E-procuremente

“E-Procurement”

INTRODUCCIÓN

La globalización, un entorno altamente competitivo, y el desarrollo tecnológico demandan procesos con tiempos de ciclos más cortos y esbeltos, mejor aprovechamiento de recursos, y un manejo de información ágil y confiable para que las empresas proveedoras de productos y servicios puedan competir y convertirse en líderes en el segmento de la industria en el que se desarrollan.

La nueva configuración de la economía y de la industria demanda empresas que sean innovadoras no solamente en productos y servicios, sino también en los procesos internos; y es tal vez en el área de procesos en donde existen más oportunidades de aplicar las nuevas tecnologías para lograr ventajas competitivas que nos permitan el éxito en las organizaciones.

Las tecnologías de información son parte fundamental de la nueva administración de negocios, sistemas que permiten la planeación, organización, comunicación e integración de los procesos y datos internos de la empresa (Enterprise Resource Planning), sistemas para la administración de la cadena de suministros (Supply Chain Managment), y de administración de las relaciones del cliente (Customer Relationship Management). Las tecnologías de información han permitido enfrentar los nuevos retos originados por el desarrollo de la industria y la evolución de los procesos y relaciones industriales.

La tecnología de procuración electrónica de materia prima (e-Procurement) es una de las diversas aplicaciones que han surgido para complementar las tecnologías de información anteriores y robustecer el nuevo esquema de negocios electrónicos (e-business) utilizando las ventajas de la infraestructura de Internet.

E-Procurement: La nueva compra electrónica

Concepto de e-Procurement

 E-Procurement es una expresión anglosajona que designa la versión cibernética de una cooperativa. En esta modalidad de comercio electrónico, las empresas se unen para comprar a través de internet algunos servicios y productos no estratégicos que necesitan para su actividad. Por ejemplo, el mobiliario o material de oficina: sillas, bolígrafos, papel, etc.

 Al agrupar su demanda las compañías obtienen un mayor poder de negociación pudiendo presionar sobre los precios de compra. Con el uso de internet, además, consiguen canalizar mejor las diferentes ofertas.

 E-procurement es la compra y venta entre empresas de productos y servicios a través de Internet, así como de otros sistemas de información en red tal como Electronic Data Interchange - EDI (Intercambio Electrónico de Datos) y Enterprise Resource Planning - ERP (Planificación de Recursos de la empresa). En una parte importante de los sitios B2B (business-to-business) el termino e-procurement se utiliza en otros términos, como por ejemplo el intercambio de productos. Típicamente, los sitios Web e-procurement permiten el acceso de usuarios que buscan compradores o vendedores de mercancías y servicios. Dependiendo de la propuesta, compradores o vendedores pueden especificar los precios o realizar nuevas ofertas.

En pocas palabras e-procurement es automatizar la compra de recursos operativos utilizando la nueva tecnología Internet o lo que es lo mismo, el aprovisionamiento electrónico de bienes y servicios.

Esto supone poder gestionar todas las fases que comprende el aprovisionamiento. Estas fases constan de los siguientes apartados:

• Definición de las necesidades.

• Selección de proveedores.

• Negociación del contrato con los proveedores.

• Envió de pedidos.

• Recepción de las mercancías.

• Recepción de la factura.

• Pago

• Servicio postventa

Las tres primeras fases suponen una estrategia táctica de compra; mientras que a partir del envió de los pedidos, entramos en lo que se considera la fase operativa del aprovisionamiento.

Esta nueva estrategia técnica de aprovisionamiento afecta tanto a los bienes y servicios directos, así como a los indirectos. Aunque en la practica su utilización mayoritaria esta asentada en los bienes indirectos. Respecto a los bienes directos, la estrategia a utilizar es la B2B integration Server (servidor de integración para empresas) esta estrategia consiste en la posibilidad de integración del sistema MRP (Material Requirements Planning) de las empresas compradoras a los sistemas de planificación de sus proveedores, proporcionado información de inventario en tiempo real. Con este sistema el comprador se beneficia del acceso a información actualizada de las piezas de un proveedor, incluido el acceso a los calendarios de entrega de piezas. Por otra parte, el proveedor se beneficiara del acceso a los niveles actuales de piezas del fabricante y a sus índices previstos de consumo. La comunicación entre las aplicaciones es posible gracias al lenguaje XML.

