Ejemplo de Manuales Administrativos para primer semestre.

Curso para la elaboración de manuales administrativos: Cuatro tipos básicos

[pic 1]OBJETIVO GENERAL

Que el estudiante conozca los elementos principales sobre la elaboración de los manuales administrativos básicos para las empresas y al finalizar logre realizar un manual de manera apropiada.

GRUPO META: Estudiantes de primer año (primer y segundo semestre) de la carrera de Administración.

TEMARIO

1.- Sobre los manuales administrativos básicos para las empresas

1.1 ¿Qué es un manual administrativo?

1.2 ¿Para qué sirven los manuales administrativos?

1.3 ¿Quiénes elaboran los manuales administrativos?

1.4 ¿Cómo se elaboran los manuales administrativos?

1.5 Tipos de manuales: información introductoria

2.- Manual de organizaciones

2.1 Concepto de manual de organizaciones

2.2 Elementos que lo integran:

• Introducción
• Objetivo del manual
• Antecedentes históricos de la empresa
• Marco jurídico (reglamento interno y políticas de la empresa)
• Atribuciones
• Misión y Visión
• Estructura Orgánica y Organigrama
• Objetivo y funciones
• Glosario de términos

3.- Manual de puestos y funciones

3.1 Concepto de manual de funciones

3.2 Elementos que lo integran

• Objetivo del manual
• Misión y visión de la empresa
• Objetivo general de la empresa
• Objetivos específicos de la empresa
• Valores organizacionales
• Políticas
• Análisis de FODA
• Reglamento interno
• Organigrama
• Glosario de términos

4.- Manual de normas y procedimientos

4.1 Concepto de manual de normas y procedimientos

4.2 Elementos que lo integran

• Objetivo del manual
• Propósito del procedimiento
• Alcance
• Referencia
• Responsabilidades
• Definiciones
• Método de trabajo
• Diagrama de flujo

5.-Manual de seguridad e higiene

5.1 Concepto de manual de seguridad e higiene

5.2 Elementos que lo integran 

• Objetivo del manual
• Reglamento interno
• Diagrama de flujo
• Medidas de prevención
• Medidas de seguridad
• ¿Qué hacer en caso de?

-incendios, inundación y sismos

• Simulacros
• Equipamiento de extintores y botiquines de seguridad
• Glosario de términos
• Anexo: plano del edificio

Esquema General

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TEMA 1: SOBRE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS BÁSICOS PARA UNA EMPRESA

OBJETIVO: Durante el primer tema, el estudiante conocerá los manuales básicos y los tipos que existen de forma general, también tendrá un acercamiento a los conceptos más importantes que lo deben integrar, posteriormente pondrá en práctica estos primeros pasos para la elaboración de un manual.

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1. ¿QUÉ ES UN MANUAL ADMINISTRATIVO?

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

Concentran deforma sistemática elementos administrativos con la finalidad de informar y orientar la conducta de los integrantes de cada empresa unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para el cumplimiento de objetivos trazados.

En ellos se incluyen normas legales, reglamentarias y administrativas que se están estableciendo a lo largo del tiempo y la empresa misma, van de relacionadas con las funciones y procedimientos en que la empresa se encuentra organizada.

Es importante mencionar que los manuales administrativos servirán como guía para la empresa y las personas ajenas a ella, que deseen y soliciten información acerca de la empresa.

1.2 ¿PARA QUÉ SIRVEN LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS?

1. Sistematizar la información de la empresa.

La empresa cuenta con información acerca de cómo se formo es decir su historia, determina objetivos pero no los tiene por escrito; opera con procedimientos establecidos, pero en muchos casos pasan por tradición oral de un empleado a otro; cuenta con información de puestos que integran la empresa pero no está documentada. Es por todo esto es indispensable que una empresa ordene y sistematice su información y la plasme en manuales administrativos.

1. Informar

A todos los miembros de la organización sobre diferentes aspectos de la empresa como son su historia y evolución, su estructura orgánica, objetivos, políticas, sus procesos, entre otros.

1. Auxiliar y en la inducción y capacitación del personal

Cuando un empleado ingresa a la empresa parte importante de su desempeño dentro de ella es que la conozca y se familiarice tanto con la empresa como con su puesto, la misión, visión, valores, objetivos, quien será su jefe, que funciones llevara a cabo toda esta y más información se encuentran en los manuales administrativos.

       D) Estandarizar los procesos, funciones y actividades de la empresa

El tener por escrito los procedimientos y funciones que se desarrollan dentro de la empresa facilita capacitar al personal de forma detalla y del mismo modo tener una evaluación del desempeño más eficaz del mismo.

1.3 ¿QUIENES ELABORAN LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS?

La elaboración de dichos manuales están a cargo principal mente por el departamento de recursos humanos ya que es el departamento que se encarga de la selección y capacitación y de este modo pueden transmitir el contenido a los nuevos empleados pero El órgano encargado de la aprobación de los Manuales puede ser el Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comité específico para el efecto, etc. No importa quién o quienes lo aprueben lo importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales serán consultados y respetados por todos los integrantes de la organización.

ACTIVIDAD:   A manera de diagnóstico, localiza un ejemplo de manual administrativo (con fuente) y describe por qué es o no, un manual de este tipo. Puedes localizar los elementos que se marcaron anteriormente

1.4 ¿CÓMO SE ELABORA LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS?

Para la elaboración de los Manuales Administrativos no existen reglas universales, ni metodologías pre-establecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:

• Recopilación de información
• Interpretación y diseño de la información
• Elaboración del manual

La recopilación de información dependerá de las condiciones específicas del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y los objetivos específicos del Manual, definir a quienes estará dirigido, los términos que serán utilizados dentro de él y todos aquellos aspectos técnicos que se adecúen a las características particulares del documento.

La información debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organización, obviamente para la elaboración de Manuales de tipo general, la información debe ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la elaboración de los Manuales específicos la información debe ser recopilada directamente de los responsables de los procesos y las funciones objeto de estudio.

La información puede ser recopilada a través de entrevistas directas con el personal, cuestionarios y por medio de la observación directa, es recomendable utilizar las tres técnicas e interrelacionar la información resultante en cada una de ellas.

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