Ejemplo Manual De Procedimientos Aplicado A La Oficialia De Partes, Archivologia

SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

APLICADO A: OFICIALIA DE PARTES.

San Luis Potosí. S.L.P Enero de 2011

GLOSARIO.

Archivo: conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte que son producidos y recibidos en el ejercicio de las atribuciones de los entes obligados.

Archivo de Concentración: Conjunto orgánico que contiene de forma precautoria los documento, consulta es esporádica por parte de los entes obligados

Archivo Histórico: conjunto de documentos transferidos de los Archivos de Concentración de los entes obligados, al considerarse inactivos por sus unidades orgánicas

Archivo de Tramite: Conjunto orgánico de documentos de uso cotidiano necesario para el ejercicio de la función pública de los entres obligados.

Disposición Documental: El destino sucesivo inmediato de los expedientes y series documentales dentro del sistema de archivos una vez que se prescriben sus valore primarios administrativos t legales y fiscales dando lugar a la elección de los documentos de archivo que adquieren un valor secundario o a la baja documental.

Documento de Archivo: la información que generen reciban o administren los entes obligados en sus

Respectivos sistemas de archivos, que se encuentre contenida en cualquier medio o soporte documental sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático, holográfico, o cualquier derivados de las innovaciones tecnológicas. Sera documentación de archivo toda la que se encuentre en cualquier registro documental el ejercicio de las facultades o ,las actividades de los entes obligados.

Circular: Comunicación escrita de carácter general o interno que contiene información o disposiciones dirigido a los superiores o a subordinados

Correspondencia: Cualquier forma de comunicación escrita que se intercambien entre las personas físicas o jurídicas.

Expediente: Conjunto de todos los papeles correspondientes a un asunto o temas

Minuta: Extracto o borrador que se hace de un contrato u otra cosa, anotando las clausulas o partes esenciales para copiarlo de sus y extenderlo con todas las formalidades necesarias para su perfección

Procesos archivísticos: El conjunto de actos conectados mediante los cuales el ente obligado da seguimiento al ciclo e vida del documento.

Reporte: noticia, informe de actividades realizada por personal de diversa jerarquía en la organización referido a su superior jerárquico por disposición legal o administrativa.

Serie documental: Categoría de agrupamiento e integración superior de los expedientes individuales.

Memorándum: Informe en que se expone algo que debe tener encuentra para una acción o en determinado asunto.

AUTORIZACION

Responsable de la formulación del Manual de Procedimientos

Talia Berenice Melo López

REVISO

Director de Organización de Métodos

Li. Gonzalo Ortuño Castro

Titular

Responsable de la Dependencia o Entidad ____ Oficialía Mayor___

LIC. SALVADOR ESCOBEDO LÓPEZ

DELEGADO ENCARGADO

ORGANIGRAMA__________________________

BIBLIOGRAFIA

• Manual de Organización Archivística de las Dependencias y entidades de la administración púbica del Estado y Municipios de San Luis Potosí

• Lineamientos para la Gestión de Archivos

• Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado.

• Ley de transparencia y Acceso a la información Pública del Estado.

TABLA DE CONTENIDOS

I. Objetivo del manual.

II. Consideraciones.

III. Procedimientos.

Recepción de la Correspondencia de entrada

Registro de la Correspondencia de entrada

Recepción de la correspondencia de salida

Registro de la correspondencia de entrada

Integración descripción y registro de expediente

IV. Glosario

V. Inventario de procedimientos

VI. Autorización

VII. Control de Actualizaciones

VIII. Anexo

IX. Bibliografía

OBJETIVO

• Controlar el cumplimiento de la correspondencia.

• Establecer los procedimientos a realizar.

• Realizar el manejo adecuado de la correspondencia.

CONSIDERACIONES

Conforme al artículo 4° de los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardos de la Información del Estado de San Luis Potosí. Toda dependencia garantizara la disponibilidad de la información así como su localización precisa para su fácil acceso así como la conservación de la documentación generada en la entidad.

De acuerdo al artículo 5° de los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardos de la Información del Estado de San Luis Potosí. Toda entidad deberá integrar y organizar funcionalmente y de conformidad con la normativa interna que permita la correcta administración de los documentos.

Según el artículo 6° inciso a) de los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardos de la Información del Estado de San Luis Potosí. Toda unidad pública deberá contar con un área encargada de la gestión y control de la correspondencia.

De acuerdo al artículo 7° de los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardos de la Información del Estado de San Luis Potosí. Toda dependencia cumplirá con las funciones obligatorias de la Unidad Central de Correspondencia que son: recibir, registrar, manejar y controlar la correspondencia que ingrese a la unidad.

Según el artículo 13° de los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardos de la Información del Estado de San Luis Potosí. Toda unidad pública deberá contar con sus manuales de organización y procedimientos.

Según el artículo 15° de los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardos de la Información del Estado de San Luis Potosí. Toda entidad pública integrara sus procesos archivísticos como lo es la integración de expedientes y series de la misma

Según el artículo 26° Sección B) de los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardos de la Información del Estado de San Luis Potosí. Toda institución pública deberá realizar y renovar los instrumentos básicos de control archivístico como son el cuadro general de clasificación archivística.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES.

DELEGACION SAN LUIS POTOSI

UNIDAD CENTRAL DE CORRESPONDENCIA.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

RECEPCION DE LA CORRESPONDENCIA DE ENTRADA.

OBJETIVO:

Recibir la correspondencia de entrada para su control registro y desarrollo dentro de la institución.

UNIDAD DE APLICACIÓN:

Que realiza la actividad del proceso de la correspondencia de entrada.

SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES.

DELEGACION SAN LUIS POTOSI

POLITICAS DE OPERACIÓN

DIRECCIÓN: Dirección Administrativa FECHA: Diciembre 2011

UNIDAD: Unidad Central de Correspondencia HOJA: 1

PROCEDIMIENTO: Recepción de la Correspondencia de Entrada

Se revisa que los documentos de la correspondencia de entrada cumpla con los siguientes criterios:

 El Responsable de la unidad central de correspondencia únicamente recibirá los documentos.

 El Documento estará dirigido a la dependencia de lo contrario se regresara al remitente.

 El Documento especificara al área que corresponde.

 Se registrara su recepción y así mismo se firmara el acuse de recibo.

Formulo:

Talia B. Melo López Reviso:

Lic. José Alberto Juárez Mirando Autorizo:

SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES.

DELEGACION SAN LUIS POTOSI

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Dirección: Dirección Administrativa Fecha de elaboración: Diciembre 2011

Unidad: Unidad Central de Correspondencia Hoja: 1

Procedimiento: Recepción de la correspondencia de entrada

Responsable Operación Núm. Descripción de la actividad

Responsable la Unidad Central de Correspondencia.

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