DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN EL LA COMPRA Y CONSUMO DE MATERIALES , MANO DE OBRA Y GASTOS DE FABRICACION

DOCUMENTOS QUE SE UTILIZA EN LA COMPRA Y CONSUMO DE MATERIALES, MANO DE OBRA Y GASTOS DE FABRICACION.

DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN EN LA COMPRA

Y CONSUMO DE MATERIALES

1. SOLICITUD DE COMPRAS

La persona encargada de hacer las compras de los materiales para la producción debe recibir una solicitud de compras, sin la cual no puede iniciar ningún trámite para efectuarlas. De tal forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que además de amparar la operación, evita que se efectúen compras cuando no es necesario hacerlas.

Dicha solicitud, tiene que estar autorizada por la persona que se encarga de los inventarios de materiales, y debe incluir toda la información referente al material solicitado:

2. SOLICITUD DE COTIZACIÓN A PROVEEDORES

Una vez que el encargado de hacer las compras de materiales recibe la solicitud de compras, debidamente autorizada, puede empezar a hacer los trámites necesarios para efectuar las compras del material que se le solicitó. El primer trámite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores condiciones y precios a la empresa. De tal forma que el encargado de compras debe efectuar una investigación con varios proveedores potenciales para posteriormente elegir al que más le convenga. Con el objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede evidencia por escrito de la investigación realizada, el encargado de compras debe enviar a cada proveedor un documento conocido como: solicitud de cotización a proveedores.

Dicho documento incluye la siguiente información:

3. ORDEN DE COMPRA

Cuando el encargado de compras recibe las contestaciones por parte de los proveedores de las solicitudes de cotización a proveedores enviadas a los proveedores potenciales, se inicia otra fase del trámite de compras, el cual consiste en elegir a aquel proveedor que ofrece, en conjunto, las mejores condiciones y precios al negocio. No está de más que el encargado de compras le pida su opinión a la persona que le solicitó el material para hacer la elección del proveedor. De lo mencionado en el párrafo anterior se desprende que el encargado de compras no puede hacer ningún pedido, sin antes haber solicitado la cotización del material a varios proveedores.

Una vez que se ha seleccionado al proveedor que ofrece las mejores condiciones y precios, el encargado de compras efectúa el pedido mediante un documento conocido como: orden de compra, el cual tiene por objeto formalizar la operación de compra.

Los datos que debe contener la orden de compra, son los siguientes:

4. NOTA DE RECEPCIÓN

Las tareas del encargado de recepción de materiales consisten en hacer un recuento físico y verificar que el material entregado por el proveedor cumple con las características estipuladas en la orden de compra. Asimismo, debe hacer una inspección para detectar la existencia de material dañado.

En caso de que la inspección realizada por el encargado de recepción de materiales sea totalmente satisfactoria, éste emite una nota de recepción de materiales. Dicha nota es el único documento que queda como evidencia formal de la entrega del material.

La nota de recepción se le entrega a la persona que llevó el material, contra la nota de remisión expedida por el proveedor.

5. DIAGRAMA DE MOVIMIENTO DE MATERIALES

DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN PARA REGISTRAR MANO DE OBRA

1. FUNCIÓN DE CRONOMETRAJE

Para mantener la moral del empleado es necesario la realización correcta y puntual de los pagos, por lo tanto se hace necesario un archivo de tiempo bien documentado, para ello las empresas manufactureras o industriales generalmente tienen una sección en el departamento de personal responsable del control de tiempo, cuya función es recolectar las horas trabajadas por el empleado, con el objeto de calcular los sueldos y salarios devengados por los trabajadores a quienes se les paga a base de horas y determinar cuánto se debe cargar a las diferentes órdenes de trabajo, departamentos o productos. Además los trabajadores también reciben bonificación por concepto de trabajos nocturnos, horas extras, trabajo de días festivos , para lo cual el sistema de cronometraje debe ofrecer la información relacionada con las horas trabajadas durante el día, horas totales en la semana, informando los días de vacaciones, de ausencia y registrarlo para realizar un cálculo correcto del pago y su distribución.

El ciclo de contable de los costos de mano de obra comprende cinco procedimientos:

• Determinar los ingresos devengados por el trabajador

• Realizar las deducciones correspondientes

• Calcular el monto a cancelar a cada trabajador.

• Calcular los aportes y apartados correspondientes al periodo.

• Distribuir el costo de la mano de obra según su clasificación en administrativa, de ventas y de producción.

2. CÁLCULO Y ELABORACIÓN DE LA NÓMINA DE PRODUCCIÓN

Dentro del departamento de personal existe un área de nómina, cuya función es la elaboración de la nómina, para cumplir dicha función utiliza un documento denominado tarjeta de reloj o tarjeta de asistencia que le permite conocer la asistencia del trabajador diariamente a la empresa. Se utiliza una tarjeta por semana para cada trabajador, en la que se anota el día y las horas de entrada y salida, bien sea a través de relojes marcadores, o tarjetas magnéticas. La información contenida en estas tarjetas servirá de base para el cálculo de la nómina total semanal y determinar la cantidad bruta por pagar y la cantidad neta por pagar a los trabajadores después de las deducciones requeridas por las leyes y la correspondientes a los acuerdos con los empleados como cuotas sindicales, adelantos de sueldos, planes de seguro, entre otros. El registro de nómina debe contener: el nombre del trabajador, número o código de nómina, clase de

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