EJECUCION PROGRAMA 5 S

PROGRAMA DE LAS 5 “S”

El programa diseñado y realizado en su primera fase por el Grupo de Investigación del Comité

Paritario de Salud Ocupacional, desarrolló las siguientes actividades:

1. Diseño del Programa.

Viendo la necesidad de que los espacios y/o lugares de trabajo del personal que labora en

la Universidad fueran agradables y armónicos para el desarrollo de las diferentes

actividades laborales , el Grupo de Investigación con el apoyo del Comité Paritario ,

determinó realizar un programa de este tipo en el cual se involucrara la mayor parte de la

población trabajadora de la Institución.

Para el efecto, se diseñó con el Tecnólogo de Salud Ocupacional de Suratep su ejecución.

2. Sensibilización.

Tiene aproximadamente una ( 1 ) hora de duración , se realiza con el personal para que

participe activa y conscientemente del programa ; donde se recalca la importancia de que

el sitio /lugar de trabajo permanezca en completo orden y aseo , para obtener la

optimización de los recursos con que se cuenta y dispone.

En su realización se recomienda involucrar el Grupo de Investigaciones Ambientales “ GIA

” ( capacita en reciclaje de residuos sólidos ) y otros organismos de la Universidad que

estén trabajando hacia el mismo objetivo para que sea una labor interdisciplinaria.

La sensibilización conduce además a un cambio de cultura organizacional y a su vez a

mejorar el ambiente laboral; dado que las 5 “S” , traen consigo la seguridad y el bienestar

del empleado.

3. Implementación del Programa.

Este se realiza en forma concertada con los empleados de la Dependencia donde va a

tener su aplicabilidad haciéndoles ver la importancia del compromiso y responsabilidad que

éste trae consigo.

4. Evaluación del Programa o Monitoreo.

Para definir los resultados , se requiere de una evaluación y un control periódico del

programa 5 “S” , que permita establecer los cambios que sean requeridos para lograr su

efectividad ( Anexo No. 1 ).

5. Seguimiento del Programa.

Está relacionado con la evaluación y monitoreo , permite establecer controles y ajustes al

programa conducentes a beneficiar al empleado y a la Universidad.

De los aspectos anteriores surgió la necesidad de :

1. Elaboración de material didáctico para utilizar en la sensibilización.

Se requiere tener un material propio de sensibilización ; para el efecto y con base a los

documentos teóricos sobre 5 “S”, se elaboraron éstos como puede observarse en el anexo

No. 2.

Los acetatos pueden ser modificados de acuerdo a los requerimientos de la Dependencia

donde sean utilizados; sin embargo se considera que su contenido aplica para la

Universidad en general.

2. Definición de Lineamientos de Descarte.

Se elaboraron normas generales y de aplicación de las 5 “ S ” en aspectos relacionados

con el manejo del papel impreso y electrónico

( Anexo No. 3 ) de la siguiente manera :

• Archivos dependenciales

• Archivos de computador

• Material reciclable y no reciclable

Para ello se tuvo en cuenta: - Organización de los archivos

dependenciales de 1.996 y Guía para la elaboración y trámite de correspondencia de 1.999 ;

elaborados por Administración de Documentos de la UPB.

3. Elaboración de Indicadores de Gestión.

Dichos indicadores (Anexo No. 4 ) , como una forma de medir el impacto del programa 5

“S” ; entre ellos :

No. de empleados de la Dependencia / No. de Personas Capacitadas

No. Personal de la Dependencia / No. Participantes en su Implementación

No. Total empleados Universidad / No. Total empleados capacitados

No. Total empleados Universidad / No. Total Participantes en la Implementación.

No. Kilos material reciclable / Valor unitario del Kilo

Total de Ingresos / Kilos x Dependencia

Nota: Se entiende por reciclabe: Papeles: periódico, de archivo y carton.

4. Sistematización del Programa 5 “S”.

En la actualidad la sistematización se encuentra en forma impresa y diskett 5 “S” para

poder ser consultado y aplicado en la Dependencia que lo requiera.

Planteamientos Generales.

El Grupo de Investigación considera importante la participación activa de todos los miembros del

Comité Paritario de Salud Ocupacional en el desarrollo del programa de las 5 “S”, debido a que es

un compromiso de todos lograr que éste sea implementado a nivel general de la Universidad.

