ELABORACION DE MANUAL

CONCEPTO DE LA ELABORACIÓN DEL MANUAL

Definición. Objetivos. Conceptos: gestión de documentos y administración de archivos; ciclo de vida de los documentos; sistema de gestión documental; política, programas, normas y procedimientos de gestión documental: concepto y características. El estudio RAMP PGI-91/WS/18: contenido y estructura; políticas, directivas y procedimientos. Las buenas prácticas en el universo ISO. Las normas ISO 9000 y su relación con un manual de buenas prácticas en archivos. La norma ISO 15489: características, estructura, los códigos de buenas prácticas, los requisitos de la gestión de documentos, los procesos de la gestión de documentos, los instrumentos de la gestión de documentos, la documentación de los procesos. Referentes de sistemas nacionales. Referentes de sistemas institucionales. Una visión. Conocimiento del entorno. Conocimiento de la organización. Decisiones metodológicas. Planteamiento de un sistema de gestión documental. Etapas: establecimiento de los instrumentos del sistema; la consolidación del sistema. Redacción. Presentación. Contenido. Formato de escritura. Estilo. Claridad. Acoplamiento institucional. Objetivos. Administración y gestión. Estructura. Presentación. Diagramas de flujos. Glosario. El Esquema Nacional de Interoperabilidad: base jurídica, características. Las normas técnicas y sus guías de aplicación. La Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos y su guía de aplicación: estructura, elementos. Contexto para el manual de procedimientos: el modelo de gestión de documentos electrónicos.

CLASIFICACIÓN DE LA ELABORACIÓN DEL MANUAL

Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organización, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado. Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada, para saber con qué tipo de manuales se debe contar. Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una dirección, un departamento, una oficina, sección, una mesa, un puesto, etcétera. Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos. POR SU CONTENIDO: Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo.

CONTENIDO DEL MANUAL

-Los manuales, son una forma sencilla, directa, uniforme y autorizada de presentar la información que trata de los deberes y responsabilidades de un empleado, los reglamentos bajo los cuales tendrá que trabajar y las políticas y prácticas de la empresa.

-La empresa en el momento de implementar el sistema de control interno, debe elaborar un manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las actividades y establecer responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

-También llamados manuales de operación, de prácticas estándar, de introducción sobre el trabajo, de rutinas de trabajo, de trámites y métodos de trabajo.

-El manual de procedimientos presenta sistemas y técnicas específicas, "señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo del personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo".

-Los manuales de procedimientos, son aquellos instrumentos de información en los que se consignan en forma metódica, las operaciones que deben seguir para la realización de las funciones de una entidad o de varias de ellas.

-Los manuales de procedimientos, por sus características diversas pueden clasificarse en manuales de procedimientos de oficina y de fábrica.

También pueden referirse:

• I. A tareas y trabajos individuales por ejemplo, cómo operar una máquina de contabilidad.

• II. A prácticas departamentales, en el que se indican los procedimientos de operación de todo un departamento.

• III. A prácticas generales en un área determinada de actividad como manuales de procedimientos, comerciales, de producción, financieros, (entre otros.)

IDENTIFICACION

Se refiere a la primera página o portada del manual, en ella deben anotarse los siguientes datos:

1. Logotipo de la dependencia.

2. Nombre de la dependencia.

3. Título del Manual de la Organización.

4. Nombre o siglas de la unidad Administrativa responsable de su elaboración o actualización permanente.

5. Fecha de implantación o, en su caso de actualización.

Un ejemplo de elaboración:

Escudo del municipio

H. Ayuntamiento Constitucional de

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

2000-2003

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

DE LA TESORERIA MUNICIPAL

ENERO 2003

INDICE

En este apartado se deben señalar los capítulos o apartados que constituyen la estructura del documento, usando una sola relación numérica para todo el documento.

En virtud de que el manual podría integrarse por varios apartados, es conveniente que la numeración se realice por capítulos. Ello es importante, porque le da flexibilidad al documento, en razón de que al modificarse alguna de sus partes, únicamente se sustituyen los cambios efectuados.

El orden de los apartados que conforman el manual de organización, es el usual para este tipo de apartados, se elabora de la manera siguiente:

Alineado a la izquierda.

A la extrema derecha del renglón donde se cita el nombre del apartado, se asienta el número arábigo de la página donde se localiza éste.

En el apartado correspondiente a la "Descripción de Puestos", se registrarán cada uno de los nombres de los puestos de mando y enlace que integran la estructura organizacional. El orden en que se listarán los puestos se hará en correspondencia con el diagrama de puestos en forma descendente y de izquierda a derecha. En virtud de lo cual, se iniciará del nivel jerárquico organizacional superior, seguido de los puestos que les están directamente adscritos.

1. INTRODUCCION

Consiste básicamente en una explicación de lo que es el documento, cuáles son sus propósitos, a quiénes se dirige, así como su ámbito de aplicación. Por lo general, la introducción no deberá exceder de una cuartilla y su redacción deberá ser sencilla y clara.

Es conveniente resaltar la importancia del manual a través de un mensaje de la autoridad de mayor rango de la institución, así como hacer notar el papel que deben desempeñar los servidores públicos en la aplicación del mismo, ya que sin su participación todos los esfuerzos de mejoramiento administrativo no tendrán los resultados deseados.

En este apartado se señalarán, de manera breve, los siguientes aspectos:

Las razones y propósitos que motivaron la elaboración o actualización del manual,

La forma en que deberá utilizarse y actualizarse, y

Las áreas que integran esa dirección y que intervinieron en su elaboración.

Se recomienda que el contenido de la Introducción se redacte en forma breve y clara.

Ejemplo:

INTRODUCCIÓN

La Hacienda Pública para mejorar su eficiencia y efectividad debe alcanzar niveles óptimos en la gestión de ingresos, esto implica que todos los niveles orgánicos y funcionales que integran la administración pública, actúen coordinadamente en el proceso de planeación, operación y control de las actividades tributarias.

Las organizaciones requieren mayores y precisas fuentes de información que fortalezcan la comunicación, la toma decisiones y la actuación de la administración en su conjunto.

La modernización administrativa forma parte de esta enorme tarea en virtud de aportar a las administraciones nuevos y mejores esquemas para la realización de las actividades cotidianas.

Continúa...

ANTECEDENTES HISTORICOS

Se darán a conocer las principales transformaciones sobre la organización y funcionamiento de la unidad administrativa correspondiente, en orden cronológico

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