DESARROLLO DE ACTIVIDAD

ACTIVIDAD NUMERO 2

Los documentos de archivo se clasifican según la función que pretendan cumplir y el impacto que buscan generar en el destino o destinatarios.

SEGÚN EL SOPORTE:

Se clasifican por sus características físicas y condiciones de conservación

Posibles Fallas en el Proceso General del Documento Archivístico:

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Falta de organización

documental

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Acumulación de documentos que no tienen ningún valor.

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Mezcla de documentos por la falta de clasificación documental

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Desconocimiento por parte de las personas encargadas del archivo, por una faltade capacitación a nivel de gestión documental.

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Poco espacio para el archivo de documentos

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Guardar muchos documentos en una sola carpeta o en un espacio muy pequeño,lo que conlleva a un daño físico de los documentos.

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Una mala planeación

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Mala clasificación documental.

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Falta de control en la recepción de los documentos.

La organización documental es la base primordial en cualquier empresa, ya que por medio del orden podemos darnos cuenta de que elementos importantes podemos disponer, por lo cual se determinó organizar los documentos de la oficina de acuerdo al soporte que le corresponde, para así crear una estructura organizada dentro de la compañía y generar conciencia de orden para que en el momento que un documento sea solicitado la búsqueda sea mucho más efectiva y se puedan localizar con facilidad, por lo tanto la organización según el soporte quedó de la siguiente manera:

En mi opinión podemos ver cómo llegan los datos al área de archivo en la empresa, llegan datos de todas las dependencias sin ningún orden y es ahí donde se hace la recolección de los datos, después se hace el procesamiento que es la clasificación, darle un orden a los mismos ya sea por glosario, numéricamente, etc. Y finalmente se hace la transformación que es la obtención de información útil y necesaria que se requiere en la empresa.

b. Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en

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