Cómo Ser Eficaz Y Administrar Su Tiempo.

Texto: Cómo ser eficaz y administrar su tiempo

Aut.: Salgueiro, A

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1 - ¿Para qué trabajamos?

Generalidades

Cualquier ejecutivo, alto o bajo, empleado o no empleado, a tiempo completo o

full-time, trabaja para obtener unos resultados, no para hacer tareas. «Cuando una

compañía contrata a una persona es para que cumpla determinadas funciones, en

definitiva, para obtener unos resultados desempeñando unas actividades,

haciendo unas 'cosas'».

Un consultor y entrenador que yo conozco dice: «Si yo empezase a trabajar en

una empresa, lo primero que le preguntaría a mi jefe, antes que el sueldo que yo

iba a tener y antes también que quiénes son los accionistas, es que resultados

espera la empresa de mí, porque en base a ellos se va a medir mi actuación y es

lo primero que yo debo conocer.»

Se podría pensar que sería lógico que, según el cargo para el que uno hubiera

sido contratado, se supiera claramente ya qué resultados tiene uno que obtener,

porque conociendo éstos sería más fácil obtenerlos y además se puede

determinar mejor las tareas que hay que llevar a cabo para obtener los resultados

que se desean. Sería mejor, repito, pero no es así. Lo prueba el gran número de

«descripciones de puestos», «manuales de puestos de trabajo», etc., existentes y

la poca definición que hay de las áreas de responsabilidad.

¿Qué hacer ante ello? Preguntárselo a la persona que nos contrata y ratificarlo

con nuestro superior inmediato. Haciendo esto último, sería mucho más fácil

alcanzar los resultados que quiere la empresa y la evaluación que hagan de

nosotros será más alta.

Las actividades o tareas que tenemos que desempeñar deben estar de acuerdo

con nuestros puntos fuertes y para ello es imprescindible conocerse a sí mismo.

Peter Drucker ha dicho: «Conocerse a sí mismo es el punto de partida de toda

eficacia».

Uno de los sistemas más utilizados para identificar fortalezas y debilidades es la

popular matriz F.A.D.O., también, denominado DAFO, FODA, DOFA, SWOT (en

inglés), etc., y consiste en la Tabla 1.1.

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Y una forma de aplicar esta herramienta de trabajo para analizar la situación que

nos interese es la siguiente Tabla 1.2.

1. Primero individualmente y luego en grupo, se deben identificar cuáles son

aquellas capacidades, conocimientos o habilidades de la empresa, de la

persona, departamento o área de la cual queremos analizar su situación, en

las cuales están por encima del promedio con respecto a su competencia, y

escríbanse en el cuadro FORTALEZAS, en la pizarra, a la vista de todas las

personas asistentes. Deben participar todas éstas y deberán escribirse,

también, aquellos valores y aspectos que puedan representar un punto

fuerte o ventaja para lo que se quiere analizar. Lógicamente, esta primera

etapa se refiere a la situación actual, al día de hoy.

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2. Después, debe pensarse qué oportunidades pueden surgir en el futuro

(inmediato o posterior) provenientes de cada fortaleza, y escribirlas en el

cuadro OPORTUNIDADES.

Por supuesto que pueden encontrarse otras oportunidades que no

provengan de alguna fortaleza escrita. En este caso, deben reflejarlas,

también.

3. El tercer paso es decidir qué acciones estratégicas debemos llevar a cabo

para potenciar y hacer más fuertes las fortalezas.

4. El cuarto y último paso es el de tomar la decisión entre todos los presentes

sobre qué acciones estratégicas son aconsejadas para aprovechar las

oportunidades que pueden surgir. Algunos dicen que éste es el paso más

importante y seguramente Peter Drucker diría lo mismo, porque él siempre

ha insistido en que debemos concentrarnos en las oportunidades que

tenemos, en lo que hacemos mejor, antes que en los aspectos que

debemos mejorar (nuestras debilidades).

Si queremos que las acciones estratégicas sean más eficaces y nos ayuden a

medir el desempeño de las personas responsables, pueden ponerse en forma de

objetivos operativos o de objetivos de desempeño, según viene explicado en el

Capítulo 4.

Igualmente, debe procederse con las DEBILIDADES, de las cuales pueden surgir

AMENAZAS, que deben generar unas acciones a seguir, tanto para corregir las

debilidades como para afrontar las posibles amenazas.

