Cómo Ser Eficaz Y Administrar Su Tiempo.
jorjav12 de Mayo de 2013
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Texto: Cómo ser eficaz y administrar su tiempo
Aut.: Salgueiro, A
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1 - ¿Para qué trabajamos?
Generalidades
Cualquier ejecutivo, alto o bajo, empleado o no empleado, a tiempo completo o
full-time, trabaja para obtener unos resultados, no para hacer tareas. «Cuando una
compañía contrata a una persona es para que cumpla determinadas funciones, en
definitiva, para obtener unos resultados desempeñando unas actividades,
haciendo unas 'cosas'».
Un consultor y entrenador que yo conozco dice: «Si yo empezase a trabajar en
una empresa, lo primero que le preguntaría a mi jefe, antes que el sueldo que yo
iba a tener y antes también que quiénes son los accionistas, es que resultados
espera la empresa de mí, porque en base a ellos se va a medir mi actuación y es
lo primero que yo debo conocer.»
Se podría pensar que sería lógico que, según el cargo para el que uno hubiera
sido contratado, se supiera claramente ya qué resultados tiene uno que obtener,
porque conociendo éstos sería más fácil obtenerlos y además se puede
determinar mejor las tareas que hay que llevar a cabo para obtener los resultados
que se desean. Sería mejor, repito, pero no es así. Lo prueba el gran número de
«descripciones de puestos», «manuales de puestos de trabajo», etc., existentes y
la poca definición que hay de las áreas de responsabilidad.
¿Qué hacer ante ello? Preguntárselo a la persona que nos contrata y ratificarlo
con nuestro superior inmediato. Haciendo esto último, sería mucho más fácil
alcanzar los resultados que quiere la empresa y la evaluación que hagan de
nosotros será más alta.
Las actividades o tareas que tenemos que desempeñar deben estar de acuerdo
con nuestros puntos fuertes y para ello es imprescindible conocerse a sí mismo.
Peter Drucker ha dicho: «Conocerse a sí mismo es el punto de partida de toda
eficacia».
Uno de los sistemas más utilizados para identificar fortalezas y debilidades es la
popular matriz F.A.D.O., también, denominado DAFO, FODA, DOFA, SWOT (en
inglés), etc., y consiste en la Tabla 1.1.
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Y una forma de aplicar esta herramienta de trabajo para analizar la situación que
nos interese es la siguiente Tabla 1.2.
1. Primero individualmente y luego en grupo, se deben identificar cuáles son
aquellas capacidades, conocimientos o habilidades de la empresa, de la
persona, departamento o área de la cual queremos analizar su situación, en
las cuales están por encima del promedio con respecto a su competencia, y
escríbanse en el cuadro FORTALEZAS, en la pizarra, a la vista de todas las
personas asistentes. Deben participar todas éstas y deberán escribirse,
también, aquellos valores y aspectos que puedan representar un punto
fuerte o ventaja para lo que se quiere analizar. Lógicamente, esta primera
etapa se refiere a la situación actual, al día de hoy.
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2. Después, debe pensarse qué oportunidades pueden surgir en el futuro
(inmediato o posterior) provenientes de cada fortaleza, y escribirlas en el
cuadro OPORTUNIDADES.
Por supuesto que pueden encontrarse otras oportunidades que no
provengan de alguna fortaleza escrita. En este caso, deben reflejarlas,
también.
3. El tercer paso es decidir qué acciones estratégicas debemos llevar a cabo
para potenciar y hacer más fuertes las fortalezas.
4. El cuarto y último paso es el de tomar la decisión entre todos los presentes
sobre qué acciones estratégicas son aconsejadas para aprovechar las
oportunidades que pueden surgir. Algunos dicen que éste es el paso más
importante y seguramente Peter Drucker diría lo mismo, porque él siempre
ha insistido en que debemos concentrarnos en las oportunidades que
tenemos, en lo que hacemos mejor, antes que en los aspectos que
debemos mejorar (nuestras debilidades).
Si queremos que las acciones estratégicas sean más eficaces y nos ayuden a
medir el desempeño de las personas responsables, pueden ponerse en forma de
objetivos operativos o de objetivos de desempeño, según viene explicado en el
Capítulo 4.
Igualmente, debe procederse con las DEBILIDADES, de las cuales pueden surgir
AMENAZAS, que deben generar unas acciones a seguir, tanto para corregir las
debilidades como para afrontar las posibles amenazas.
