USO EFICÁZ DEL TIEMPO

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA TERRITORIAL DE LOS ALTOS MIRANDINOS “CECILIO ACOSTA” (UPTAMCA)

LOS TEQUES ESTADO BOLIVARIANO DE MIRANDA

LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN INTEGRAL

PNFADMINISTRACIÓN, T20152

CÁTEDRA: HERRAMIENTAS GERENCIALES

“USO EFICAZ DEL TIEMPO”

Instructor: Olga Gómez

Autores:

TSU Mariant Mora, C.I V. 16.368.076

TSU Yulis Muria, C.I. V. 6.445.421

TSU Juan Cordero, C.I. V. 18.537.585

TSU Jesús Díaz, C.I. V. 6.028.192

TSU René Bártoli, C.I. V- 6.871.757

Los Teques, 01 de Julio de 2015

INTRODUCCIÓN

Para ser más eficiente es importante determinar cuándo eres más productivoy qué te hace perder el tiempo. Para averiguar estas dos cosas es muy útil escribir durante una semana (o al menos 3 o 4 días) todo lo que haces y el tiempo que empleas en cada cosa. Durante un día normal todos tenemos picos de productividad. Después hay momentos de productividad normal, y ratos en los que nos cuesta mucho concentrarnos y se pierde el tiempo con cualquier cosa. Podemos utilizar el tiempo con inteligencia,debemos hacer el trabajo importante y que requiera más concentración y atención en los momentos productivos, hay que deja el resto de las tareas para momentos de menor concentración. Eso hará que nuestra productividad aumente y que nos sintamos más satisfechos.

Existen actividades o tareas que supuestamente te van a llevar cinco minutos y sin darte cuenta has perdido media mañana, estas son las denominadas redes sociales (Facebook, Twitter, Instagram), irte “cinco minutos” a tomar un café, mirar un momento el correo. Investiguemos cuanto tiempo empleamos al día en esas actividades, los resultados nos sorprenderán.

USO EFICAZ DEL TIEMPO

Por lo general, cuando se emplean las palabras "Eficacia" y "Eficiencia" no se comprende muy bien la diferencia que se debe hacer en el uso entre una de la otra. Para disuadir las dudas que puedan surgir en el empleo de éstas palabras, no basaremos en la siguiente definición:

• Eficacia. En filosofía la eficacia es la capacidad de la causa eficiente para producir su efecto.

• Eficiencia. Es la capacidad de lograr el efecto en cuestión con el mínimo de recursos posibles viable.

Ahora bien, todos hemos oído la frase "El tiempo es oro", pero ¿Por qué la analogía con el oro? Porque es un bien, intangible, de un importantísimo valor.

Por lo tanto, la administración eficaz de este preciado tesoro es de vital importancia, por lo que siempre se pretende el uso eficiente del mismo.

La eficacia en las organizaciones es un concepto muy bien comprendido y empleado dentro de los grupos de trabajos de las mismas, para poder cumplir con los objetivos que ésta fija, por lo que reconocen que deberán de gestionar el tiempo disponible para poder cumplir con sus tareas.

Tanto la eficacia como eficiencia son virtudes que deben ser ejecutadas de manera simultánea y aunque parezcan sinónimos, cada una posee su particularidad. Se puede ser eficiente pero no eficaz.

PLAN PERSONAL DE USO EFICAZ DEL TIEMPO

1. Descubrir como funcionamos en relación al tiempo. Analizaremos tres aspectos:

• El propio recurso tiempo

• Nuestros hábitos

• El comportamiento de nuestro entorno

2. Decidiremos que queremos conseguir, desde el plazo más largo, hastamañana.

3. Nos defenderemos de nuestros ladrones de tiempo. Eliminaremos todo lo que perjudique nuestra eficacia

4. Desarrollaremos nuestras capacidades personales y las de las personas que dependen de nosotros.

CARACTERISTICAS DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

1. Manejar bien el tiempo NO es trabajar deprisa.

2. La mayoría de personas NO pueden resolver sus problemas de tiempo trabajando más horas.

3. Los que se concentran en trabajar eficientemente NO son los máseficaces. La eficacia, más que hacer las cosas bien, exige hacer lo que hay que hacer.

4. Hacer varias cosas a la vez NO es un uso eficaz del tiempo. Resulta más eficaz concentrar tiempo y esfuerzo en una cosa, terminarla y abordar otra con igual concentración.

5.La mayoría de personas NO tienen exceso de trabajo por las propias exigencias de su puesto. Eltiempo nunca es suficiente para realizar todo cuanto se desearíahacer, y es necesario elegir.

