DIRECTIVA SOBRE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACION DE LA UNIDAD DE LOGISTICA Y SERVICIOS GENERALES DE LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA PÚBLICA DE TACNA

DIRECTIVA SOBRE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACION DE LA UNIDAD DE LOGISTICA Y SERVICIOS GENERALES DE LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA PÚBLICA DE TACNA

I. OBJETIVO:

Determinar los procedimientos y condiciones que se tendrán en cuenta para las administrativas desarrolladas en el Área de Bienes y Servicios Generales de la Sociedad de Beneficencia Pública de Tacna.

II. FINALIDAD:

Fijar lineamientos de carácter administrativo, que permitan optimizar las acciones de control previo en el Área de Bienes y Servicios Generales de la Sociedad de Beneficencia Pública de Tacna.

III. BASE LEGAL:

Constituye base legal de la presente directiva:

 Ley No. 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Publico

 Ley N° 27245, de Racionalidad y Transparencia Fiscal, Por Ley No. 27958

 Ley N° 27783 Ley de Bases de la Descentralización.

 Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades.

 Ley N° 28112, Marco de la Administración Financiera del Sector Publico.

 Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.

 Ley N° 28425, Ley de Racionalización de los Gastos Públicos.

 Ley N° 28927, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el Año Fiscal 2007

 Ley N°28929, Ley de Equilibrio Financiero del Presupuesto del Sector Publico para el Año Fiscal 2007.

 Ley N° 28928, Ley del Endeudamiento del Sector Publico para el año fiscal 2007.

 Resolución Directoral N° 003-2007- EF/ 76.01 que aprueba la Directiva N° 003- 2007- M/EF/ 76.01

 Ley No.27972 Ley Orgánica de Municipalidades

 Texto Único Ordenado de la Ley 1017de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

 Directiva de Programación y Formulación Presupuestal del año pertinente

 Decreto Legislativo N° 276 y sus Normas, Ley Bases de la Carrera Administrativa.

 Decreto Supremo No. 154-2001-EF, que aprueba el Reglamento General de Procedimientos Administrativos de Bienes de Propiedad Fiscal y su modificatoria D. S. N° 107-2003-EF.

IV. ALCANCE:

La presente Directiva es de obligatorio cumplimiento para todas las áreas involucradas en las actividades que realiza la Unidad de Logística y Servicios Generales de la Sociedad de Beneficencia Pública de Tacna.

V. VIGENCIA:

La presente Directiva entra en vigencia al día siguiente de su aprobación.

VI. DISPOSICIONES GENERALES:

6.1. ACCIONES DE CONTROL PREVIO EN LA UNIDAD DE LOGISTICA Y SERVICIOS GENERALES:

Ejecutar el control previo y concurrente de las operaciones administrativas, realizadas en la Unidad de Logística de la Entidad, proponiendo oportunamente los ajustes y modificaciones que sean necesarios.

Fiscalizar, analizar, verificar y controlar los contratos y convenios, encargos celebrados por Obras y/o servicios.

Absolver consultas en materias de su competencia.

Examinar, antes de su autorización, las operaciones administrativas y financieras en sus diferentes etapas y en concordancia con los dispositivos legales vigentes.

6.2. DEL AREA DE ADQUISICIONES:

Implementación de un cronograma de presentación de requerimientos por parte de las diferentes Direcciones y /o unidades, aprobados por las diferentes instancias y por la Gerencia y/o administración, lo que permite elaborar el plan anual de adquisiciones tanto para las oficinas administrativas así como para los requerimientos de obras.

La adquisición de bienes y servicios para las oficinas administrativas deben estar en función al plan anual de contrataciones y adquisiciones del estado y de acuerdo a las necesidades de cada gerencia.

Antes de proceder al proceso de adquisiciones, los requerimientos deben ingresar previamente a la Oficina de presupuesto; a fin de determinar si las metas y específicas a ser afectadas cuentan con los fondos que cubran dichos requerimientos.

Posteriormente la Unidad de Logística procederá a elaborar las cotizaciones respectivas, teniendo en cuenta que el tipo de actividad en la que se encuentra enmarcado el proveedor se sujete a los requerimientos señalados, así como también se encuentren previamente habilitados en la SUNAT.

