E-Procurement

E-Procurement: La nueva compra electrónica

Concepto de e-Procurement

Para Rinus J, el e-procurement es automatizar la compra de recursos operativos utilizando la nueva tecnología Internet o lo que es lo mismo, el aprovisionamiento electrónico de bienes y servicios.

Esto supone poder gestionar todas las fases que comprende el aprovisionamiento. Estas fases constan de los siguientes apartados:

• Definición de las necesidades.

• Selección de proveedores.

• Negociación del contrato con los proveedores.

• Envió de pedidos.

• Recepción de las mercancías.

• Recepción de la factura.

• Pago

• Servicio postventa

Las tres primeras fases suponen una estrategia táctica de compra; mientras que a partir del envió de los pedidos, entramos en lo que se considera la fase operativa del aprovisionamiento.

Las aplicaciones de e-Procurement permiten la integración de la empresa con sus proveedores, facilitan la administración de un segmento importante de la cadena de suministros y colaboran a la automatización de procesos de procuración de materiales y los procesos de intercambio de información interna y externa mediante el uso de tecnologías de información. Los beneficios económicos se presentan poco tiempo después de su implementación, adecuándose a una cultura de producción justo a tiempo y de aprovechamiento de espacio para fines productivos y no de almacenamiento.

Dentro del nuevo y exitoso entorno de negocios electrónicos (e-Business), la procuración electrónica de materia prima (e-Procurement) se adapta perfectamente a las tendencias del mercado y a la infraestructura tecnológica desarrollada en Internet para permitir la comunicación negocio a negocio (B2B). Otra de sus características es que cumple con los requerimientos de seguridad en la información y facilita el acceso de las partes involucradas sin necesidad de implementar equipo tecnológico costoso o especializado. Sólo es necesario el acceso a Internet, lo cual también es una ventaja de esta tecnología en cuanto a costos de implementación y operación.

Proceso del e-Procurement

La forma más habitual y simplificada de dicho proceso consiste en que una empresa especializada en contenidos es la que pone en contacto a los suministradores o proveedores con las empresas compradoras o usuarios, administrando los flujos de información tanto de los productos en catalogo de los proveedores así como sus ofertas, como de los requerimientos, necesidades y especificaciones de los compradores.

Este método de gestión de contenidos se define como “modelo centralizado”; siendo el gestor de contenidos, responsable de desarrollar y mantener los flujos de información necesarios para que el proceso de compra se genere, permanentemente actualizados y automatizados.

Hasta la fecha, el caso más frecuentemente utilizado es que el gestor de contenidos este dentro de la propia organización compradora, constituyendo el modelo distribuido.

Dicho modelo presenta las siguientes características:

• Acceso a los flujos de información sobre los catálogos y ofertas de todos y aquellos proveedores específicos de la empresa compradora.

• Requerimientos, necesidades y especificaciones de la empresa compradora hacia los proveedores de dicho sector.

• Los inconvenientes que presenta dicho modelo es que se basa en la selección de proveedores que realiza la empresa compradora y que quedan reducidos a las propias especificidades del sector; además de otros problemas derivados de la complejidad de la integración de los sistemas informáticos.

...