6.Siempre se puede elegir en función de las prioridades. Siempre hay cosas más importantes que otras, por conducir más directamente a los objetivos. Y son éstas las que requieren prioridad.

7. Todas las actividades diarias pueden ser planificadas. Aunque no es necesario respetar ciegamente estaplanificación si luego surge una actividad alternativa de mayor interés.

8. En general, NO solemos saber enqué empleamos nuestro tiempo y cuáles son las causas que hacen que lo perdamos a veces.

9. Los individuos más atareados y activos NO son los que obtienen mejores resultados. Es evidente que, a igualdad de eficacia, unamayor actividad produce mejores resultados, pero una gran actividad, por si misma, no garantiza nada.

10. La simplificación de tareas directivas NO es una buena manera de ganar tiempo.

PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO Y NO DE ACTIVIDADES.

La planificación hará que se dedique tiempo a hacer las cosas importantes, las cosas que sólo usted puede hacer y que deben hacerse para una fecha tope.

La planificación del tiempo ahorra tiempo. Marcar objetivos y metas medir el progreso al comparar lo que se ha logrado realmente con la meta original.

Conocidos los objetivos, y determinando si son de corto, mediano o largo plazo y mediante qué procesos, se deben alcanzar, para lograr la eficiencia absoluta es necesario planificar y programar los procesos de cómo se alcanzarán los objetivos.

A partir de aquí, se hace necesario cumplir los siguientes puntos:

1. Definir objetivos

2. Decidir, planificar y establecer prioridades

3. Determinar qué objetivo hay que concretar y en qué momento (programación)

4. Ver qué actividades deberán desarrollarse (programación a corto plazo )

5. Tener en cuenta los recursos disponibles (tiempo)

Finalmente, para que la programación cumpla con todos los propósitos ha de reunir las siguientes características:

• Personal: Nadie mejor que el programador sabe cuáles son las necesidades que se tienen que cumplir y en qué tiempo.

• Realista: la programación debe ser realista, bien dimensionada y alcanzable, poniendo a disposición el tiempo necesario para alcanzar los objetivos

• Flexible: la programación no debe ser entendida como un imperativo que se halla que cumplir imperiosamente, sin duda, hay que dar lugar a la flexibilidad para poder acomodarse a imprevistos.

• Revisable: la programación puede cambiar y deber ser revisada periódicamente.

• Escrita: para que quede asentado el trabajo y el procedimiento realizado.

REGISTRO DEL EMPLEO DEL TIEMPO.

Hoy en día, gracias al avance de la tecnología, Internet y la presencia de las TICs (Tecnologías de la Información y la Comunicación), se facilita la planificación y programación de las tareas, mediante diferentes herramientas digitales existentes.

Gestores de correo electrónico

Los gestores de correo electrónico son programas que permiten gestionar múltiples cuentas de correo electrónico, sin necesidad de acceder a la página Web del servidor.

Existen multitud de gestores de correo electrónico por lo que se puede utilizar aquel que mejor se adapte a las necesidades de cada uno.

Para poder usar un gestor de correo, la cuenta de email debe ser compatible con los protocolos que se usan, que suelen ser POP3 para recibir correo y SMTP para enviarlo.

Mozilla Thunderbird es uno de los gestores de correo electrónico multiplataforma más utilizados (lo puedes encontrar incluidos en Guadalinex). Ofrece una serie de botones y opciones básicas como:

• Recibir mensajes: el botón "recibir mensajes" conecta el cliente Thunderbird al servidor de correo y busca nuevos mensajes.

• Redactar: El botón "Redactar" abre una nueva ventana en la que se puede escribir el correo electrónico, editar adjuntos y enviarlo todo.

• Responder: El botón responder abre una nueva ventana como un mensaje cuyo destinatario es el remitente del mensaje seleccionado en la bandeja de entrada.

Otra opción como gestor de correo electrónico es el software Evolution (también utilizado en Guadalinex) desarrollado originalmente por Ximian. Se puede utilizar Evolution para gestionar citas, o sólo para administrar el correo. El programa incorpora también una libreta de direcciones con las que se puede enviar la información de contacto en forma de tarjeta de visita.

Al iniciar Evolution por primera vez aparece una herramienta para facilitar la primera configuración. Si este diálogo de configuración no se abre, es posible invocarlo pulsando sobre el ícono Entrada en la izquierda y después Herramienta Configuración del correo. Dentro de la carpeta con la lengüeta Cuentas pulse sobre Añadir y

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