Cómo Optimizar Y Mejorar La Gestión Del Tiempo

Cómo Optimizar y Mejorar la Gestión del Tiempo

¿Por qué la frase más recurrente cuando hablamos con profesionales, empresarios/as, empleados/as es “no tengo tiempo”?

El mundo va muy deprisa, y no tenemos tiempo para preocuparnos del tiempo y sin embargo lo perdemos con mucha más frecuencia de lo que somos conscientes.

El tiempo es un recurso, y de cómo lo administremos dependerá no solo nuestro éxito profesional, sino nuestro bienestar personal.

El problema está en que no gestionamos el tiempo, caemos en la trampa de la actividad, y hacemos más y más rápido sin evaluar si lo que hacemos es importante o nos conduce a los resultados deseados. Unido a todo ello tenemos una sensación permanente de no llegar, o ese insoportable tráfico mental, que como una pesada nube sobre nuestra cabeza, nos sigue a todas partes.

Tenemos que empezar por valorar el tiempo, darle la importancia que tiene, es el bien más escaso a pesar de tener todas las mismas 24 horas diarias.

La valoración dependerá de para que lo quiero utilizar, de cuales son mis prioridades. Puedo gestionar el tiempo para arañar todos los días 2 horas para tenerlas simplemente libres, es decir, para hacer con ellas lo que me apetezca en cada momento. O puede mejorar su gestión para conseguir no trabajar los viernes por la tarde y dedicarlos a la familia o a un hobby.

Valorando el tiempo y analizándolo cualitativamente, nos daremos cuenta que no siempre el número de horas dedicadas a una actividad es directamente proporcional a la calidad de la misma.

Es bastante probable que muchas de las cosas que hacemos no tengan nada que ver con nuestras prioridades, que no nos produzcan ninguna satisfacción o resultado, e incluso si nos paramos a pensar un poco más, no entendamos ni porque las hacemos.

Para lograr gestionar adecuadamente el tiempo debemos comenzar por adquirir consciencia del uso que le damos: si tenemos 24 horas diarias hay que distribuirlas, cada uno sabrá cuanto quiere dormir o cuanto necesita, si le basta dedicar media hora para comer o prefiere tomarse más tiempo. Además tenemos que ver que actividades diarias realizamos en nuestro trabajo y cuanto tiempo nos ocupan cada una.

Las actividades veremos que se repiten y que podemos establecer periodicidades y áreas de uso del tiempo: llamadas telefónicas, reuniones, lectura de informacion, captar clientes, planificar, etc.

Saber como usamos el tiempo día a día es vital para poder controlarlo y utilizarlo adecuadamente. En base a la lista de actividades diarias que proponemos en el párrafo anterior, se trata de realizar un seguimiento diario durante por ejemplo una semana, en la que iremos anotando todas las actividades que desarrollamos en el día y el tiempo que empleamos en cada una. Por ejemplo si a lo largo del día realizamos de media 15 llamadas y nos lleva en total 1 hora, una buena gestión del tiempo sería concentrar la realización de llamadas en una franja del día de forma habitual, todos los días de 09:00 a 10:00 horas por ejemplo.

Del listado de tareas y sus tiempos podemos concluir que hay muchas de ellas que podemos delegar, o que podemos incluso eliminar. También nos servirá para priorizarlas según su importancia.

Otra cuestión a valorar son los ritmos de actividad, hay personas que rinden más por la mañana, otras por la tarde y

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