EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

1. Concepto: La logística de aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisición y almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc.

Dada su importancia existe la necesidad de su diseño sea flexible, sincronizada con los sistemas de producción, control y reducción de costos y desarrollo de herramientas analíticas y de control para el logro de objetivos.

ABASTECIMIENTO COMO PARTE DEL PROCESO LOGISTICO

Es la función logística que proporciona a las áreas de la empresa, de los insumos, repuestos y materiales necesarios para el cumplimiento de su misión productiva.

COMPRAS COMO PARTE DE LA FUNCION DE ABASTECIMIENTO

Compras, es el proceso de adquisición de insumos, repuestos y materiales en la cantidad necesaria, a la calidad adecuada y al precio conveniente, puestos a disposición de operaciones en el lugar y momento requerido.

La Función de Compras, consiste en suministrar de manera ininterrumpida materiales, bienes y/o servicios, para incluirlos de manera directa o indirecta a la cadena a la cadena de comercialización o de producción.

Deben proporcionarse en las cantidades adecuadas, en el momento solicitado, con el precio y en el lugar acordado.

OBJETIVO DE LAS COMPRAS

 Continuidad del Abastecimiento.

 Negociar precios convenientes.

 Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros.

 Definir el nivel de inventario evitando rotura de stock y mermas por obsolescencia, deterioro, duplicidad.

 Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de suministro en función a nuevos procesos productivos

 Mantener costos de adquisición y mantenimiento de stock a niveles adecuados, acordes a la estructura de operación.

RESPONABILIDADES DE LA FUNCION DE COMPRAS

 Desarrollar la estrategia de compra

 Implantar la estrategia de compras

 Seguimiento de las acciones

 Ajuste del Objetivo

GESTION DE COMPRAS

 Planeación: Generación, planes y estrategias.

 Ejecución: Implementar tácticas y acciones

 Control y Seguimiento: Mecanismos de Seguimiento

SISTEMA DE COMPRAS

Modelo Centralizado: Unidad básica de Compras. Se encarga de todas las asignaciones.

Modelo Descentralizado: Unidad Independiente de cada departamento.

ANALISIS DE MERCADO

Estudio de los Mercados de Compra

Se debe hablar de:

 Evolución de los precios de los productos o materiales.

 Evolución de la calidad y de las mejoras en el rendimiento.

 Identificación de fuente de abastecimientos y su fortaleza financiera.

 Identificación de los términos comerciales más utilizados.

 El nivel de servicio logístico del mercado.

 Costos logísticos implicados en la adquisición de materiales

NEGOCIACION EN COMPRAS

La elección del proveedor adecuado se hará finalmente en la función de negociación de condiciones establecidas por el cliente.

En todo proceso de negociación es fundamental considerar aspectos claves, tanto técnicos, económicos como logísticos, para poder ofrecer la cotización más competitiva de acuerdo a las necesidades del cliente.

EVALUACION DE CLIENTES

 El proveedor debe pasar por un proceso de homologación basado en auditoria de planta.

 El Gestor de Compras debe realizar una clasificación y actualización de loso perfiles de proveedores.

 Revisión periódica, cuantitativa y cualitativa del funcionamiento de los proveedores en cuanto a resultados de los indicadores críticos definidos por la empresa.

 Revisión con proveedores estratégicos, uno o dos veces al año y de manera presencial.

 Los objetivos específicos de este proceso son:

 Definir prioridades para siguientes periodos, indicadores a ser utilizados, objetivos y límites.

 Asegurar que los objetivos del proveedor y del vendedor se adaptan entre sí en corto y largo plazo.

 Construir relaciones a largo plazo.

EVALUACION DE LA GESTION DE COMPRAS

Evaluar permite darle la dirección a las acciones:

Permite verificar la efectividad de las mismas, es decir que produzcan los resultados esperados.

La eficiencia de las acciones, es decir que se emplee una cantidad razonable de recursos para realizar la acción.

