Desarrollar, mantener y controlar la documentación de origen interno y externo

Control de documentos

1. OBJETIVO

Desarrollar, mantener y controlar la documentación de origen interno y externo que aseguren el adecuado funcionamiento del sistema de gestión de calidad en la panadería las golondrinas

1. ALCANCE

Aplicara para la creación, modificación y eliminación de los documentos del SGC, y deben ser acogidos por todas las áreas de la panificadora, así como por los responsables de la elaboración y actualización de los documentos.

1. REFERENCIAS

NORMA ISO 9001-2008

1. NOMENCLATURA

• Código: Conjunto de letras, números y símbolos que permiten identificar un documento en forma particular.
• Copia controladora: Es el documento sobre el cual existe control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.
• Copia no controladora: Es el documento sobre el cual no existe responsabilidad de comunicar sus cambios y actualizaciones.
• Distribución: Es el proceso por el que un documento aprobado se entrega a los interesados para su aplicación.
• Documento: Información y su medio de soporte generado dentro de la entidad, el medio de soporte puede ser magnético.

• Documento externo: Todos los documentos generados por organismos externos que establecen directrices que deben cumplir la entidad o fijan pautas que se utilizan para el desarrollo de sus actividades.
• Documentos obsoletos: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
• Modificacion: Mecanismos a traves del cual se realizan cambios necesarios en los documentos, pueden ser de formato o de fondo.
• SGI: Sistema de Gestion de la Calidad
• Version: Numero que da a conocer la cantidad de documento que hay sobre un tema especifico. Indicando su numero mayor el documento actual.
• Diagrama de flujo: Es una representación gráfica de la secuencia de los pasos para describir cómo funciona un procedimiento para producir un fin “deseable“. Este fin deseable puede ser un servicio, un producto o una mezcla de los anteriores.  

1. RESPONSABILIDADES

• El responsable del Departamento tiene la responsabilidad de aprobar  todos los documentos internos que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad, asi como la actualizacion de estos.
• El Representante de la Dirección General  deberá vigilar la aplicación del presente procedimiento para asegurar el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad.  
• El Representante de la Dirección General deberá definir, actualizar y controlar la lista de documentos controlados, realizar los cambios a los documentos normativos y asegurar mediante seguimiento los cambios en

• los procedimientos operativos e instrucciones de trabajo, así como su distribución en las áreas.  
• Los responsables de cada áreas deberán identificar la necesidad de crear, modificar o dar de baja documentos del Sistema de Gestión de  Calidad.  
• Los responsables de cada área deberán asegurar que se controla, actualiza y difunden todos los documentos que estén dados de alta en el Sistema de Gestión de la Calidad.  
• Todo el personal deberá revisar los documentos dados de alta en el Sistema de Gestión de la Calidad y seguir el presente procedimiento para realizar cambios
• No se deberán reproducir los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad sin previa autorización del Representante de la Dirección para asegurar el control de los documentos y su actualización.  
• Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, no deberán ser alterados, deberán conservarse en buen estado y legibles.  
• Toda modificación  o creación de documentos del SGC, se deberá llevar a cabo a través de la solicitud de modificación o creación de Documentos.  
• El control de los documentos de origen externo se llevará a través de la Lista maestra de documentos controlados y  una lista de Distribución.

1. DAGRAMA DE FLUJO[pic 4][pic 5][pic 6][pic 7][pic 8][pic 9][pic 10][pic 11]

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1. DESARROLLO

Los documentos de la Panadería las Golondrinas se controlan de la siguiente manera:

1. Se detecta la necesidad de crear un documento, modificar uno existente o darlo de baja del Sistema de Gestión de la Calidad y requisita la solicitud de creación, modificación o retiro de documentos, dicha solicitud es turnada al responsable del área para su revisión o bien al responsable de la función que se afecta por el documento en cuestión.
2. Antes de que el documento sea publicado se le asigna un código para poder identificarlo del resto de los demás.
3. Una vez que el documento cuenta con el código, se recibe la solicitud  y evaluada el impacto de la modificación al Sistema de Gestión de Calidad y en el cumplimiento con los requisitos normativos aplicables determina si la solicitud procede.

¿Procede la solicitud?

NO: Se notifica de manera escrita al solicitante el motivo de la improcedencia.

SI: Plasma en la solicitud su nombre, puesto y firma de visto bueno y entrega al representante de la dirección máximo 3 días hábiles posteriores a la fecha que recibe la solicitud.

1. Una vez que el representante de la dirección recibe la solicitud, este coordina con el responsable de áreas para llevar a cabo las acciones solicitadas.
2. El representante de la dirección en coordinación con el responsable del área, turna el documento a los responsables de revisar y aprobar el documento, para que evalué que el contenido del documento es funcional y lo apruebe.
3. Identifica el número de copias impresas a distribuir.

NOTA: Los documentos entregados vía electrónica a los responsables de las áreas se consideran documentos no controlados, identificándolos con una leyenda “copia no controlada”

1. Se distribuyen las copias controladas a los responsables de los                puestos, quienes firman de recibido en la “Lista de distribución” a estas copias se les identifica con la leyenda “copia controlada”

1. cuando las copias dejan de ser inservibles, se retira la copia de  los documentos, que se convierte en obsoletos y se destruyen, pero se  resguarda una copia de la última versión obsoleta y esta se identifica con la leyenda “documento obsoleto”
2. Cuando se tiene el documento obsoleto se archiva; asegurando que se conserve hasta que haya una nueva revisión del documento vigente.

1. REGISTROS

1. Registro de modificaciones
2. Registro acuse recibo de documentación
3. Registro distribución de manual de calidad

1. CONTROL DE CAMBIOS

1. ANEXOS

Anexo A “Registro de mediaciones”

Anexo B “Registro, acuse recibo de documentos”

Anexo C “Registro  distribución del manual de calidad”

ANEXO A

“Registro de mediaciones”

ANEXO B

“Registro, acuse recibo de documentos”

ANEXO C

“Registro  distribución del manual de calidad”

Control de registros

1. OBJETIVO

Establecer los controles necesarios para el  almacenamiento, pedidos,  protección y disposición de cada uno de los registros generados en las áreas que afectan al sistema de gestión de calidad en la panadería las golondrinas  con el objeto de la fácil utilización y manejo.

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