DIFERENCIANDO ENTRE DEPARTAMENTOS, CARGOS, Y FUNCIONES

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Programa: Técnico Servicios de Alojamiento

Ficha No.: 1022454

Fecha:        Noviembre 13 de 2015

DIFERENCIANDO ENTRE DEPARTAMENTOS, CARGOS,

Y FUNCIONES

Toda empresa requiere establecer los departamentos, los cargos y funciones, ya que genera una división adecuada de tareas y responsabilidades y establece líneas de mando. Para iniciar este proceso se definirá los diferentes conceptos.

• Departamento: es un área específica o nivel jerárquico de dirección y ejecución del trabajo dentro de la estructura organizacional.

Ejemplo: Departamento de Gerencia, Departamento Administrativo, Departamento Contable, Departamento de Recursos Humanos, Departamento Operativo, Departamento de Ventas, Departamento de Mercadeo, etc.

• Cargo: es una posición definida dentro de la estructura organizacional donde se le asigna unas funciones específicas.

Ejemplo: Gerente General, Administrador, Coordinador, Contador, Ejecutivo Comercial, Ejecutivo de Ventas, Recepcionista, etc.

• Función: es el conjunto de tareas que el ocupante del cargo ejerce de manera sistemática y reiterada. Se puede identificar por que se redacta iniciando con un verbo en infinitivo.

Ejemplo: Ejecutivo comercial

• Promover la venta de los productos y servicios de la empresa
• Posicionar la marca
• Fidelizar clientes
• Atender quejas y reclamos

Según lo anterior, escriba al frente de cada frase si lo descrito es un departamento, cargo o  función.

• Realizar los estados financieros de la empresa mensual y anualmente
• Atender todas las solicitudes de los clientes
• Asear las áreas comunes del hotel
• Atender el usuario de acuerdo al protocolo de la organización
• Recepcionista
• Gerente
• Aseador áreas comunes

Ahora bien, los hoteles, sin importar su tamaño y al igual que cualquier otra empresa debe tener definida su estructura organizacional. Lo que se debe tener en cuenta son los procesos y áreas determinadas por su propia ejecución particular, que es que un hotel ofrece servicios de alojamiento, alimentos y bebidas, entre otros a huéspedes y clientes. Existen dos departamentos macro (grandes, generales), el operativo y administrativo y estos a su vez tienen su división de departamentos, esto dependerá de sus servicios, necesidades y tamaños.

1. Departamentos Operativos

Son aquellos departamentos que tienen un contacto directo o semidirecto con el huésped y sin estos no sería posible otorgarle los servicios requeridos a éste. Se caracterizan porque son los que generan ingresos en un hotel.

Las áreas o departamentos operativos pueden ser:

• Departamento de Reservas: departamento donde se realizan todas las reservas telefónicas, virtuales y grupales.
• Departamento de Recepción: encargado de realizar los registros correspondientes, atender las solicitudes de los clientes y huéspedes, llevar el control de las llaves de las habitaciones, atender llamadas internas y externas, servicio de conserjería, entre otros.
• Departamento de Ama de llaves: También conocido como Housekeeping. Se encarga principalmente de mantener en excelentes condiciones higiénicas el hotel. Realiza la limpieza de las áreas públicas del mismo, prepara las habitaciones para los huéspedes recién llegados y ya alojados, repone menaje y amenities.
• Departamento de Mantenimiento: es el encargado de reparar y mantener en excelentes condiciones y funcionamiento todas la infraestructura e instalaciones del hotel tanto de la parte interna y externa del hotel como habitaciones, pasillos, ascensores, áreas comunes, piscinas, jardines, instalaciones eléctricas, etc.
• Departamento de Alimentos y Bebidas: abreviado con su sigla AYB. Encargado de todos los servicios gastronómicos que tenga el hotel entre esos preparar, conservar, controlar y servir a los distintos puntos que cuente como restaurantes, bares, room service, eventos, etc.
• Departamento de Seguridad: este vela por la seguridad de los huéspedes, de las personas que trabajan en el hotel y de sus elementos.
• Departamento de Recreación: se encarga de la programación, promoción y ejecución de la recreación de todos los huéspedes del hotel. Entre esto se encuentra deportes, espectáculos, tours.
• Departamento de Banquetes y Convenciones: es el encargado de organizar y ejecutar toda clase de eventos y de alquilar los espacios y salones asignados para estos.
• Departamento de Ventas: encargado de realizar y desarrollar todas las estrategias de ventas, capturar y mantener cuentas de clientes, promocionar al hotel.

2. Departamentos Administrativos

Son aquellos departamentos que NO tienen un contacto con el huésped y No generan ingresos al hotel pero son indispensables para su funcionamiento.

Las áreas o departamentos administrativas pueden ser:

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