta la rutina y reglamento de la empresa y da mal ejemplo al resto del personal que se esmera por llegar a tiempo.   La puntualidad en la oficina es una de las cualidades que más se toma en cuenta para evaluar la responsabilidad de la secretaria.
8. Limpieza y orden:  La secretaria debe preocuparse por mantener su escritorio en orden, no olvide que la apariencia de la oficina influye en la impresión que el público se forma de quienes trabajan en ella.  Acostúmbrese a mantener su área de trabajo limpia y todos sus elementos de trabajo nítidamente organizados en su escritorio.  La organización, la limpieza y la nitidez le ayuda a desempenar su trabajo en forma eficiente y rápida, al mismo tiempo que indican rasgos sobre su personalidad y buena educación.
9. Apariencia personal:   Las relaciones con el público son de una de las actividades más importantes en una oficina.  Es importante que los visitantes se formen la mejor impresión de usted como secretaria y de las demás personas a quienes acuden para obtener un mejor servicio.   Una secretaria bien vestida y bien presentada dará la impresión de que su trabajo se caracteriza por las mismas cualidades, aunque un poco de buen gusto contribuye a vestir bien, éste se puede desarrollar con la ayuda del sentido común y la observación de algunas reglas fáciles de recordar.

La oficina no es un lugar de veraneo ni tampoco una elegante fiesta, existe una manera apropiada para lucir bien en la oficina, basada en el aseo personal y la cuidadosa selección de la ropa, las personas que aprecien el valor de la buena apariencia aprenderán rápidamente si siguen con atención las siguientes sugerencias:

• Bano diario:  Aunque el trabajo de oficina nunca es tan arduo como para transpirar en exceso, excepto en los países cálidos o donde se carece de aire acondicionado, la sola actividad normal así como la tensión del trabajo exigen sus precauciones. Cuando se trabaja con otras personas en una oficina cerrada, la falta de aire crea problemas, por lo que debe tomar medidas de precaución como la del bano diario complementado con un buen desodorante.
• Peinado:  Se debe lucir bien peinada pero sin exageraciones, lo más indicado es un peinado sencillo, elegante y discreto.   No se debe olvidar el cuidado regular del cabello mediante el shampoo y el cepillado.
• Los cosméticos:   Las mejores reglas a cerca del uso de cosméticos son la sencillez y la naturalidad en su aplicación.  Es muy agradable ver lucir a una persona atractiva y bien arreglada, pero también es desagradable el exceso, sobretodo lo que ha cosméticos se refiere.   En la oficina se exige eficiencia ante todo y su jefe espera que usted limite el tiempo que se pierde componiendo el peinado o el maquillaje.
• Dientes:  Deben cepillarse después de cada comida, sino lo puede hacer debe tener el cuidado de enjuagarse la boca.   Cuídese del mal aliento.
• Cuidado de las manos:  El trabajo de oficina requiere el manejo de papeles, un borrón o una mancha ocasionada por los dedos sucios pueden arruinar su trabajo.   La única manera de evitarlo es adoptando la costumbre de lavarse las manos con frecuencia, mantenga un panuelo o toalla absorvente para limpiarse el sudor de las manos, sobretodo cuando escribe a máquina o en computador.  Láveselas, por lo mínimo cuatro veces al día, especialmente después de comer.  Al usar esmalte de unas, se debe evitar los colores vivos, ya que si el esmalte se salta se nota demasiado y eso da muy mala apariencia personal.

Selección de Vestuario

• Vestuario apropiado:  Generalmente en la oficina se traduce a un traje de dos piezas, el cual se destaca por su estilo y durabilidad. Son los factores más importantes.   Debe lucir bien en la oficina.  El traje es fácil de cuidar y cómodo de usar.  Debe guiarse por la sencillez y eligir un estilo clásico, ya que nunca pasará de moda.   Si los materiales son de buena calidad no se arrugará fácilmente, ni se gastará demasiado pronto.
• Adornos apropiados:  Debe ser de acuerdo a lo que está vistiendo.  Un vestido o traje formal puede lucir de diferentes maneras si se le adorna con un echarpe, un cinturón, collar o alguna joya.  Tenga en cuenta que el objeto de los adornos es agregar un poco de estilo y color.   El exceso de joyas, panuelo de colores que no combinen con el vestuario, pueden arruinar por completo su imagen.
• Zapatos adecuados:  En la mayoría de los trabajos las personas que comienzan tienen que caminar bastante.   No ande con suelas gastadas, ni tampoco con tapillas o tacos torcidos. Elija un zapato fácil de limpiar.

Puntos básicos de la personalidad de la secretaria

Cuando consiga sobresalir con sus valores, no sólo consolidará su puesto, sino que su jefe afianzará su labor y con esto su remuneración se verá aumentada.  Quizás otras empresas al ver su eficiencia le harán proposiciones de trabajo, ya que se habrán dado cuenta de sus conocimientos, iniciativa y su sentido de responsabilidad.   Podrá alcanzar el éxito si posee las siguientes cualidades y facultades:

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