La coherencia de las acciones, es decir que los resultados de las acciones estén alineados con los objetivos globales que se quiere atender.

La consistencia de las acciones, es decir, que no sean contradictorias entre sí.

Evaluar permite diseñar y rediseñar las prácticas de trabajo de la institución.

Cuando existen evaluaciones negativas acerca de cómo se está haciendo, por ejemplo la repetición y registro de materiales en bodega, se pueden tomar acciones correctivas y capacitar mejor al personal.

¿QUÉ ES EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO?

El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos, orientados a la gestión eficiente de almacenes y al proceso oportuno de abastecimientos que requieren las entidades del Estado, orientado al racional flujo, de distribución o suministro, empleo y conservación de los recursos materiales; así como acciones especializadas para atender las necesidades y requerimiento de las entidades para el normal desenvolvimiento de sus actividades, y asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la Administración Pública.

Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas instancias.

¿CUÁLES SON LOS OBJETIVOS DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO?

Los objetivos fundamentales del Sistema de Abastecimientos son:

- Promover la gestión de almacenes con eficiencia, eficacia y economía.

- Asegurar el flujo.

- Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la Administración Pública.

- Propender la recepción rápida y oportuna de los pedidos y requerimientos de los bienes y suministros diversos para el desarrollo de las actividades de la entidad y aumento de la precisión.

- Optimizar los recursos y actividades a través de una buena adquisición y distribución bienes.

- Control del inventario y reducción de los bienes no productivos (bienes obsoletos, deteriorados, etc.).

- Procesamiento más rápido y con mayor exactitud de los grandes volúmenes de bienes y suministros.

- Entrega a tiempo y garantía de mejor nivel de servicio.

- Monitorización del almacén y de las actividades, así como el flujo de recursos.

EN EL SECTOR PÚBLICO - ¿QUIÉN DIRIGE EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO?

La Dirección de Abastecimiento, que es el Órgano de Apoyo encargado de administrar mediante objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos, orientados al uso racional y disponibilidad en los bienes y suministros, así como la prestación de servicios y la Gestión y control patrimonial, para asegurar la continuidad de los procesos productivos y operativos que desarrolla la entidad y lograr la consecución de los objetivos señalados en el plan estratégico de la entidad y satisfacer las necesidades de los usuarios, mediante la combinación adecuada de proporcionar los medios materiales y económicos de calidad, cantidad, oportunidad.

Por otro lado, el Área de Control Patrimonial es un órgano que depende jerárquicamente de la Dirección, Gerencia, oficina o de la que haga sus veces, de Abastecimientos y servicios auxiliares, que goza de autonomía funcional y de Gestión; y es responsable de la Administración y Gestión de los bienes muebles e inmuebles, además cautela la seguridad de la operatividad de los mismos.

Actualmente las compras al estado se rigen a: Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento - Primera Edición 2012.

Ley de Contrataciones del Estado, aprobada mediante D.L. No.1017 y su Reglamento, aprobado por D.S. No.184-2008-EF.

Ley de Contrataciones del Estado modificada por:

Ley No. 29873 - Ley que modifica el Decreto Legislativo 1017 que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado. (Publicado el 1 de Junio del 2012)

Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado modificado por:

D.S. No.138-2012-EF - Modificación del Decreto Supremo No.184-2008-EF que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. (Publicado el 7 de Agosto del 2012)

PRINCIPALES PROCESOS TÉCNICOS DEL ABASTECIMIENTO

Los principales procesos técnicos de abastecimiento son los siguientes:

a) Programación

Este proceso comprende las siguientes actividades:

- Determinación de necesidades.

- Consolidación de necesidades.

- Formulación del Plan Anual de Contrataciones.

- Ejecución de la programación.

- Evaluación de la programación.

b) Catalogación de bienes

Este proceso comprende las siguientes actividades:

- Identificación de bienes no codificados.

- Actualización de bienes no codificados.

Se cumplen en coordinación con la Superintendencia

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