Documentacion Archivistica

OBJETIVOS:

• El objetivo principal de la administración documental es suministrar de forma rápida y ágil la búsqueda de documentos protegiendo y minimizando los costos y gastos que estos representan.

• Contribuir a la toma d decisiones donde los documentos bien organizados se convierten en un material de consulta.

• La información bien almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se convierte en un avance del proceso de trabajo .

• Los documentos bien almacenados y ordenados según sus diferentes aspectos como fecha de creación, fecha de almacenamiento autor , tipo de documento son instrumentos para el desarrollo de cualquier investigación

ENSAYO

La administración documental nace de la insuficiencia de resguardar los documentos, a partir de normas establecidas según las necesidades de cada empresa y de esta manera tener las bases para descartar documentos que guardamos innecesariamente.

El administrador documental cuenta con la autoridad de recibir, clasificar, organizar, preservar, guardar y eliminar los documentos, llevando sus respectivas actas de entrega y distribución de los documentos.

El administrador documental tiene diferentes funciones, algunas son:

• Garantizar que la información esté disponible en un lugar específico, adecuado a cada empleado

• Calcular los flujos de trabajos y monitoreo en tiempo real del etapa de un trámite.

• Tener la información disponible de acuerdo a las necesidades de cada cliente.

• Reducción en el tiempo de análisis y toma de decisiones.

El papel de administrador documental a mi parecer es uno de los más importantes de una empresa, ya que él tiene acceso a toda la información de la misma; En conclusión el administrador documental de una empresa tiene una responsabilidad muy grande ya que toda la información pasa por sus manos, el orden, la clasificación y la preservación de los documentos para el buen desempeño de la empresa.

VOCABULARIO

• ARCHIVO :

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha forma y soporte material acumulados por un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el trascurso de su gestión.

• GESTION DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida por las entidades desde su origen hasta su destino final con el fin de facilitar su utilización y conservación.

• TABLAS DE RETENCION

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales alas cuales se les asignan tiempos de permanencia en cada etapa de ciclo vital del los documentó.

• FLUJOGRAMA

El flujo grama o diagrama de flujo, consiste en representar gráficamente hechos situaciones movimientos o relaciones de todo tipo por medio de signos.

• LEGAJO

Es un conjunto de papeles que se guardan en un orden por tratar de una misma materia.

• ROTULO

Titulo de un escrito o de una parte de él; letrero, leyenda o inscripción, cartel con el que se avisa o anuncia algo

• DOCUMENTO

Escrito que informa o ilustra acerca de un hecho.

• COSERVACION DOCUMENTAL

Conjuntó de medidas preventivas o correctivas adaptadas a garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar su contenido.

• ARCHIVO DE GESTION

Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativas por las oficinas u otras que las soliciten.

• ARCHIVO INTERMEDIO

En

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