e-Procurement es una solución inteligente B2B, un nuevo concepto estratégico de la gestión y aprovisionamiento de las compras. Un sistema que integra todos los procesos de compra de productos, materiales indirectos, mantenimientos, reparaciones y servicios (MRO) de una organización mediante procesos automatizados (Workflow), “sin papel”, aportando gestión, control, garantía y fiabilidad en la compra (purchasing) y abierto al mundo exterior desde Internet, un espacio virtual (Marketplace) en el que la oferta y la demanda, los proveedores y compradores realizan sus operaciones de compra-venta.

Por tanto existen los diferentes tipos de e-procurement:

 1. Webs basadas en ERP: se crean y aprueban requerimientos de compra, se ubican órdenes de compra y se reciben mercancías y servicios a través del uso de una solución de software basada en la tecnología de Internet.

 2. e-MRO (Mantenimiento, Reparación y Operación): igual que las Web basadas en ERP excepto que las mercancías y los servicios ordenados son relacionados con servicios MRO.

 3. e-sourcing: se identifican los nuevos prestadores para una categoría específica de adquisición usando la tecnología de Internet.

 4. e-tendering: se envían requerimientos de información y precios a proveedores y se reciben respuestas de los mismos, usando la tecnología de Internet.

 5. e-reverse auctioning (subasta inversa): se usa la tecnología de Internet para comprar mercancía y servicios de un número conocido o no de proveedores.

 6. e-informing: se agrupa y distribuye información de compra desde y hacia grupos internos y externos usando la tecnología de Internet.

 7. e-marketsites (e-sitios mercantiles): Se expande sobre la ERP basada en Web para abrir cadenas de valor. Las comunidades compradoras pueden acceder a productos y servicios de proveedores preferidos, añadir a carros de compra, crear requisiciones, buscar aprobación, emitir recibos de órdenes compra y procesar facturas con integración a las cadenas de proveedores y sistemas financieros de compradores.

¿Cuales son las diferencias entre la cadena de suministro y el abastecimiento e-Procurement?

Cadena de Suministro o Cadena de Abasto (en inglés, Supply Chain) se entiende la compleja serie de procesos de intercambio o flujo de materiales y de información que se establece tanto dentro de cada organización o empresa como fuera de ella, con sus respectivos proveedores y clientes y e- Procurement por otra parte es comúnmente definido como la automatización de procesos internos y externos relacionados con el requerimiento, compra, suministro, pago y control de productos utilizando Internet como medio de comunicación entre el cliente y el proveedor.

Los avances tecnológicos recientes han permitido poner al alcance de las empresas, una nueva solución tecnológica para resolver uno de los problemas más típicos que ocurren en una cadena de suministro, que es el rastreo de un producto a lo largo de la misma y la extracción de información relevante del cliente con más detalle de lo que un código de barras puede contener.

E-procurement además permite la disminución de los costos en la cadena de suministro con un aumento en el nivel de servicio al cliente: Cuando se utiliza adecuadamente, optimiza operaciones y los costos se reducen mediante aumentos en eficiencia y automatización. Además, también mejora la utilización de activos. Lo anterior se traduce en mayor flexibilidad para responder a las necesidades del cliente, las principales razones para adoptar un proceso de e-procurement son:

* Por presiones del mercado: Actualmente, muchas empresas y organismos ya lo empujan al mercado (Wal Mart y el Departamento de Defensa Americano) y lo exigen a sus socios comerciales

* Por presiones regulatorias: El gobierno americano ya ha aprobado su uso en el control de fármacos para el 2007. En la Unión Europea se debe utilizar para rastreo de alimentos en el 2005, pero también podría aplicarse en iniciativas anti-terroristas y control de aduanas. Por lo anterior, no sería sorprendente que en poco tiempo se publiquen más regulaciones y requerir aplicaciones obligatorias de sistemas de e- procurement.

* Por presiones competitivas: El potencial de la información del cliente

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