Así mismo, los miembros que hacen parte del Comité Paritario de Salud Ocupacional, se

encuentran ubicados en diferentes Dependencias, permitiendo lograr mayor cobertura tendiente a

realizar día a día un mejor trabajo o labor.

Anexo No. 1

PROGRAMA 5 “ S ”

( Saque, Separe , Sitúe, Sienta y Sostenga )

MEJORAMIENTO EN SEGURIDAD , ORDEN Y ASEO

Lugar:__________________________ Fecha del reporte

Día_________ Mes________ Año___

Condición de orden , aseo y seguridad a mejorar:

1.____________________________________________________________________

2.____________________________________________________________________

3.____________________________________________________________________

4._____________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

___________________________________________________

Qué sugiere para mejorar

NOMBRE DE QUIEN REPORTA

( En letra imprenta )_______________________________

Dependencia:____________________________________

Favor enviar a Salud Ocupacional Bloque Administrativo 2º piso

Anexo No. 2

7 Acetatos de Sensibilización

Anexo No. 3

Teoría y Normas Generales de Descarte

LAS CINCO ESES. “Cinco eses” es un sistema que ayuda a alcanzar la excelencia en el día a

día. El programa es eficaz y ayuda a quien lo aplica a realizar mejor su trabajo. Las “Cinco Eses”

son las iniciales de cinco palabras japonesas cuya transcripción fonética empieza por la letra ese.

Cada palabra contiene una recomendación muy concreta sobre la organización del trabajo. Las

cinco palabras son:

SEIRI = Eliminar lo innecesario

SEITON = Establecer orden, o más explícitamente, cada cosa en su sitio y un sitio para cada

cosa.

SEISO = Esmerarse en la limpieza

SEIKETSU = Cuidar el uniforme y la seguridad personal

SHITSUKE = Ser disciplinado y respetar las reglas.

1. Normas generales y aplicación de las “Cinco eses” Las “Cinco Eses”, un concepto

aparentemente simple, no es nada fácil de implantar. Requiere cambios radicales en nuestros

hábitos de trabajo y su aplicación debe impulsarse a través de un seguimiento periódico de su

grado de cumplimiento.

Para su implementación y aplicación en nuestra institución recomendamos:

- Efectuar periódicamente una sensibilización del personal de las diferentes dependencias,

dando a conocer las ventajas de aplicación del sistema de las “Cinco eses”, para lograr

oficinas saludables. Cada dependencia debe asumir un compromiso frente a su

implementación, aplicación y permanencia del mismo.

¿qué aportan las “cinco eses”?

Mayor eficiencia: los papeles se encuentran más rápido, se dispone de más espacio;

Canalizan el gusto por la excelencia, por hacer las cosas cada día mejor, por la mejora

continua, por lo que los japoneses llaman en su idioma el Kaizen. Y hacer las cosas mejor no

sólo contribuye a que nos sintamos mejor, sino también a que seamos mejores.

- Cada dependencia decide el momento en que iniciará la implantación del sistema de las “Cinco

eses” y la forma en que le dará continuidad y permanencia.

- Se deben asignar las responsabilidades que cada persona debe asumir en la aplicación y el

desarrollo de este proceso.

- Con la asesoría de la Asistente administrativa, se deben establecer las pautas para la

recolección del material desechado y poder reciclar en las dependencias, valorar y disponer para

su venta el producto del material seleccionado para el reciclaje. Llevar el registro de los

indicadores de gestión por dependencias. (Ver anexo).

- Elaborar un cronograma de actividades a realizar en el proceso de las “Cinco Eses” y su

permanencia en el tiempo.

Manejo del papel impreso y electrónico

- Archivos dependenciales. Cada organización produce, genera, recibe información impresa en

papel o en medios electrónicos (documentos, informes, recortes, fotocopias, cartas, notas, entre

otros) que por su valor administrativo, probatorio, constitutivo, desarrollan su carácter de histórico

y amerita conservarse, archivarse, o cuando no posee ningún valor de permanencia puede

eliminarse o destruirse. Para ello se han establecido en la Universidad las políticas de archivo.

Se recomienda consultar el “Manual para la organización de los archivos dependenciales”

elaborado por UPB, Administración de Documentos.

Existen además documentos que por

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