Como vemos, la Matriz FADO es solamente una ayuda —pero muy importante,
eso sí— para conocerse a sí mismo y para analizar cualquier situación o
simplemente para identificar cuáles son los puntos fuertes y débiles de cualquier
área, o de la empresa en su conjunto.
¿QUÉ ES EL TIEMPO?
En 1983, en Francia, se realizó una encuesta denominada «Encuesta Centros de
frustración». Querían saber qué es lo que más preocupaba y frustraba a los
ciudadanos, si eran los asuntos económicos, sentimentales, familiares, políticos,
laborales u otros. Pues bien, los resultados —sorprendentes para la mayoría—
fueron los siguientes:
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Con lo cual se comprobó que lo que más frustraba y tensionaba a los franceses
era la falta de tiempo para terminar las cosas, antes que los problemas
financieros, sentimentales o políticos.
Y... ¿qué es el tiempo? Pues, probablemente, si se lo preguntásemos a varias
personas, todas ellas contestarían algo distinto e incluso alguna diría, más o
menos: «¡Ah!, pero, ¿el tiempo es algo?» Y sí que lo es, el tiempo —podríamos
decir— es eso que transcurre entre el día en que un amigo debía devolvemos un
dinero y el día en que efectivamente nos lo entrega. Alguien también ha dicho que
«Es la forma que tiene la naturaleza para impedir que todo ocurra simultáneamente».
Pero, en cualquier caso, si realmente queremos saber qué es el
tiempo, pensemos, por un momento, en lo que sentimos cuando nos vamos de
vacaciones a las Islas Fidji y vemos que vamos a perder el avión porque un
embotellamiento de tráfico nos impide llegar a la hora debida al aeropuerto.
¿Verdad que nos invade una sensación extraña, de angustia y tensión? ¿No es
cierto que se nos nubla la cabeza y nos descontrolamos, impidiéndonos todo ello
pensar?
El tiempo es la vida y si se nos acaba nuestro tiempo, se nos acaba nuestra vida.
Si administramos nuestro tiempo, estamos administrando nuestra vida.
Todo esto lo sabía el gran actor y productor de televisión fallecido de cáncer hace
algunos años, Michael Landon, quien al haber sido preguntado por un periodista
sobre lo que sentía ante lo que iba a ser su próxima muerte, respondió: «Ya sé
que me queda poco tiempo de vida y estoy triste, pero estoy tranquilo porque he
administrado bien mi vida y el tiempo que me queda voy a dedicárselo a los
míos.»
EL TIEMPO ES UN RECURSO
El tiempo es un recurso con el que cuenta la dirección de las empresas. Los
recursos vienen definidos por 6M + T, siendo «M» las iniciales en inglés de los
recursos más comúnmente utilizados y «T» el tiempo.
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De los cuales, los más importantes, con diferencia, son las personas, el dinero y el
tiempo, el cual es escaso, insustituible, irremplazable, irreversible e incomparable
(intente compararlo con otros recursos, por favor).
La productividad, que relaciona los resultados alcanzados con los recursos
consumidos, se mide en varias formas, pero lo habitual es medir la producción por
hora o día de trabajo, es decir, con el tiempo. Esto nos puede dar una idea de la
importancia del recurso tiempo en el mundo empresarial actual.
El problema de que muchos directivos y ejecutivos lo desprecien e ignoren suele
ser un problema de concepto y es debido a que, como el tiempo es gratis y no
aparece en los «balances» ni en los «estados de pérdidas y ganancias», no se
considera el tiempo como un recurso y de ahí vienen casi todos los problemas de
su ignorancia hacia él.
Sin embargo, si nos fijamos, casi todo se mide con el tiempo. Observemos: el
dinero se mide con el interés, y éste en función del tiempo; si nos prestan 10
millones ¿nos cuesta lo mismo si los devolvemos inmediatamente que si lo
hacemos al cabo de ocho meses?, la energía eléctrica en kilowatios/hora; la mano
de obra se mide en horas/hombre... La productividad suele medirse con el tiempo
y eso sin contar con que todo lo que se puede alquilar se mide, también, con el
tiempo, ya sea el trabajo de un empleado, un vehículo o una vivienda. Realmente,
el tiempo puede considerarse como una medida universal aplicable a cualquier
...