Con las respuestas de los proveedores, si las cotizaciones en mención, superan 1 UIT (3,600.00), se adjuntaran 2 cotizaciones si superan de 2 UIT, se adjuntaran 3 cotizaciones si superan de 3 UIT, el requerimiento será elevado a proceso, si de ser el caso hay 2 a 3 cotizaciones, se elabora el cuadro comparativo de cotizaciones, para determinar el mejor precio; con estos requisitos se procede a elaborar la orden de compra y/o orden de servicio según sea el caso, los operadores encargados comprometen en el Sistema, y posterior mente firman tanto la Unidad de Logística, como el jefe de Adquisiciones, siendo este ultimo el que envía en original y copias al Área de Presupuesto; el encargado de control presupuestal se queda con una copia para su control, posteriormente se devuelve a Logística para el envió de la copia al proveedor, copia a archivo y el resto de original y copias a almacén central, para la recepción del bien y conformidad respectiva;

En las órdenes de compra o de servicios que se remitan a los postores ganadores de la buena pro, figurara como condición que el contratista se obliga a cumplir las obligaciones que le corresponden, bajo sanción de quedar inhabilitado para contratar con el estado en caso de incumplimiento.

En cuanto a la celebración del contrato se deberá estar dentro de los plazos establecidos por ley, a fin de evitar penalidades futuras, las órdenes de compra y servicio deben ser emitidas con la fecha en que se celebro el contrato, siendo de responsabilidad de la persona encargada de tal actividad.

En cuanto a los cronogramas y plazos de entrega, deben estar acorde a lo establecido por la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, en caso que hubiera una modificatoria esto debe estar contemplado en el contrato a fin de prever imprevistos que se presenten durante la recepción del bien.

Después de recepcionar la orden de compra se deberá generar la PECOSA en el plazo de 1 día, adjuntando a ella los documentos fuentes, como Guía de Remisión y Facturas, procediéndose a firmar conforme entregándose los bienes por el encargado de almacén.

En cuanto a órdenes de servicio, las conformidades serán entregados 3 días como plazo antes de haberse cumplido el mes, previamente adjuntado sus documentos fuentes como el recibo por honorarios así como también la factura; en cuanto a servicios de terceros adjuntar su informe de actividades, para proceder a trabajar la fase Devengado que después de su aprobación, pasa a Tesorería para la elaboración del comprobante de pago y giro respectivo.

En toda transacción de bienes o servicios, así como en las demás actividades de gestión, deberá tenerse presente, el criterio de economía.

Verificar que antes de que se genere el documento fuente, cuente con la información necesaria que sustente la compra y/o servicio, como es el cuadro de necesidades debidamente autorizado, cotizaciones, cuadro comparativo y acta de otorgamiento de buena Pro, etc.

La Unidad de Logística debe realizar un seguimiento permanente de las Ordenes de Compra u Ordenes de Servicio emitidas y entregadas a los proveedores para su atención en el plazo establecido, aprobado, aceptado y fijado en cada una de ellas, con la finalidad de evitar retrasos y demoras.

El jefe de logística deberá tener en cuenta que las personas encargadas de las cotizaciones deberán rotar cada 06 seis meses, como máximo.

6.3. DEL AREA DE ALMACEN:

Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar físicamente a través del Área de almacén, antes de ser utilizados.

Las personas a cargo del almacén tienen la responsabilidad de acreditar en documentos, su conformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por las dependencias de la Institución), así como las que salen.

En los casos que por sus características especiales tienen que ser almacenados en otras instalaciones, o enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos casos, el encargado de almacén tendrá que efectuar la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente.

El personal encargado de Almacén entrega los bienes a través del pedido comprobante de salida (PECOSA) el cual es firmado en señal de conformidad.

La Unidad de Logística deberá actualizar por lo menos una vez al año el inventario de bienes de almacén y mantener niveles de protección que aseguren el flujo constante de aprovisionamiento; así como realizar los inventarios físicos de los activos fijos.

Los bienes que, en aplicación de normas del Sistema de Contabilidad, se consideran de Activo Fijo luego del ingreso serán codificados por el área de Patrimonio, para identificarlos individualmente. El código contendrá básicamente datos sobre la entidad, código que corresponde según el Catalogo de Bienes aprobado, numero correlativo, código de la cuenta en que se incluye y lugar al que se asigna, será colocado en lugar visible del propio bien, de manera indeleble.

Se debe verificar que los

...