DESARROLLO DE ACTIVIDAD

ACTIVIDAD NUMERO 2

Los documentos de archivo se clasifican según la función que pretendan cumplir y el impacto que buscan generar en el destino o destinatarios.

SEGÚN EL SOPORTE:

Se clasifican por sus características físicas y condiciones de conservación

Posibles Fallas en el Proceso General del Documento Archivístico:

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Falta de organización

documental

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Acumulación de documentos que no tienen ningún valor.

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Mezcla de documentos por la falta de clasificación documental

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Desconocimiento por parte de las personas encargadas del archivo, por una faltade capacitación a nivel de gestión documental.

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Poco espacio para el archivo de documentos

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Guardar muchos documentos en una sola carpeta o en un espacio muy pequeño,lo que conlleva a un daño físico de los documentos.

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Una mala planeación

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Mala clasificación documental.

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Falta de control en la recepción de los documentos.

La organización documental es la base primordial en cualquier empresa, ya que por medio del orden podemos darnos cuenta de que elementos importantes podemos disponer, por lo cual se determinó organizar los documentos de la oficina de acuerdo al soporte que le corresponde, para así crear una estructura organizada dentro de la compañía y generar conciencia de orden para que en el momento que un documento sea solicitado la búsqueda sea mucho más efectiva y se puedan localizar con facilidad, por lo tanto la organización según el soporte quedó de la siguiente manera:

En mi opinión podemos ver cómo llegan los datos al área de archivo en la empresa, llegan datos de todas las dependencias sin ningún orden y es ahí donde se hace la recolección de los datos, después se hace el procesamiento que es la clasificación, darle un orden a los mismos ya sea por glosario, numéricamente, etc. Y finalmente se hace la transformación que es la obtención de información útil y necesaria que se requiere en la empresa.

b. Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas, en el proceso de la Administración Documental.

CORRESPONDENCIA COMERCIAL:

Son necesarias ya que con ellas tenemos registros de actividades dentro y fuera de la empresa donde podemos dar a conocer asuntos importantes de la misma.

DOCUMENTOS CONTABLES:

Son importantes porque en ellos reposa todo lo relacionado con las actividades comerciales, es donde se ve reflejado la situación financiera de la empresa. En algunas entidades se utiliza un libro contable pero ahora esa información se guarda en programas de contabilidad.

DOCUMENTOS ESPECIALES:

Son los documentos que debemos archivar consuma responsabilidad por lo mismo de la importancia del documento lo hace especial el hecho de contener datos considerados confidenciales y esenciales para el funcionamiento de la empresa.

DOCUMENTOS LEGALES:

Son los documentos de mayor importancia dentro de la empresa, ya que son los que le dan la legalidad y el buen proceder dentro de la misma.

c. Describa dos aportes generales que le brindaría a la temática de este contenido y explique el porqué de sus aportes.

La importancia de conocer y aplicar todos estos términos de la Administración Documental son fundamentales en nuestro entorno laboral, en el área de archivo llegan todos los días

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