Como vemos, la Matriz FADO es solamente una ayuda —pero muy importante,

eso sí— para conocerse a sí mismo y para analizar cualquier situación o

simplemente para identificar cuáles son los puntos fuertes y débiles de cualquier

área, o de la empresa en su conjunto.

¿QUÉ ES EL TIEMPO?

En 1983, en Francia, se realizó una encuesta denominada «Encuesta Centros de

frustración». Querían saber qué es lo que más preocupaba y frustraba a los

ciudadanos, si eran los asuntos económicos, sentimentales, familiares, políticos,

laborales u otros. Pues bien, los resultados —sorprendentes para la mayoría—

fueron los siguientes:

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Con lo cual se comprobó que lo que más frustraba y tensionaba a los franceses

era la falta de tiempo para terminar las cosas, antes que los problemas

financieros, sentimentales o políticos.

Y... ¿qué es el tiempo? Pues, probablemente, si se lo preguntásemos a varias

personas, todas ellas contestarían algo distinto e incluso alguna diría, más o

menos: «¡Ah!, pero, ¿el tiempo es algo?» Y sí que lo es, el tiempo —podríamos

decir— es eso que transcurre entre el día en que un amigo debía devolvemos un

dinero y el día en que efectivamente nos lo entrega. Alguien también ha dicho que

«Es la forma que tiene la naturaleza para impedir que todo ocurra simultáneamente».

Pero, en cualquier caso, si realmente queremos saber qué es el

tiempo, pensemos, por un momento, en lo que sentimos cuando nos vamos de

vacaciones a las Islas Fidji y vemos que vamos a perder el avión porque un

embotellamiento de tráfico nos impide llegar a la hora debida al aeropuerto.

¿Verdad que nos invade una sensación extraña, de angustia y tensión? ¿No es

cierto que se nos nubla la cabeza y nos descontrolamos, impidiéndonos todo ello

pensar?

El tiempo es la vida y si se nos acaba nuestro tiempo, se nos acaba nuestra vida.

Si administramos nuestro tiempo, estamos administrando nuestra vida.

Todo esto lo sabía el gran actor y productor de televisión fallecido de cáncer hace

algunos años, Michael Landon, quien al haber sido preguntado por un periodista

sobre lo que sentía ante lo que iba a ser su próxima muerte, respondió: «Ya sé

que me queda poco tiempo de vida y estoy triste, pero estoy tranquilo porque he

administrado bien mi vida y el tiempo que me queda voy a dedicárselo a los

míos.»

EL TIEMPO ES UN RECURSO

El tiempo es un recurso con el que cuenta la dirección de las empresas. Los

recursos vienen definidos por 6M + T, siendo «M» las iniciales en inglés de los

recursos más comúnmente utilizados y «T» el tiempo.

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De los cuales, los más importantes, con diferencia, son las personas, el dinero y el

tiempo, el cual es escaso, insustituible, irremplazable, irreversible e incomparable

(intente compararlo con otros recursos, por favor).

La productividad, que relaciona los resultados alcanzados con los recursos

consumidos, se mide en varias formas, pero lo habitual es medir la producción por

hora o día de trabajo, es decir, con el tiempo. Esto nos puede dar una idea de la

importancia del recurso tiempo en el mundo empresarial actual.

El problema de que muchos directivos y ejecutivos lo desprecien e ignoren suele

ser un problema de concepto y es debido a que, como el tiempo es gratis y no

aparece en los «balances» ni en los «estados de pérdidas y ganancias», no se

considera el tiempo como un recurso y de ahí vienen casi todos los problemas de

su ignorancia hacia él.

Sin embargo, si nos fijamos, casi todo se mide con el tiempo. Observemos: el

dinero se mide con el interés, y éste en función del tiempo; si nos prestan 10

millones ¿nos cuesta lo mismo si los devolvemos inmediatamente que si lo

hacemos al cabo de ocho meses?, la energía eléctrica en kilowatios/hora; la mano

de obra se mide en horas/hombre... La productividad suele medirse con el tiempo

y eso sin contar con que todo lo que se puede alquilar se mide, también, con el

tiempo, ya sea el trabajo de un empleado, un vehículo o una vivienda. Realmente,

el tiempo puede considerarse como una medida universal aplicable a cualquier

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